Zamawiający publiczni, szczególnie ci ciut więksi, zwykle posiadają wyspecjalizowane komórki do prowadzenia postępowań opisanych w Pzp. Nie dziwota to, wszak procedura ustawowa jest pełna pułapek i specjalizacja w tym zakresie bywa konieczna. Szczególnie, że niemal każda kontrola przychodząca do zamawiających z lubością sprawdza poprawność procedury, rzadko kiedy natomiast bada jej sensowność, bo to wymaga większego wysiłku. Te wyspecjalizowane kadry często jednak dotyka problem zamknięcia się w skorupie zamówień.
Tacy zamówieniowcy „zaskorupiali” zazwyczaj świetnie znają ustawę Pzp, akty wykonawcze do niej, i inne przepisy związane z samą procedurą. Postępowanie prowadzą od momentu otrzymania opisu potrzeb zakupowych do momentu podpisania umowy. Poza tym – umowa wraca do takiego człowieka tylko czasami, zwykle w przypadku konieczności zweryfikowania zgodności ewentualnego aneksu z art. 144 Pzp. Tymczasem takie spojrzenie na zamówienia to mało. Człowiek zamknięty w takiej skorupie widzi tylko ograniczony wycinek problemów. Robi swoje, ale bez szerszego horyzontu trudno o to, by wniósł do realizacji zadania jakąś wartość dodaną.
Tymczasem procedura zamówieniowa to moment, w którym decyduje się o realizacji zamówienia. I nie chodzi tu tylko o to, jakiego wykonawcę się wybierze, ale także o to, co właściwie się kupi i na jakich zasadach będzie przebiegać realizacja zamówienia. Oczywiście, trudno wymagać, aby pracownik komórki zamówieniowej znał się na wszystkim. Wiedział, jakie pułapki mogą się czaić przy tłumaczeniach, jakie przy dostawach ropy, a jakie przy budowie kanalizacji. Nie ma na świecie ludzi znających się na wszystkim. Mimo to pewna wiedza o tym, co dzieje się po zawarciu umowy jest niezwykle przydatna.
Gdy kilka tygodni temu pisałem o arogancji w zamówieniach na facebookowym profilu „Szponów” pojawił się komentarz Marcina Ludziejewskiego z pomysłem obowiązkowej rotacji pracowników po stronie zamawiających, wykonawców i kontrolujących – po pół roku stażu po każdej stronie. Mam wrażenie, że równie dobrym pomysłem (a znacznie łatwiejszym w realizacji) byłoby wprowadzenie praktyki pracowników służb zamawiających przy realizacji umów. Bo to chyba najlepszy sposób, aby przekonać się, jak świat wygląda po zawarciu umowy. Jakie mogą być problemy, jakie istnieją ryzyka.
W zamówieniach siedzę już prawie 20 lat. Nigdy w 100%, zawsze mieszając ten temat z czymś innym. Ostatnie kilka lat spędziłem jednocześnie przy udzielaniu zamówień i przy nadzorowaniu ich realizacji. Nauka – bezcenna. Zamówieniowiec ograniczony tylko do procedury to mało. Zamówieniowiec powinien wnosić wartość dodaną do całego procesu, świadom zarówno tego, co dzieje się po stronie wykonawców (jeśli praktyki w tym zakresie brak – znakomitą szkołą są negocjacje, byle tylko uważnie słuchać i próbować zrozumieć drugą stronę), jak i tego, co może się dziać po udzieleniu zamówienia, na etapie jego realizacji.
Zamówienia to tylko niewielki wycinek procesu – i nie powinno się traktować jako czegoś zupełnie odrębnego, przeciwnie – na każdym etapie tego procesu trzeba myśleć o tym, co będzie dalej.
Swoją drogą, autorzy obecnie procedowanej nowelizacji Pzp wykraczają poza ramy implementacji dyrektywy m.in. poprzez planowane wprowadzenie do ustawy obowiązku powoływania przy większych zamówieniach „zespołów projektowych” (ponoć – zamiast komisji). Zespoły takie mają nie tylko pracować przy procedurze udzielenia zamówienia, ale i przy realizacji. Inicjatywa to cenna, choć mam wrażenie, że (podobnie jak przy innych „odgórnych” pomysłach) najczęściej będzie skutkować pojawianiem się nowej fikcji. Ba, czytając stanowisko autora projektu do uwag ministerstw, można odnieść wrażenie, że chodzi tu tylko o nieszczęsne pozacenowe kryteria oceny. Tym bardziej to droga zupełnie nietrafiona, skoro o tak wątpliwy w samym założeniu cel w niej chodzi.
Panie Grzegorzu. W pełni się z Panem zgadzam. Zamówieniowcy zazwyczaj zapominają że zamówienia są tylko narzędziem do realizacji celu jakim jest zaspokojenie potrzeby zamawiającego i traktują je jako wartość nadrzędną, bo procedura, bo formalizm, bo kontrole… Ale to nie tylko wina zamówieniowców, ucieczka w formalizm spowodowana jest tym że zazwyczaj inni uczestnicy tego procesu traktują zamówienia jako zło konieczne i robią wszystko byleby tylko od tych zamówień uciec i no cóż, nie zawsze takie pomysły są zgodne z prawem. Zapominają że wydatkują publiczne środki.
Och, nie winię zamówieniowców (choć spotkać można takich, którzy nie chcą widzieć niczego poza procedurą), raczej całą organizację i chory nacisk na procedury (bo te najłatwiej sprawdzić) :)
Ucieczka w formalizm i zapominanie o celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to wg moich doświadczeń nic innego, jak mechanizm obronny. To pracownicy „od zamówień” najczęściej muszą tłumaczyć się z zapisów SIWZ czy poszczególnych czynności przed przeróżnymi organami kontrolującymi. A te organy – może przynajmniej ja tak trafiam ostatnio – w ogóle nie zwracają uwagi na cel postępowania czy cel realizacji umowy o zamówienie publiczne. Liczą się tylko szczegółowe normy materialno-prawne ustawy Pzp, okraszane dodatkowo „normami” pochodzącymi nie z Dziennika Ustaw, ale z głowy personelu prowadzącego kontrolę.
Zaczynałam swoja przygodę z moją firmą od „handlu zagranicznego”. Wtedy też , po zakupie, nadzorowałam realizację umowy, której warunki negocjowałam.
Po wprowadzeniu obowiązku stosowania Ustawy pzp rozpoczęła się „przygoda mojego życia”.
Nigdy nie patrzyłam na przetargi w moim wykonaniu, jako połączenie wiedzy o przepisach z wiedzą o realizacji. Odruch empatii- tak to traktowałam, oznajmiając niepopularne wiadomości ( tłumacząc przepisy ustawy) merytorycznym członkom komisji.
Hm- wartość dodana. Możliwe.
Dzięki Waszej wymianie poglądów właśnie zrozumiałam: czemu czasami merytoryczni wnioskują oficjalnie o moje uczestnictwo w pracach komisji. Pomimo że ich „męczę”.
Panie Grzegorzu – bardzo cenny i jakże prawdziwy komentarz. Moje doświadczenia pokazują że niestety może być jeszcze trudniej gdy procedurę prowadzi „zamówieniowiec” a wzór umowy opracowuje radca prawny, którzy nie współpracują ani ze sobą ani z komisją przetargową/odbiorcą zamówienia. W efekcie powstają nierealne i często nieelastyczne umowy z którymi męczy się ostatecznie użytkownik, a przykładowy „zamówieniowiec” i/lub radca prawny nie mają pojęcia o realnych problemach na etapie realizacji zamówienia. Podam prosty przykład: doskonałym rozwiązaniem w praktyce jest zapisanie kary umownej za opóźnienie lub zwłokę w dostawie większą niż np. 7 dni. Jeśli wykonawca spóźni się 8 dni dostaje kare za cały okres – jeśli tylko 3 nic się nie dzieje. Takie zapisy funkcjonują z powodzeniem na zachodzie (np. w Szwecji) i nikomu do głowy by nie przyszło egzekwowanie kary umownej od Wykonawcy za kilka dni opóźnienia (poza jakimiś szczególnymi przypadkami). U nas mam duży problem aby wprowadzać tego typu zapisy do umów, co wynika z braku zrozumienia i zaangażowania w etap realizacji umowy i późniejszej eksploatacji przedmiotu zamówienia.