Wzory protokołów postępowania, choć zmieniane od czasu do czasu, odkąd pamiętam zachowują podobny charakter. Stanowią podstawę do zebrania wszystkich najistotniejszych informacji o postępowaniu w jednym miejscu – tak aby były one łatwo dostępne. Mają swoje felery (wynikające z braku praktycznego podejścia autorów – choćby ostatnio umieszczenie wskazania osób podpisujących umowę w jednym z pierwszych punktów protokołu), ale co do zasady sprawdzają się nieźle. Pod warunkiem, że są prawidłowo i na bieżąco wypełniane.

Czemu na bieżąco? Cóż, powody są dwa. Jeden prozaiczny – tak jest po prostu zamawiającemu najłatwiej – nie trzeba wracać do historii, szperać po papierach i szukać informacji na koniec postępowania. Drugi już ściśle powiązany z przepisami: protokół powinien być gotów do udostępnienia w każdej chwili proszącym o to wykonawcom (wszak jest jawny przez cały czas postępowania) lub Krajowej Izbie Odwoławczej w przypadku wniesienia odwołania (choć, ostatnio KIO prosi o te protokoły nieco później niż powinna). Jak już pewnie nieraz pisałem – marzyłoby mi się, aby UZP udostępnił funkcjonalność pozwalającą prowadzić taki protokół elektronicznie i z automatu udostępniać wykonawcom. Miałoby to z pewnością więcej sensu niż informacja o złożonych ofertach, do której narzędzie przygotował.

Urzędowe wzory protokołów o udzielenie zamówienia publicznego towarzyszą zamawiającym właściwie od zarania ustawy – pierwszy wzór, wówczas jeszcze tylko jeden, za to z szeregiem załączników, wprowadzono zarządzeniem Prezesa UZP wydanym (to chyba taka zamówieniowa tradycja) trzy dni przed wejściem w życie pierwszej ustawy, 29 grudnia 1994 r. I w gruncie rzeczy przez te już ponad 30 lat mamy do czynienia z ewolucją wzorów – te obecne w pewnym stopniu wciąż są zakorzenione w formacie wprowadzonym dwie ustawy temu.

Nie są to wzory idealne, ale stanowią całkiem przyzwoite rozwiązanie, jeśli spojrzeć na cel, któremu służą – zebranie najważniejszych informacji o przebiegu postępowaniu w jednym miejscu, na kilku kartkach, tak aby po zakończeniu postępowania (a także w jego trakcie) można było łatwo zidentyfikować kluczowe jego punkty i harmonogram. No, przynajmniej wtedy, gdy protokół jest wypełniany przyzwoicie – zgodnie z wymaganiami i na bieżąco, a nie pozostawiany na koniec, robiony w pośpiechu, gdy ktoś o niego poprosi.

O udostępnianiu dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego można pisać sporo, w szczególności o różnych przykrych praktykach zamawiających, ale też i o bezsensownych przepisach (i w „szponach” temat się już kilka razy przewijał, ostatni raz chyba przed trzema laty na kanwie nieszczęsnego art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp). Dziś będzie o drobnym, praktycznym zagadnieniu. Mianowicie o § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołu postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepis ten stanowi, że udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do niego odbywa się „w oryginale lub kopii”. Ta kopia odrobinę może dziwić, skoro mamy dziś zamówienia w pełni elektroniczne, w których przepływ dokumentów właściwie nie wychodzi poza środki komunikacji elektronicznej, a i ten sam § 5 (tyle że w ust. 2) wskazuje, że udostępnienie tegoż protokołu następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wydawałoby się zatem, że nic bardziej oczywistego – ten sam plik (istniejący, złożony, wysłany w formie elektronicznej) należy osobie zainteresowanej na wniosek udostępnić.