Gdy jakiś czas temu pojawiły się w ustawie Pzp przepisy o oświadczeniach dotyczących przynależności do grupy kapitałowej oraz listach podmiotów należących do takich grup, zapanował mały zamęt. Mianowicie niektórzy zamawiający nie wymieniali tych dokumentów w ogłoszeniu o zamówieniu czy specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Tymczasem ich niezłożenie powodowało zaistnienie obowiązku wykluczenia wykonawcy (na szczęście – po uprzednim wezwaniu do uzupełnienia). Słowem, brak wzmianki w dokumentach zamawiającego nie zwalniał wykonawcy z obowiązku złożenia takiego papierka w ofercie czy wniosku.

Niedawno pojawił się nam nowy obowiązek wykonawcy związany z ofertą – dotyczący oświadczenia o tym, czy zachodzi tzw. „odwrócony” VAT. Tu co prawda nie mamy wprost wyrażonej sankcji odrzucenia oferty za brak tego dokumentu (w przypadku oświadczenia o grupie kapitałowej – taką sankcję mamy w art. 24b ust. 3 Pzp). Ale skoro ustawodawca w jednym miejscu (art. 91 ust. 3a Pzp) mówi, że „wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić…”, to w takim razie w przypadku braku takiego oświadczenia rozsądek nakazuje od razu spoglądać na art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp, zgodnie z którym zamawiacz ma obowiązek odrzucić ofertę.

Nie jest moim celem dzisiaj (może innym razem) ocena samego art. 91 ust. 3a Pzp i pojawiającego się na tym tle problemu (cóż, z pewnością nie jestem w tym zakresie radykałem) – tym razem chodzi mi o samo uświadamianie wykonawców, co mają złożyć wraz z ofertą. Art. 36 Pzp nie odnosi się wprost do wymienionych wyżej dokumentów (tak jak i do żadnych innych). Zawiera jednak magiczny punkcik kreujący u zamawiającego obowiązek zamieszczenia w specyfikacji „opisu sposobu przygotowania ofert”. Zwykle zamawiający takie opisy kopiują z postępowania na postępowanie, pisząc tam, że ma być po polsku, na piśmie, w opakowaniu, a niekiedy jeszcze zdarza się też, że ma być zszyte, ponumerowane i parafowane na każdej stronie (nie wiedzieć po co). Daleki jestem od lekceważenia języka, pisemności czy zapewnienia zamknięcia oferty. Jednak punkcik ten powinien służyć za drogowskaz także w innej ważnej sprawie – mianowicie w informowaniu o tym, co ta oferta powinna zawierać.

Specyfikacja powinna być przejrzystym narzędziem komunikowania wykonawcy oczekiwań zamawiającego. Im jest jaśniej sformułowana, tym łatwiej złożyć ofertę. Im łatwiej złożyć ofertę, tym większa konkurencja, o którą wszystkim po stronie zamawiającego powinno chodzić. Jeśli w specyfikacji jest zamęt, wykonawca się pogubi albo zniechęci. Jeśli zamawiający umieszcza w specyfikacji informacje o dokumentach do złożenia wybiórczo (tylko to, co należy do jego decyzji, a tych dokumentów, których obowiązek złożenia wynika wprost z ustawy – po co ma pisać, skoro jest ustawa), to naraża się na ryzyko otrzymania ofert bez tych dokumentów. Tymczasem zamawiającego powinno zależeć na równi z wykonawcą na otrzymaniu ofert kompletnych i „bezproblemowych”.

Nie, nie chodzi mi o przepisywanie w specyfikacji ustawy, co praktykują niektórzy zamawiający. Jednak w kluczowych miejscach przyda się coś w rodzaju check-listy, którą wykonawca mógłby punkt po punkcie realizować, aby mieć pewność, że jego oferta nie będzie podlegać odrzuceniu. Jasny, czytelny przekaz. A by ta check-lista miała sens, powinna być kompletna :)