I ponownie do zajęcia tematem skłonił mnie tekst z „Gazety Prawnej” (wtorkowy artykuł „Wykonawcy wciąż mają problem z e-dokumentami”). Poruszono tam kwestię składania dokumentów wystawianych w postaci elektronicznej w postępowaniach prowadzonych elektronicznie. Za przykłady posłużyły zaświadczenia z KRK i ZUS – postawiono tezę, że takie zaświadczenia muszą być składane wyłącznie w formie oryginalnego dokumentu elektronicznego, z podpisem elektronicznym wystawcy. Z KRK nie ma dyskusji, ale czy z ZUS-em faktycznie tak jest? Wszak to zaświadczenie może mieć postać również bardziej tradycyjnego dokumentu, nawet jeśli wystawiono je w postaci elektronicznej.

Przywołani w artykule eksperci twierdzą, że ponieważ art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pozwala na posługiwanie się wydrukiem wystawionego elektronicznie zaświadczenia z ZUS, można taki wydruk w formie papierowej złożyć w postępowaniu prowadzonym poniżej progów unijnych (w formie tradycyjnej, papierowej właśnie), ale nie można już w postępowaniach powyżej tych progów, prowadzonych w formie elektronicznej. Wynika to ich zdaniem z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu (…), z którego wynika, że wykonawca może sporządzić elektroniczną kopię dokumentu tylko wtedy, gdy oryginalny dokument nie był wystawiony w formie dokumentu elektronicznego.

A ja mam wątpliwości. Bo mamy wspomniany wyżej przepis ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także kolejną jej regulację, w art. 50 ust. 4c, zgodnie z którą wydruki wspomniane w ust. 4a „mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Zakład”, pod warunkiem, że zawierają określone dane. Skoro mają moc zrównaną z mocą dokumentów, to znaczy, że mają moc oryginałów. Oznacza to, że mamy dwa oryginały: elektroniczny i ten w formie wydruku. Skoro wydruk też jest oryginałem, to złożenie go w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w formie pliku pdf, podpisanego za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, nie jest żadną zbrodnią.

Można też (choć wcale nie trzeba) zastanowić się, czy plik pdf złożony w postępowaniu elektronicznym w ogóle wymaga podpisu wykonawcy. Wszak słowo „wydruk” użyte przez ustawodawcę w tym przypadku nie ma definicji legalnej, która ograniczałaby go do utrwalenia dokumentu na papierze. Normą w świecie informatycznym są wirtualne drukarki, które pozwalają zobrazować dokument sporządzony w innym formacie (czy to będzie xml, czy to będzie doc) do formatu pdf. A zatem można zastanawiać się nad tym, czy dokument w formacie pdf utrwalony w postaci elektronicznej nie powinien być traktowany także jako wydruk dokumentu, a zatem jako oryginał.

ZUS na pewno nie ma dobrej marki, ale wprowadzenie przezeń systemu wystawiania zaświadczeń elektronicznych i nadanie mu odpowiednich podstaw prawnych w taki sposób, aby przeciętny człowiek był w stanie sobie z nimi poradzić (m.in. poprzez umożliwienie sporządzania takich właśnie wydruków, a nie ograniczanie się do formatu xml) trzeba liczyć mu na plus. Zaświadczenie takie można zweryfikować bez najmniejszych problemów w systemie elektronicznym ZUS, aby upewnić się, że mamy do czynienia faktycznie z treścią, którą wydał z siebie ZUS. Szkoda, że inne instytucje tego nie potrafią – na przykład w urzędzie skarbowym dostajemy dokumenty pdf z podpisami elektronicznymi, przy czym czasami człowiek nawet nie ma pewności, że podpisał je urzędnik z urzędu skarbowego (pieczęci elektronicznej wszak brak).

Ps. A może pora na system certyfikacji wykonawców, który automatycznie pobierałby z ZUS, US, KRK i innych informacje pozwalające wyświetlić zamawiającemu zwykłe „Jest OK”? Tak, wiem, marzenie…