Proces udzielania zam\u00f3wie\u0144 po stronie zamawiaj\u0105cego to zabawa zwykle wymagaj\u0105ca udzia\u0142u grupy os\u00f3b. Potrzebny jest kto\u015b, kto ogarnia procedur\u0119 (zam\u00f3wieniowiec), kto\u015b, kto ogarnia przedmiot zam\u00f3wienia (merytoryczny), a do tego dochodzi zwykle kilka innych ofiar \u2013 prawnik i ksi\u0119gowy to zapewne minimum, a i nie mo\u017cna zapomnie\u0107 o tym, kto to wszystko zatwierdza, czyli kierowniku zamawiaj\u0105cego lub jego pe\u0142nomocniku. Oczywi\u015bcie, liczba ludzi zale\u017cy od wielko\u015bci wyzwania \u2013 przy wi\u0119kszym wyzwaniu b\u0119dzie potrzeba wi\u0119kszego zaanga\u017cowania, cho\u0107by po to, aby mo\u017cna by\u0142o uzupe\u0142nia\u0107 wiedz\u0119 z r\u00f3\u017cnych \u017ar\u00f3de\u0142 i krzy\u017cowa\u0107 r\u00f3\u017cne punkty widzenia. Zw\u0142aszcza tam, gdzie potrzeba specjalistycznej wiedzy merytorycznej z kilku obszar\u00f3w. Cz\u0119\u015b\u0107 z tych os\u00f3b mo\u017ce pochodzi\u0107 spoza organizacji – g\u0142\u00f3wnie s\u0105 to w\u0142a\u015bnie specjali\u015bci wyst\u0119puj\u0105cy czasami w roli cz\u0142onk\u00f3w komisji, czasami bieg\u0142ych, a czasami bez tak oficjalnych r\u00f3l, ale i tak potrzebnych.<\/p>\n\n\n\n
Kluczowe osoby z tego procesu s\u0105 zgromadzone w komisji przetargowej – zwykle co najmniej zam\u00f3wieniowiec i najbardziej zaanga\u017cowane osoby merytoryczne. Kto stoi na czele? Zetkn\u0105\u0142em si\u0119 w praktyce zar\u00f3wno z zamawiaj\u0105cymi stawiaj\u0105cymi w tej roli zam\u00f3wieniowca, jak i takimi, u kt\u00f3rych w komisjach rz\u0105dzi osoba merytoryczna. I trudno wskaza\u0107 z g\u00f3ry, kt\u00f3ra opcja jest lepsza. Wiele zale\u017cy od kompetencji i zaanga\u017cowania poszczeg\u00f3lnych os\u00f3b, wiele te\u017c zale\u017cy od kultury organizacyjnej zamawiaj\u0105cego i panuj\u0105cych u niego przyzwyczaje\u0144 (a te przyzwyczajenia przek\u0142adaj\u0105 si\u0119 na procedury i w pewnym stopniu wyg\u0142adzaj\u0105 \u015bcie\u017cki). Jednak z moich prywatnych do\u015bwiadcze\u0144 wynika, \u017ce nawet w modelu z osob\u0105 merytoryczn\u0105 w roli przewodnicz\u0105cego, motorem nap\u0119dzaj\u0105cym komisj\u0119 cz\u0119sto jest zam\u00f3wieniowiec. To on inicjuje poszczeg\u00f3lne etapy post\u0119powania, to on zwykle ogarnia pomys\u0142y (i hamuje te id\u0105ce za daleko) i przelewa je na papier.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Oczywi\u015bcie, na starcie zwykle s\u0105 dokumenty merytoryczne – co najmniej opis tego, co si\u0119 kupuje i obliczenie, ile to jest warte. Te dokumenty mog\u0105 ulega\u0107 zmianom (czasami s\u0105 one konieczne, zar\u00f3wno z formalnego punktu widzenia, jak i merytorycznego, bo tu \u015bwie\u017ce oko mo\u017ce wychwyci\u0107 braki czy sprzeczno\u015bci), ale stanowi\u0105 one baz\u0119 dla pozosta\u0142ych – z kt\u00f3rych g\u0142\u00f3wnymi s\u0105 specyfikacja i projekt umowy. Zwykle w teorii stanowi\u0105 one efekt pracy komisji (np. merytoryczni okre\u015blaj\u0105 warunki udzia\u0142u, bo znaj\u0105 przedmiot zam\u00f3wienia i rynek, a zam\u00f3wieniowcy okre\u015blaj\u0105 dokumenty na ich potwierdzenie), ale w praktyce – kto\u015b musi przecie\u017c zacz\u0105\u0107. Specyfikacj\u0119 zapewne napisze zam\u00f3wieniowiec (na bazie jakich\u015b podstawowych danych wyj\u015bciowych od merytorycznych), ale kto napisze umow\u0119?<\/p>\n\n\n\n
I tu znowu wchodzimy na pole „to zale\u017cy od organizacji”. Czasami to b\u0119dzie prawnik, czasami osoba merytoryczna, czasami zam\u00f3wieniowiec. Kto jest do tego najbardziej predystynowany? To znowu zale\u017cy w du\u017cej mierze od kwestii indywidualnych, ale nie da si\u0119 stworzy\u0107 dobrej umowy bez odrobiny wiedzy o przedmiocie zam\u00f3wienia, jak i bez odrobiny wiedzy o aspektach prawniczych (nie wspominaj\u0105c o rozliczeniach). Je\u015bli zatem to jedna osoba ma zaczyna\u0107, to czasami pada na tego po\u015brodku, czyli zam\u00f3wieniowca. Ktokolwiek jednak nie zacznie, to reszta powinna te\u017c w tym swoje palce pomacza\u0107. Cho\u0107by sprawdzi\u0107, a mo\u017ce i przedyskutowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n
Jak pracowa\u0107? C\u00f3\u017c, metody s\u0105 r\u00f3\u017cne, ale z mojego do\u015bwiadczenia wynika, \u017ce chyba najrozs\u0105dniejszym kompromisem jest przes\u0142anie przygotowanych materia\u0142\u00f3w, zebranie\/zaznaczenie temat\u00f3w wymagaj\u0105cych szczeg\u00f3\u0142owego om\u00f3wienia, a nast\u0119pnie spotkanie si\u0119 w celu ich za\u0142atwienia. Bywaj\u0105 zamawiaj\u0105cy, gdzie takich spotka\u0144 nie ma, wszystko za\u0142atwia si\u0119 w drodze korespondencji – jasne, czasami trudno znale\u017a\u0107 czas, kt\u00f3ry pasuje wszystkim, ale mam wra\u017cenie, \u017ce w modelu korespondencyjnym trudniej o wzajemne zrozumienie, \u0142atwiej o usztywnione stanowiska, a nade wszystko albo zabierze to wi\u0119cej czasu ni\u017c spotkanie, albo da gorszy efekt (bo tak naprawd\u0119 nie wymienia si\u0119 my\u015bli). Oczywi\u015bcie, je\u015bli pracuje si\u0119 na spotkaniach, 100-procentowa obecno\u015b\u0107 jest trudno osi\u0105galnym idea\u0142em, w praktyce najcz\u0119\u015bciej oba modele si\u0119 w pewnym stopniu \u0142\u0105czy (np. nie \u015bci\u0105ga si\u0119 na nie ksi\u0119gowego, chyba \u017ce jego rola w danym zam\u00f3wieniu jest naprawd\u0119 istotna). Wyj\u0105tkiem bywaj\u0105 sytuacje, w kt\u00f3rych post\u0119powania s\u0105 na tyle oczywiste (najcz\u0119\u015bciej powtarzalne), \u017ce tak naprawd\u0119 nie jest wiele do om\u00f3wienia – ale nawet wtedy warto si\u0119 spotka\u0107 cho\u0107 na chwil\u0119, aby sprawdzi\u0107, czy przypadkiem nie pojawi\u0142y si\u0119 nowe potrzeby albo nowe pomys\u0142y.<\/p>\n\n\n\n
Jednak w pewnym momencie potrzeba spotka\u0144 maleje. One sprawdzaj\u0105 si\u0119 na etapie przygotowania dokument\u00f3w zam\u00f3wienia, udzielania wyja\u015bnie\u0144 itp., ale od momentu z\u0142o\u017cenia ofert zaczynaj\u0105 w moim odczuciu w wi\u0119kszo\u015bci przypadk\u00f3w by\u0107 strat\u0105 czasu. Owszem, merytoryczny sprawdzi, czy wykonawca zaoferowa\u0142 to co trzeba, czasami oceni oferty w subiektywnych kryteriach, ksi\u0119gowy pode\u015ble potwierdzenia wp\u0142at wadium, ale w gruncie rzeczy od tego momentu wi\u0119kszo\u015b\u0107 roboty spocznie na g\u0142owie zam\u00f3wieniowca, kt\u00f3ry r\u00f3wnie dobrze mo\u017ce przygotowywa\u0107 projekty dokument\u00f3w i pyta\u0107 reszt\u0119, czy nie maj\u0105 jakich\u015b uwag. Na tym etapie takie post\u0119powanie jest chyba najszybsze i najbardziej efektywne.<\/p>\n\n\n\n
Jak dokumentowa\u0107 spotkania? C\u00f3\u017c, zawsze by\u0142em zwolennikiem sporz\u0105dzania z nich jakiego\u015b podsumowania. Z kilku r\u00f3\u017cnych powod\u00f3w. Po pierwsze – kierownik zamawiaj\u0105cego powinien mie\u0107 zapewnion\u0105 jak\u0105\u015b \u015bcie\u017ck\u0119 audytu post\u0119powania komisji. Powinien pozna\u0107 motywy r\u00f3\u017cnych dzia\u0142a\u0144, pod kt\u00f3rymi przecie\u017c si\u0119 podpisuje. Wiadomo, nie chodzi o zapisywanie ka\u017cdego s\u0142owa, ale o kluczowe problemy, a na koniec – o rekomendacje. Trzeba bowiem pami\u0119ta\u0107, \u017ce komisja nie jest cia\u0142em, kt\u00f3re samo dokonuje jakichkolwiek czynno\u015bci w post\u0119powaniu – ona je tylko rekomenduje. Drugi pow\u00f3d to kiepska pami\u0119\u0107. Czasami ju\u017c pod koniec post\u0119powania osoby w nim uczestnicz\u0105ce nie pami\u0119taj\u0105 jego pocz\u0105tk\u00f3w i motyw\u00f3w, kt\u00f3re sta\u0142y za poszczeg\u00f3lnymi decyzjami. A co b\u0119dzie za rok, dwa lub trzy, gdy pojawi si\u0119 kontrola? Nie tylko pami\u0119\u0107 b\u0119dzie s\u0142absza, ale mo\u017ce te\u017c si\u0119 okaza\u0107, \u017ce te osoby, kt\u00f3re macza\u0142y palce, s\u0105 ju\u017c niedost\u0119pne. W takiej sytuacji takie kr\u00f3tkie cho\u0107by podsumowanie bywa bezcennym materia\u0142em u\u0142atwiaj\u0105cym zrozumie motyw\u00f3w dzia\u0142ania, bez konieczno\u015bci analizowania post\u0119powania od podszewki i dokopywania si\u0119 do panuj\u0105cych w tamtym czasie interpretacji przepis\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Warto te\u017c zastanowi\u0107 si\u0119 nad osob\u0105 wskazan\u0105 do kontaktu z wykonawcami. To osoba, do kt\u00f3rej wykonawcy niekiedy dzwoni\u0105 i zadaj\u0105 rozmaite pytania. Wiadomo, mamy zasad\u0119 pisemno\u015bci post\u0119powania, a zatem pytania, kt\u00f3re mog\u0105 mie\u0107 znaczenie dla wszystkich wykonawc\u00f3w, powinny doczeka\u0107 si\u0119 odpowiedzi wyra\u017conej pisemnie (nawet je\u015bli pytanie w taki spos\u00f3b nie zosta\u0142o zadane) i udost\u0119pnionej wszystkim zainteresowanym, najlepiej jednocze\u015bnie. Bywaj\u0105 jednak te\u017c pytania oczywiste, na kt\u00f3re mo\u017cna odpowiedzie\u0107 wskazuj\u0105c przepis ustawy lub zapis SWZ. I zn\u00f3w mam wra\u017cenie, \u017ce to chyba zam\u00f3wieniowiec jest najlepiej dostosowany do takich kontakt\u00f3w. To on mo\u017ce mie\u0107 najwi\u0119ksze wyczucie co do ustawowych zasad. Ba, czasami jego niewiedza mo\u017ce by\u0107 atutem – sam zwykle nie posiada na tyle du\u017cej wiedzy merytorycznej, aby p\u00f3j\u015b\u0107 w g\u0142\u0119bsze wyja\u015bnienia, musi wi\u0119c kogo\u015b zapyta\u0107, a w efekcie mniejsza jest pokusa, aby przez telefon od razu udzieli\u0107 komu\u015b wiedzy (kt\u00f3ra mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 j\u0119zyczkiem u wagi). Ta osoba stanowi co\u015b w rodzaju filtra, wst\u0119pnie oceniaj\u0105cego problemy i hierarchizuj\u0105cego je, a nast\u0119pnie zbieraj\u0105cego konieczne odpowiedzi.<\/p>\n\n\n\n
Oczywi\u015bcie, sytuacje bywaj\u0105 r\u00f3\u017cne. Bywaj\u0105 post\u0119powania, w kt\u00f3rych komisji si\u0119 nie powo\u0142uje (cho\u0107 to zapewne zdecydowana mniejszo\u015b\u0107), ale nawet i wtedy potrzebna jest wsp\u00f3\u0142praca tych samych os\u00f3b – tylko ta wsp\u00f3\u0142praca nie jest a\u017c tak sformalizowana.<\/p>\n\n\n\n
Co jest najwa\u017cniejsze? Nieprzesadzanie z formalizmem, ale i niezapominanie o tym, \u017ce jaki\u015b papier si\u0119 przyda. Pomys\u0142y z r\u00f3\u017cnych stron i wyci\u0105ganie z nich czego\u015b, co uczyni post\u0119powanie bardziej efektywnym. Szukanie z\u0142otego \u015brodka i u\u017cywanie zdrowego rozs\u0105dku. <\/p>\n\n\n\n
A kto wie, jak to b\u0119dzie wygl\u0105da\u0142o ju\u017c za moment. Bo tekst ten powstaje w chwili, gdy do gry wkracza nowy aktor, kt\u00f3ry mo\u017ce pom\u00f3c i zredukowa\u0107 liczb\u0119 ludzkiej pracy – AI. Czy pomo\u017ce? Z pewno\u015bci\u0105, do pewnego stopnia, wa\u017cne jednak, by by\u0142 wykorzystywany z g\u0142ow\u0105 (o tym by\u0142o ju\u017c w szponach, a pewnie i b\u0119dzie, bo to przecie\u017c sprawa rozwojowa).<\/p>\n\n\n\n
PS D\u0142ugi majowy weekend w tym roku w tym roku nie taki znowu d\u0142ugi, bo tylko trzydniowy, ale w moim przypadku zacznie si\u0119 ju\u017c w \u015brod\u0119. Dlatego szanse na tekst w kolejny poniedzia\u0142ek s\u0105 mizerne – zapewne szpony ponownie zostan\u0105 nakarmione 11 maja :) Z drugiej strony – rozmiar dzisiejszego tekstu przekroczy\u0142 szponowe standardy, mo\u017cna wi\u0119c powiedzie\u0107 bez wi\u0119kszego nadu\u017cycia, \u017ce mamy podw\u00f3jne wydanie ;)<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Proces udzielania zam\u00f3wie\u0144 po stronie zamawiaj\u0105cego to zabawa zwykle wymagaj\u0105ca udzia\u0142u grupy os\u00f3b. Potrzebny jest kto\u015b, kto ogarnia procedur\u0119 (zam\u00f3wieniowiec), kto\u015b, kto ogarnia przedmiot zam\u00f3wienia (merytoryczny), a do tego dochodzi zwykle kilka innych ofiar \u2013 prawnik i ksi\u0119gowy to zapewne minimum, a i nie mo\u017cna zapomnie\u0107 o tym, kto to wszystko zatwierdza, czyli kierowniku zamawiaj\u0105cego […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[5],"tags":[372,290,291,368,373],"class_list":["post-6340","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-zakres-i-zasady-pzp","tag-372","tag-290","tag-291","tag-368","tag-373"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/6340","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=6340"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/6340\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6345,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/6340\/revisions\/6345"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=6340"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=6340"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=6340"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}