O zawartości referencji

Praktyka wskazuje, że wciąż mamy na rynku zamówień publicznych problem z interpretacją referencji. Jasne, orzecznictwo jest w miarę jednoznaczne, ale stanów faktycznych jest tak dużo, jak wyobraźni wystawców referencji i wykonawców, a niektórzy zamawiający poszukują w referencjach więcej, niż powinni. Szkoły wystawiania referencji są różne, a obie strony postępowania często zapominają o różnych „drobiazgach” z tym związanych. Wykonawcy – o zadbaniu przy uzyskiwaniu referencji, aby obejmowały one poświadczenie należytego wykonania. Zamawiający – o tym, że referencje tylko uzupełniają inny dokument składany na potwierdzenie warunku doświadczenia (wykaz dostaw/usług/robót) i ich rolą jest tylko potwierdzenie należytego wykonania prac wskazanych w tym wykazie.

To właśnie jest kluczowy problem. Jeśli zamawiający chce badać doświadczenie wykonawcy, zazwyczaj żąda obu tych dokumentów (bardzo rzadko zdarza się w takich sytuacjach, że żąda samego wykazu – jest to zresztą możliwe tylko poniżej progów unijnych). Rolą wykazu (który wypełnia treścią sam wykonawca) jest określenie cech charakterystycznych prac dotychczas wykonywanych – tych, które mogą posłużyć wykazaniu spełnieniu warunku doświadczenia i w takim zakresie, w jaki ten warunek obejmuje*. Rolą referencji (pochodzących przecież od jakiegoś innego podmiotu) jest poświadczenie, że prace te zostały wykonane prawidłowo. I nic więcej.

Niestety, choć to właśnie poświadczenie prawidłowego wykonania jest podstawowym celem referencji, to z tym bywa różnie. Przykładem jest tu sytuacja stanowiąca podstawę wyroku z 28 kwietnia 2017 r. (sygn. akt KIO 685/17): wykonawca złożył poświadczenie, że wykonał określone zadanie, ale w poświadczeniu tym nie było śladu stwierdzenia, że wykonanie to było prawidłowe. Konkurent wyciągnął od zamawiającego informację, że w toku realizacji przedmiotu umowy zostały naliczone kary umowne, ale to już była tylko wisienka na torcie. KIO tak czy owak stwierdziło, że z treści składanej referencji/poświadczenia ma wynikać należyte wykonanie, a nie tylko wykonanie umowy. Tytuł takiego dokumentu nie ma żadnego znaczenia (a zwłaszcza tytuł tak neutralny jak „poświadczenie”)**. Wykonawca zatem musi pamiętać o tym, że referencje mają w istocie go polecać. Jakimi słowami, to kwestia drugorzędna – może być długi, entuzjastyczny wywód, ale sprawę załatwić może przecież też jedno suche słowo czy sformułowanie: „wykonał należycie”, „prawidłowo”, „oceniam pozytywnie”, „jestem zadowolony”, „polecam”, „bez uwag” itd.

Drugą kwestią jest możliwość powiązania referencji z odpowiednią pozycją z wykazu. Skoro referencja ma potwierdzać należyte wykonanie prac, którymi wykonawca chwali się w wykazie, trzeba jakoś je ze sobą połączyć. Oczywiście, żadnych wątpliwości nie pozostawia taka referencja, która jest tak szczegółowa, że oprócz należytego wykonania potwierdza też wszelkie dane zawarte w wykazie. Jednak przecież tak nie musi być – warunki bywają różne, a referencje nie są wystawiane do każdego postępowania, w którym wykonawca uczestniczy. Jeśli zamawiający stawia warunek, że wykonawca ma legitymować się doświadczeniem w budowie parkingu o kubaturze co najmniej 10 000 m3, w referencji wcale nie musi znaleźć się informacja o tej kubaturze. Tę wykonawca ma obowiązek podać w wykazie. Jeśli zamawiający stawia warunek wykonania ściany betonowej o powierzchni co najmniej 1000 m2 i wysokości co najmniej 10 m, referencja także nie musi obejmować tych parametrów. Co więcej, może nie obejmować nawet stwierdzenia o budowie ściany betonowej – bo może dotyczyć np. większej inwestycji jak budowa parkingu. Przykładem może być wyrok KIO z 4 sierpnia 2015 r. (sygn. akt KIO 1543/15) – referencja nie musi określać czasu ani miejsca realizacji usługi, albo wyrok KIO z 6 lipca 2017 r. (sygn. akt KIO 1216/17) – referencja nie musi potwierdzać wszystkich wykonanych czynności.

Problem może pojawić się wtedy, gdy zleceniodawca bardzo szczegółowo opisze w referencji zakres wykonanych usług – wówczas brak elementu wymaganego zgodnie z warunkiem udziału w postępowaniu może być przez zamawiającego kwestionowany. Znowu jednak – wszystko zależy w tym momencie od kontekstu. Jeśli przedmiotem warunku będzie coś oczywistego czy kompletnie na uboczu zlecenia, które jest objęte referencją, problemu nie będzie (cóż, jeśli np. przedmiotem warunku będą krawężniki, a referencja będzie dotyczyła budowy drogi i wymienione w niej będą asfalty, chodniki, kanały, lampy itp.), ale jeśli coś, co z punktu zleceniodawcy powinno być dość istotne – wątpliwości mogą się pojawić.

Co więc jest konieczne, aby połączyć referencję z pozycją w wykazie? Naprawdę niewiele. Zgadzać się musi przede wszystkim zlecający wskazany w wykazie i wystawca referencji (choć czasami wykonawcy popełniają błąd i w wykazie wskazują inwestora, podczas gdy sami byli podwykonawcami i referencje pochodzą od głównego wykonawcy, a nie wskazanego w wykazie inwestora – taka referencja też może być OK, jeśli da się zidentyfikować tożsamość pracy na innej podstawie, np. opisu zakresu, miejsca i czasu wykonania). A poza tym? Cokolwiek. Niekiedy referencje nie są wystawiane do konkretnych umów ale w ramach jakiegoś większego zakresu współpracy. I brzmią na przykład tak: „Od 2001 r. stale współpracujemy z wykonawcą i współpraca układa się prawidłowo.” To może wystarczyć – pod jednym warunkiem: że data wystawienia tak sformułowanych referencji będzie po dacie wykonania zamówienia z wykazu.

Swoją drogą, jeśli referencja nie zawiera daty wystawienia, to może pojawić się problem. Nie ma go, gdy w referencji jest na tyle szczegółowo opisany przedmiot konkretnej umowy, a ponadto z jej treści wynika, że wykonanie zadania zostało zakończone. Jednak w innych wypadkach zamawiający może nie być pewności, czy referencja obejmuje zadanie z wykazu albo czy została wystawiona przed zakończeniem realizacji (nie wspominając o referencjach dotyczących zadań nieukończonych, ale możliwych do wykorzystania przy spełnianiu warunku – w związku z wymogiem, aby pochodziły z ostatnich trzech miesięcy przed terminem składania wniosków/ofert).

Oczywiście, zdarza się, że wykonawcy próbują wykorzystać „ogólnikowość” referencji i wpisują w wykazie zakres/wartość/jakiś parametr większy czy lepszy od takiego, który faktycznie był wykonany. To jednak nie może zmienić ogólnej zasady – referencja nie musi potwierdzać wszystkich detali, wystarczy że da się jej przypisać jakąś pozycję z wykazu. Jeśli istnieją podejrzenia czy wątpliwości – można wyjaśniać je zarówno z wykonawcą, jak i wystawcą referencji, można szukać informacji. Może to robić zarówno zamawiający jak i konkurent. Ale umówmy się – to nie jest norma, ale sytuacja raczej wyjątkowa.

Osobną historią są protokoły odbioru i inne formy potwierdzania należytego wykonania. Ale to już temat na osobny tekst.

*) Jeśli zamawiający w warunku nie stawia wymagania w jakimś zakresie, np. nie określa progu w zakresie wartości, jaką miała mieć usługa określonego rodzaju, a jednocześnie w wykazie żąda wskazania tej wartości – niewypełnienie tego pola przez wykonawcę nie jest grzechem. Wszak jest to w tej sytuacji informacja kompletnie bez znaczenia w postępowaniu.

**) Zamierzałem tutaj napisać, że w przypadku tytułu „referencje” (bo KIO odniosło się także do tego przykładu, chociaż w tym wypadku nie musiało) teza ta idzie za daleko, bo to słowo nie ma już znaczenia neutralnego, tylko samo w sobie implikuje pozytywną ocenę. Niestety, słowniki języka polskiego w definicji tego słowa opisują je jako po prostu opinię o kimś. Inna sprawa, że kontekst użycia tego wyrażenia w praktyce (sprawdzony w Korpusie Języka Polskiego PWN) wskazuje, że używane jest właściwie wyłącznie w pozytywnym kontekście (bez jakiegoś dookreślenia, że chodzi o referencje pozytywne). Może więc ta sytuacja budzić uzasadnione wątpliwości.

5 komentarzy do: “O zawartości referencji

    • To zależy od konkretnego przypadku. Jeśli zamawiający wymaga tylko wypełnienia sekcji α w części 4 – nic więcej w tej części nie trzeba podawać. Jeśli chce, aby mu wypełnić punkt 4 w całości, wówczas w grę wchodzi możliwość uzupełniania dokumentu…

  1. Dzień dobry, właśnie przygotowuje dokumenty do przetargu. Wymogiem jest podanie wartości usługi, którą muszę się wykazać. Ma to wpływ na pozacenową klasyfikację ofert. Ponieważ nie otrzymałam jeszcze referencji, którymi chce się wykazać w postępowaniu nie wiem jaka będzie dokładna wartość zamówienia. Czy w takim wypadku mogę wpisać w formularzu powyżej 200 tysięcy? Bardzo proszę o szybką podpowiedz.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.