Bywa czasami w zamówieniach publicznych, że jeden i ten sam zasób jest przedmiotem oceny przez zamawiającego zarówno pod kątem spełniania warunków udziału w postępowaniu, jak i w kryteriach oceny ofert (a w trybach dwustopniowych – może być też w kryteriach selekcji). Najczęściej miałem do czynienia z takimi sytuacjami tam, gdzie oceniano przeznaczoną do wykonania zamówienia kadrę: jeśli wykonawca ma jednego specjalistę o uprawnieniach x oraz doświadczeniu lub innych kwalifikacjach y – spełnia warunek udziału w postępowaniu. Jeśli wykonawca ma więcej specjalistów o odpowiednich kompetencjach albo specjalista spełniający warunek ma lepsze doświadczenie/kwalifikacje (takie y²), może dostać punkty w kryterium. To zdarza się przy kadrze w zamówieniach na projektowanie albo roboty budowlane, ale także na usługi miękkie, szkoleniowe czy eksperckie.

Bywa więc, że mamy jeden i ten sam zasób oceniany zarówno w warunku udziału w postępowaniu, jaki i w kryterium oceny ofert. Jak to ogarnąć, skoro informacja o tym zasobie na potrzeby spełniania warunku stanowi podmiotowy środek dowodowy, natomiast na potrzeby oceny w kryterium oceny ofert – stanowi treść oferty lub przedmiotowy środek dowodowy (to swoją drogą temat na inny tekst). Te kategorie informacji rządzą się zupełnie różnymi prawami: treść oferty i przedmiotowe środki dowodowe muszą znaleźć się w ofercie, a podmiotowe środki dowodowe są wymagane na późniejszym etapie postępowania tylko od wykonawcy, który złożył najwyżej ocenioną ofertę. Różnice występują także na gruncie uzupełniania takich dokumentów (możliwości uzupełniania, a także jego zakresu).

Gdyby pójść bez żadnej refleksji tradycyjną ustawową logiką, efekty mogą być kiepskie. Wykonawca miałby złożyć w ofercie (czy to w jej treści, czy to jako przedmiotowy środek dowodowy) informację o przewidywanym do pracy człowieku i jego kwalifikacjach, ale tylko tych na potrzeby oceny ofert. Czyli jeśli w warunku zamawiający wymagał, że ma posiadać uprawnienia i doświadczenie w jednym projekcie, a w kryteriach punktuje dodatkowo kilka następnych projektów – informacja w ofercie powinna odnosić się tylko do tego, co „ponadto”. Zamawiający przyznaje punkty, wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, i co jeśli okaże się, że człowiek nie ma uprawnień albo że ten „podstawowy” projekt jednak nie odpowiada zapisom warunku udziału w postępowaniu? Robi się zamieszanie. Być może z tych „dodatkowych” projektów da się wyciągnąć projekt wystarczający do potwierdzenia spełnienia warunku, ale może zmienić się wówczas punktacja w kryteriach. Jeszcze gorzej, gdy się okaże, że uprawnienia nie takie jak trzeba. Oj, robi się zamieszanie, kompletnie niepotrzebne.

W takich przypadkach najprostszym rozwiązaniem jest zażądanie złożenia wraz z ofertą wykazu osób, który obejmuje zarówno kwestie oceniane w warunku, jak i parametry punktowane w kryterium. Czyli papier, który jest jednocześnie podmiotowym i przedmiotowym środkiem dowodowym. Jeden dokument, który pozwala spojrzeć na osobę (dany zasób) całościowo. Na przeszkodzie nic nie stoi – przedmiotowy środek dowodowy składa się z definicji wraz z ofertą (art. 107 ust. 1 Pzp), natomiast podmiotowy środek dowodowy też może być wymagany w uzasadnionych okolicznościach na tym etapie postępowania (art. 126 ust. 2 Pzp – wszak to jest właśnie przypadek, gdy takie postępowanie jest niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania). I wracając do naszego przykładu – nie ma sensu kazać w nim rozróżniać wykonawcy projektu wskazywanego na potrzeby spełniania warunków oraz projektów „dodatkowych”. Można ocenić wszystkie, przyporządkować jeden do warunku, za resztę dać punkty w kryteriach, bazując na tym, czy faktycznie te projekty są odpowiednie. Zamawiający wie, że jego ocena w kryteriach się już nie zmieni. Wie, czy wykonawca spełnia warunki. Do ewentualnych uzupełnień może wzywać mając całościowy obraz sprawy za jednym zamachem.

Oczywiście, z tymi uzupełnieniami też trzeba być ostrożnym. Jeśli w wykazie będą jakieś felery w zakresie, który dotyczy tylko kryterium oceny ofert, ale warunek jest spełniony – wzywania nie ma, bo przecież uzupełniać przedmiotowych środków dowodowych nie wolno w zakresie, w jakim dotyczą oceny w kryteriach. Jeśli dana osoba (czy inny zasób) nie będzie spełniała warunku udziału w postępowaniu – wykonawca będzie w ramach uzupełnienia mógł wskazać inną osobę, ale za nią nie dostanie już żadnych punktów w kryterium. Bo znowu, w ramach uzupełnień nie można zmieniać danych do oceny w kryteriach. Co innego, jeśli w ramach zamówienia wskaże np. brakujące w pierwotnym wykazie uprawnienia tej osoby – wówczas okaże się, że za doświadczenie (wskazane już w pierwotnym wykazie) punkty będzie mógł mieć przyznane. Rozwiązanie proste i przejrzyste.

Ps. Problem jest ciut mniejszy tam, gdzie zasób jest oceniany jednocześnie w warunkach udziału w postępowaniu oraz kryteriach selekcji (w trybach dwustopniowych) – podmiotowe środki dowodowe służą do oceny obu tych elementów.