Pewien temat „podpisowy” czeka w kolejce do opisania już od kilku lat, wciąż spychany w dół przez inne wrzutki, w tym dzisiejszą, także „podpisową”. A chodzi o nierówność między zamawiającymi a wykonawcami. Ustawa Pzp stawia szczegółowe wymagania odnośnie formy dokumentów wyłącznie w odniesieniu do tych pochodzących od wykonawcy. Zamawiającego dotyczy ogólnie rozumiana pisemność, a zatem konieczność utrwalania tego, co ma do przekazania, w taki sposób, aby dało się to odczytać i odtworzyć. Żadnych innych wymagań nie ma. Żadnych podpisów, ani kwalifikowanych, ani zaufanych, ani osobistych.

Oczywiście, zamawiający, których większość stanowią jednostki sektora finansów publicznych, są objęci innymi regulacjami. Decyzje mogą w nich podejmować wyłącznie określone osoby. Jednak weryfikacja, czy tak miało faktycznie miejsce, jest co do zasady niedostępna dla wykonawcy. Nie wiedzą, na jakiej podstawie działają przedstawiciele zamawiającego, a czasami – nie wiedzą nawet, kto w imieniu zamawiającego występuje. Bowiem w odniesieniu do zamawiającego przyjęła się u nas praktyka zupełnie inna niż w odniesieniu do wykonawcy – nieważne jest to, kto podpisał dokument (wszak ten podpis często w udostępnianych dokumentach się nie pojawia), ważne jest to, że zamawiający umieścił go na stronie postępowania wskazanej w ogłoszeniu lub przesłał wykonawcy kanałem komunikacji wskazanym w dokumentach zamówienia.

I nawet jeśli okaże się, że ktoś wysłał lub opublikował dokumenty, ale te nie trafiły wcześniej do akceptacji odpowiedniego decydenta, sam fakt ich wysłania i opublikowania będzie oznaczać dla wykonawcy, że dokumenty są wiążące. Oczywiście, kłopoty wewnętrzne może mieć sam zamawiający – może przyjść kontrola i wytknąć, że dokument nie był zatwierdzony przez wójta, dyrektora, prezesa czy odpowiedniego pełnomocnika. Ale to jego problem wewnętrzny. Dopiero brak podpisania umowy przez osobę odpowiednio umocowaną, może oznaczać problem dla obu stron – ale umowa jest pierwszym dokumentem w całym tym procesie, wobec którego wymaganie w zakresie podpisów odnosi się do obu stron procesu zamówieniowego, a nie tylko do wykonawcy.

Czy ma to sens? Wydaje się, że ma, bo jednak zamawiający – w przeciwieństwie do wykonawców – są podmiotami poddanymi dość szczegółowej kontroli w zakresie legalności działania. Niech zamawiający ma specyfikację odręcznie podpisaną w swoich papierach i nawet lepiej, żeby nie publikował jej skanu, ale wersję, którą da się przeszukiwać. Oczywiście, większość zamawiających ma już w swoich strukturach ludzi z podpisami elektronicznymi i niekiedy nawet publikują dokumenty opatrzone tymi podpisami. Ale to też nie jest tak istotne, zwłaszcza, że wykonawca i tak na przykład nie zweryfikuje ciągu pełnomocnictw prowadzących do osoby, która specyfikację podpisała (choć w przypadku umowy już warto, aby to zrobił).

I choć zaufanie w tym systemie do zamawiających jest zrozumiałe, może jednak warto, aby choć odrobinę podobnego zaufania okazać wykonawcom i zrezygnować z wymagań dotyczących określonych podpisów pod ofertami i dokumentami przynajmniej w postępowaniach poniżej progu unijnego. Niby dziś niemal każdy podpisem jakimś podpisem elektronicznym dysponuje, ale wciąż są na rynku wykonawcy, którzy mają z tym problem (a tym bardziej są tacy, którzy w całym tym zamieszaniu nie ogarniają, paru dziwnych w tym podpisowym biznesie – choćby tego, dlaczego w postępowaniu krajowym ofertę mogą opatrzyć podpisem zaufanym, ale na umowie już on nie wystarczy).