Wzory protokołów postępowania, choć zmieniane od czasu do czasu, odkąd pamiętam zachowują podobny charakter. Stanowią podstawę do zebrania wszystkich najistotniejszych informacji o postępowaniu w jednym miejscu – tak aby były one łatwo dostępne. Mają swoje felery (wynikające z braku praktycznego podejścia autorów – choćby ostatnio umieszczenie wskazania osób podpisujących umowę w jednym z pierwszych punktów protokołu), ale co do zasady sprawdzają się nieźle. Pod warunkiem, że są prawidłowo i na bieżąco wypełniane.
Czemu na bieżąco? Cóż, powody są dwa. Jeden prozaiczny – tak jest po prostu zamawiającemu najłatwiej – nie trzeba wracać do historii, szperać po papierach i szukać informacji na koniec postępowania. Drugi już ściśle powiązany z przepisami: protokół powinien być gotów do udostępnienia w każdej chwili proszącym o to wykonawcom (wszak jest jawny przez cały czas postępowania) lub Krajowej Izbie Odwoławczej w przypadku wniesienia odwołania (choć, ostatnio KIO prosi o te protokoły nieco później niż powinna). Jak już pewnie nieraz pisałem – marzyłoby mi się, aby UZP udostępnił funkcjonalność pozwalającą prowadzić taki protokół elektronicznie i z automatu udostępniać wykonawcom. Miałoby to z pewnością więcej sensu niż informacja o złożonych ofertach, do której narzędzie przygotował.
Prawidłowe wypełnianie to druga bajka. Niekiedy zdarza się, że dokument jest uzupełniany po prostu niechlujnie lub po łebkach. Nie jest wówczas dokumentem, w którym zgromadzono podstawowe informacje o postępowanie, ale kolejnym elementem chaosu, który zapewne ogarnął w tej sytuacji całą dokumentację postępowania.
Niedawno trafił mi się taki przykład. Postępowanie powyżej progów unijnych, w trybie przetargu nieograniczonego, ze sporą liczbą pytań, ofert i korespondencji z wykonawcami, już na finiszu, tymczasem w wykazie załączników do protokołu – 9 pozycji (plus dwie dotyczące sytuacji, które akurat w tym postępowaniu się jeszcze nie zdarzyły – umowa i ogłoszenie o wyniku postępowania). Zamiast rozpisania każdego dokumentu osobno mamy tam ogólne pozycje typu „korespondencja z wykonawcami”. Ktoś zapewne sobie wymyślił taki szimel i stosuje go uniwersalnie. Ale jaka jest jego przydatność dla kogokolwiek, kto weźmie dokument do ręki? Znacznie mniejsza niż gdyby był sporządzony prawidłowo. Przykładowo, wykonawca, który chce stwierdzić, jakie były wezwanie do wyjaśnień i uzupełnień konkurentów, takiej informacji z tego protokołu nie wyciągnie.
Cóż, a może to taka taktyka zamawiającego? Utrudnić życie wykonawcom tak bardzo jak się da? A może za bardzo się czepiam?
Historia pt. „inni mają jeszcze gorzej” ;)
Pewne Ministerstwo prowadziło postępowanie w trybie PN. W skrócie historia była taka, że wnosiliśmy odwołanie od zaniechania odrzucenia konkurencyjnej oferty z ceną rażąco niską. Poprosiłem o protokół i korespondencję z wybranym wykonawcą, otrzymałem protokół bez żadnej wzmianki o wezwaniu i wyjaśnieniach a także korespondencję bez tego rodzaju dokumentów. Na rozprawie zamawiający oświadczył, że takowe wezwanie i wyjaśnienia podobno były i że były wystarczające do obalenia domniemania ceny rażąco niskiej. KIO odwołanie oddaliła… Na moje dictum, że nie można oprzeć decyzji na nieujawnionych załącznikach do protokołu w uzasadnieniu stwierdzono całe… NIC. Wnioski? Dopóki rola protokołu nie zostanie doceniona przez składy orzekające, dopóty jakość protokołów będzie taka właśnie – oględnie pisząc „zróżnicowana”.