Dziś będzie o pewnym na niepozornym drobiazgu – o powszechnym wymaganiu przez zamawiających od wykonawców, aby wykonawca podawał w ofercie te same ceny w dwóch wersjach: wyrażonej cyframi oraz słownie. Były czasy, kiedy cyfry nie były modne i często zastępowano je rozwlekłymi opisami. Najlepiej widać to w średniowiecznym zapisie dat. Ale nawet i w tamtych czasach cyfry odnajdywały swoje miejsce w rachunkach, które trzeba było sporządzać szybko i oszczędzać miejsce (w owych czasach szczególnie cenne). W dzisiejszych czasach właściwie cyfry rządzą. Każdy z nas na co dzień posługuje się arkuszami kalkulacyjnymi czy programami kosztorysowymi, w których wszelkie operacje prowadzimy na cyfrach. Gdy przychodzi nam zapisać coś słownie – co robimy? Przepisujemy wynik/liczbę zapisaną cyframi. Jeśli jakiś program, jakim się posługujemy, posiada funkcję przekładania cyfr na zapis słownie, to funkcja ta jest zapewne ograniczona i niemal zapomniana.

Wymaganie podwójnego zapisania określonej ceny czy innej wartości ma bardzo prozaiczną konsekwencję: podnosi ryzyko popełnienia przez wykonawcę pomyłki. Pomyłki polegającej na tym, że przy odczytaniu pierwotnej wartości podanej cyframi popełni błąd (np. przestawi cyfry). Albo na tym, że sporządzi w komputerze ofertę, a potem z jakichś powodów przeliczy ponownie cenę – poprawi tę wyrażoną cyframi, ale o tej słownie już zapomni… Oczywiście, istnieje także wartość dodana, jaką daje cena zapisana słownie: w przypadku nieczytelności zapisu cyframi, można odczytać o co chodziło autorowi weryfikując zapis słownie. Jednak problem w tym, że nie przypominam sobie, abym sam miał albo ktoś przy mnie marudził na przypadek, w którym nie może odczytać ceny i w związku z tym nie wie, jaką cenę zaoferował wykonawca. Natomiast niejeden raz zetknąłem się z sytuacją, w której zamawiający nie wie co zrobić, bo cena słownie różni się od ceny wyrażonej liczbowo. I nie ma problemu, jeśli kalkulacja ofertowa pozwala potwierdzić jedną z nich. Gorzej, gdy kalkulacji brak, a jedyną wartością w ofercie jest właśnie ta, w której mamy rozbieżność.

W kwestii rozstrzygnięcia, co zamawiacz powinien zrobić w takiej sytuacji, nie jestem przekonany. Zwykle pomyłki są tak niewielkie, że prosiłoby się o ich poprawienie (np. pominięte przez przypadek grosze, albo przestawione cyfry gdzieś wewnątrz liczby), ale pojawiają się tu wątpliwości dotyczące zaoferowania dwóch cen, a przez to niezgodności z ustawą. Albo braku wiedzy zamawiającego, w którą stronę poprawić omyłkę. Wiem natomiast doskonale, co zamawiacz powinien zrobić, aby takiego prozaicznego problemu uniknąć. Jeśli nadal chce wyrażenia słownie jakiejś wartości, której nie da się zweryfikować na podstawie pozostałej treści oferty (bo boi się potencjalnej nieczytelności ceny wyrażonej liczbą – ryzyko takiego wypadku, mizerne, wciąż spada wraz z upowszechnieniem komputerów), niech zapisze w siwz, że w przypadku takiej rozbieżności cena wyrażona liczbami jest wiążąca. A jeśli wartość da się zweryfikować na podstawie oferty (np. poprzez porównanie ceny z kosztorysem czy jakąś kalkulacją) – żądanie zapisu słownie staje się już absolutnie zbędne.

Ps. A dlaczego akurat ta wyrażona liczbami? Cóż, dlatego, że jeśli nie zawsze, to przynajmniej niemal zawsze właśnie ona jest pierwotna w stosunku do ceny zapisanej słownie. A zatem obarczona mniejszym ryzykiem błędu wykonawcy :)