Ustawa Pzp narzuca uczestnikom postępowania zachowanie/postawienia rozmaitych terminów. Są jednak przypadki, w których tego nie robi i to zamawiający, jako gospodarz postępowania, musi podjąć decyzję o tym, ile czasu da wykonawcom na wykonanie określonej czynności. Jednym z takich przypadków jest wezwanie do uzupełnienia dokumentów, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Przepis wspomina jedynie o „wyznaczonym terminie”, nie daje zaś wskazówek co do reguł owego wyznaczania. Czy to znaczy, że zamawiacz ma dowolność w tym zakresie? Jeśli mu się spieszy może dać 2 godziny, jeśli zaś zna wykonawcę i wie, że czasu potrzeba dużo, da mu 2 tygodnie?

Oczywiście, przepis nie może dać jednoznacznej wskazówki co do terminu, bo sytuacja sytuacji nigdy nie jest równa. Z jednej strony – termin powinien być realny, a więc dający wykonawcy faktyczną szansę na uzupełnienie dokumentu. Z drugiej strony – powinien zakładać odpowiednią sprawność działania wykonawcy i uwzględniać fakt, że nie chodzi tu o tworzenie nowych faktów, a jedynie potwierdzenie istnienia faktów istniejących przed terminem składania ofert (w ostrzejszej teorii – wręcz tylko dosyłanie dokumentów wcześniej już istniejących). Wszak uzupełnianie dokumentów to nie pora na szukanie nowych partnerów, na których potencjale wykonawca chce się oprzeć – choć w praktyce takie sytuacje nie są rzadkie, jednak to nie oznacza, że zamawiający powinien brać pod uwagę czas niezbędny na takie machinacje.

Wracając jednak do faktycznej szansy uzupełnienia dokumentów – nawet jeśli zamawiający założy, że chodzi tu wyłącznie o dosłanie papierów, które już istnieją, musi wziąć pod uwagę parę innych czynników – ich odpowiednie przygotowanie, zdobycie odpowiednich podpisów (co bywa skomplikowane przy bardziej rozbudowanych strukturach korporacyjnych czy międzynarodowych konsorcjach), czasem tłumaczenie, wreszcie czas na fizyczne dostarczenie dokumentów do zamawiającego – wszak w tym wypadku mail w grę zwykle nie wchodzi (to zresztą temat na osobny tekst). A zamawiający powinien brać pod uwagę fakt, że celem jego działania nie jest eliminowanie wykonawców z postępowania, o ile można tego uniknąć racjonalnie działając. I tak, jeśli problem jest łatwo usuwalny, a wykonawca z tej samej miejscowości co zamawiający – może starczyć choćby i jeden dzień. Jeśli problem jest bardziej skomplikowany, a wykonawca z drugiego końca świata – tygodnia może być mało.

Niekiedy wykonawcy proszą o przedłużenie terminu wyznaczonego na uzupełnienie. I nic nie stoi na przeszkodzie by im tego odmówić. Szeroko odniosło się do tego KIO w wyroku z 8 lutego 2012 r. (sygn. akt KIO 180/12, s. 9). Przepis mówi o wyznaczonym terminie, a nowy (przesunięty) termin też takim terminem wyznaczonym będzie. Ważne tylko, aby owo przedłużenie nastąpiło przed upływem pierwotnie wyznaczonego terminu – w innym wypadku wyznaczenie nowego terminu oznaczałoby wyłącznie danie wykonawcy drugiej szansy, niedozwolonej. A czy w ogóle przedłużać? Cóż, to zależy od argumentacji wykonawcy. Jeśli napisze, że to dlatego, że faktycznie osoba, która miała pełnić kluczową funkcję, nie spełnia warunków, i potrzeba mu czasu na znalezienie nowej osoby – trudno uwzględnić taką prośbę, wszak nie o to w uzupełnieniach ma chodzić. Jeśli napisze, że papiery trzeba ściągać z Australii, tłumaczyć etc. i tego w dzień się nie zrobi – może to być wskazane.

Na koniec dwa ciekawe przykłady z orzecznictwa – zawierające odmienne rozstrzygnięcia i oba – jak się wydaje – słuszne. Pierwszy to wyrok KIO z 29 grudnia 2010 r. (sygn. akt KIO 2700/10) – co prawda Izba nie podzieliła wszelkich argumentów odwołującego żądającego przedłużenia terminu na uzupełnienie, jednak wskazała, że zamawiający wyznaczając termin na uzupełnienie trzech dokumentów w oryginale (a wyznaczył jeden dzień) winien wziąć pod uwagę czas na skompletowanie tych dokumentów, a także odległość i „możliwość ich doręczenia do siedziby Zamawiającego, uwzględniając w pierwszej kolejności, doręczenie za pośrednictwem powszechnie dostępnych środków takich jak placówka pocztowa operatora publicznego czy poczta kurierska.” Z drugiej strony – wyrok KIO z 17 sierpnia 2010 r. (sygn. akt KIO 1649/10). Tu wykonawca nie załączył niemal żadnych dokumentów do oferty, dostał tydzień czasu na uzupełnienie i skarżył się, że za mało. Nieskutecznie, albowiem nie udowodnił, że termin tygodniowy jest tu nierealny. Nierealny – dodajmy – „dla wykonawcy zachowującego należytą staranność”. Ale swoją drogą, czegóż miał oczekiwać wykonawca, który argumentował żądanie przedłużenia terminu uzupełnienia tym, że termin ten uderza w interesy konsorcjów, skoro sam jako konsorcjum nie występował.