Jednymi z częściej żądanych przez zamawiających od wykonawców w zamówieniach publicznych przedmiotowych środków dowodowych są „karty katalogowe”. Dokument ten nie ma żadnej definicji legalnej, a zwyczajowo określa się tak opis produktu, często o charakterze reklamowym. Pojedynczego produktu dotyczy pojedyncza karta, a ta powinna pochodzić – jak wskazuje nazwa – z jakiegoś katalogu, gromadzącego więcej produktów. Normalnemu zjadaczowi chleba kojarzy się więc jako coś powtarzalnego – jak opis produktu wyjęty z jakiejś książeczki zawierającej ofertę producenta (choć w dzisiejszych czasach mówienie o książeczkach jest już w pewnym stopniu anachronizmem).

Jaki jest cel żądania takiego dokumentu w ofercie? Oczywiście potwierdzenie, że oferowany przedmiot spełnia wymagania zamawiającego. Są z tym jednak dwa problemy. Po pierwsze, nawet jeśli karty pochodzą z oficjalnego kanału informacji producenta czy autoryzowanego dystrybutora, wcale nie ma 100% pewności, czy poświadczają stan faktyczny. Miałem kiedyś przypadek, gdy na stronie producenta w dwóch różnych miejscach znajdowały się szczegółowe informacje na temat jednego produktów, które między sobą istotnie się różniły. Cóż, producent też człowiek, nie zawsze wszędzie wszystko zaktualizuje, a produkty się czasami rozwijają (nawet jeśli symbol pozostaje ten sam). Ba, producent też człowiek i popełnia czasami błędy przy pospolitym wprowadzaniu danych.

Po drugie, takie karty nie zawsze obejmują wszystkie parametry i cechy produktu, które interesują zamawiającego. Wszak nie są przygotowywane pod konkretne postępowanie, ale uniwersalne, często według jakiegoś jednego szablonu, który nie uwzględnia każdego możliwego detalu produktu. Dla niektórych zamawiający to problem – oni chcą, aby karta potwierdziła wszystko to, co opisali w dokumentach zamówienia. Niekiedy wprost piszą o tym w specyfikacjach. Efekt jest taki, że wykonawcy w takiej sytuacji nie mogą odwołać się do tego, co daje producent, ale tworzą własne „karty katalogowe” na potrzeby przetargu. Dlaczego w cudzysłowiu? Ano dlatego, że karty te niewiele mają wspólnego z rynkową normą – aby uniknąć błędów najprościej przepisać wymagania zamawiającego*. A ponieważ takie oczekiwania zamawiających są dość częste, a na dodatek przecież nikt nie zdefiniował nigdzie karty katalogowej, wykonawcy coraz chętniej i coraz częściej po takie rozwiązania sięgają.

Efekt? Ano efekt jest taki, że papier wszystko przyjmie. Jeśli karta polega na tym, że wykonawca zrobi „kopiuj-wklej” z opisu przedmiotu zamówienia, zamawiający wcale nie ma gwarancji, że ten zaoferuje mu produkt spełniający jego wymagania. Wykonawca często nie analizuje każdego szczegółu, a czasami nawet drobne rozbieżności lekceważy (bo przecież życie jest jakie jest – marne szanse, aby ktoś zerwał z nim umowę, jeśli w mocy głośnika będzie różnica 1W albo w szerokości krzesła różnica 1 cm). Pojawia się więc w postępowaniu kompletnie pusty papier, bez znaczenia – wszak i bez niego zamawiający mógłby wymagać spełnienia wszystkich parametrów opisanych w dokumentach zamówienia. A niezależnie od tego, czy jest, czy go nie ma, o ewentualnych niedostatkach oferowanego produktu dowie się dopiero na etapie jego odbioru.

Czy tak powinno być? Cóż, puste papiery to ostatnia rzecz, jakiej w zamówieniach potrzebujemy – nic zamawiającemu nie dają, a co najwyżej mogą spowodować kłopot (bo gdzieś ktoś zapomni skopiować jednej linijki albo nie potwierdzi za zgodność z oryginałem). Czy to znaczy, że z kart katalogowych należy zrezygnować? Nie, natomiast być może lepiej by było wymagać dokumentów nieprzygotowanych na potrzeby konkretnego postępowania, ale pochodzącego z takich właśnie „oficjalnych katalogów”, które funkcjonują w obrocie niezależnie od danego przetargu. To jednak też ma minusy: nie jest dla mnie problemem to, że nie każdy parametr w katalogu będzie potwierdzony, ale problemem może być to, że różne katalogi mają różną szczegółowość – w efekcie zamawiający może przyczepić się do jednej oferty za element, którego w innej ofercie ocenić w ogóle nie potrafi. Ba, mogę wyobrazić sobie perfidię uczestnika rynku, którego produkcja jest skierowana właśnie na rynek zamówień publicznych, który będzie przygotowywał katalogi z jak najmniejszą liczbą informacji (takie zresztą i na rynku komercyjnym się zdarzają). Rozwiązaniem jednak w takiej sytuacji są wyjaśnienia. Może przedłużą postępowanie, ale mimo wszystko większy pożytek będzie z nawet ułomnej karty katalogowej nie preparowanej dla konkretnego zamawiającego niż z przepisywania SWZ.

*) Dokładnie tak samo się dzieje, gdy zamawiający żąda karty katalogowej dla produktu, który nie jest seryjnie produkowany, a robiony na jego zamówienie…