Od czasu do czasu okazuje się, że tak trywialna rzecz, jak wyznaczenie terminu składania ofert może mieć spore znaczenie dla sprawności przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne, a nawet dla odrzucenia ofert. I nie chodzi mi w tym momencie o to, ile czasu zamawiający daje wykonawcom na przygotowanie i złożenie ofert (a to rzecz fundamentalna, ale poniekąd w ustawie unormowana), ale o aspekt sprawy znacznie bardziej prozaiczny.

Pierwszy przypadek, który może być bolesny, to wyznaczanie terminu składania ofert z samego rana – w postępowaniu, w którym zamawiający wymaga wpłaty wadium. Wykonawcy często wpłacają wadium na ostatnią chwilę. I w takich przypadkach zdarza się, że puszczają przelew dzień wcześniej po południu, ale on przy otwarciu ofert o 8 czy 9 rano nie ma szans wpłynąć na rachunek bankowy zamawiającego. Oczywiście – jeśli wykonawca nie wybierze opcji przelewu natychmiastowego, ale pozostanie przy standardzie. Wówczas przesłane pieniążki będą czekać na kolejne sesje systemu Elixir – najpierw wychodzącą z banku wykonawcy, a potem przychodzącą do banku zamawiającego. A ponieważ takich sesji jest trzy dziennie, a ostatnia wychodząca w wielu bankach przypada na wczesne godziny popołudniowe, lepiej być ostrożnym. Efektem są odrzucone oferty z powodu wadium zapisanego na rachunku zamawiającego czasami o dwie godziny za późno, a czasami o pięć minut. Cóż, taka dwunasta to chyba lepszy wybór na termin składania ofert (problemu nie wyeliminuje, ale chyba ciut większa jest świadomość, że przelew zrobiony tego samego dnia może nie przejść w pięć minut, ale potrzebuje parę godzin).

Inny problem dotyka zamawiających w postępowaniach poniżej progów unijnych i wiąże się z zasadą, że na pytanie zadanie na 4 dni przed upływem terminu składania ofert trzeba odpowiedzieć najpóźniej na dwa dni przed tym terminem. Weźmy zatem termin wyznaczony na wtorek – pytanie, na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć może wpłynąć w piątek, a jeśli zamawiający chce odpowiedzieć bez przesuwania terminu, musi odpowiedzieć tego samego dnia. Jeśli termin jest wyznaczony na środę – pytanie może pojawić się nawet w poniedziałek (bo przecież skoro cztery dni przypadają na sobotę, to termin przesuwa się do najbliższego dnia roboczego) i odpowiedź powinna także wyjść tego samego dnia. Czasami niewykonalne, nawet jeśli pytania są oczywiste (np. wykonawcy pytają o coś, co jest opisane w SWZ i wystarczy odwołać się do konkretnego punktu) – zwłaszcza jeśli pytania spłyną popołudniu.

Oczywiście, w zamówieniach nie chodzi o to, aby unikać pytań albo udzielać odpowiedzi bez przesuwania terminu składania ofert. Jeśli odpowiedzi są istotne dla przygotowania oferty, i tak często należy przesunąć termin, nawet jak się dochowa ustawowych terminów. Ale bywają pytania, które są obliczone właśnie na przesunięcie terminu, albo wymagają od wykonawcy kwadransa wysiłku, aby doczytać specyfikację. I wówczas przesuwanie terminu trochę boli zamawiających. Cóż, w tej sytuacji w ciut szczęśliwszej sytuacji są ci zamawiający, u których termin składania ofert przypada na koniec tygodnia albo poniedziałek (i optymalny okazuje się tu piątek).