O KSeF i PEF oczywi\u015bcie w zam\u00f3wieniach publicznych, a nie w og\u00f3le. Cho\u0107 w gruncie rzeczy nie ma za wiele do pisania. KSeF jaki jest ka\u017cdy widzi i na post\u0119powania zam\u00f3wieniowe w og\u00f3le nie wp\u0142ywa. No, wp\u0142ywa nieznacznie na projektowane postanowienia umowy, w kt\u00f3rych dotychczasowe postanowienia dotycz\u0105ce przekazywania faktur wypada uzupe\u0142ni\u0107 o jedno zdanie dotycz\u0105ce KSeF. Dlaczego uzupe\u0142ni\u0107, a nie zast\u0105pi\u0107? Ano dlatego, \u017ce nawet po 1 kwietnia 2026, a wi\u0119c po magicznej dacie, gdy obowi\u0105zek stosowania systemu obejmie niemal ca\u0142y rynek, pozostanie to „niemal”. I zawsze mo\u017ce si\u0119 zdarzy\u0107, \u017ce w zam\u00f3wieniach trafi nam si\u0119 podmiot nieobj\u0119ty obowi\u0105zkiem wystawiania faktur w tym systemie – np. wykonawca zagraniczny, osoba nieprowadz\u0105ca dzia\u0142alno\u015bci czy firma zwolniona z tego obowi\u0105zku z powodu niskich obrot\u00f3w. A zatem czasami faktury b\u0119d\u0105 mog\u0142y trafi\u0107 do zamawiaj\u0105cych „po staremu”, ale tylko wtedy, gdy wykonawca nie b\u0119dzie zobowi\u0105zany do u\u017cywania KSeF.<\/p>\n\n\n\n
Nie ma jednak sensu demonizowanie KSeF. Nawet je\u015bli o nim nie b\u0119dzie napisane w umowie, i tak b\u0119dzie stosowany, bo tego chc\u0105 przepisy. Nawet je\u015bli w ju\u017c zawartych umowach s\u0105 zapisy o przekazywaniu faktur w inny spos\u00f3b, to i tak w praktyce strony b\u0119d\u0105 musia\u0142y si\u0119 zachowywa\u0107 zgodnie z prawem, o ile ustawodawca tak im ka\u017ce. Je\u015bli wi\u0119c strony takiej umowy nie zmieni\u0105, nie wprowadz\u0105 do niej informacji o przesy\u0142aniu faktur przez KSeF, a faktury b\u0119d\u0105 przesy\u0142ane i przyjmowane przez ten system, nikt zamawiaj\u0105cemu g\u0142owy za to nie urwie. To przecie\u017c sprawa oczywista, wynikaj\u0105ca z og\u00f3lnie obowi\u0105zuj\u0105cych norm, w \u017caden spos\u00f3b nie wp\u0142ywaj\u0105ca na sam proces udzielenia zam\u00f3wienia – je\u015bli ocenia\u0107 j\u0105 na gruncie art. 454 ust. 2 Pzp, jest to bezdyskusyjnie zmiana nieistotna.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
KSeF oczywi\u015bcie w wi\u0119kszym stopniu dotknie procesu rozliczania um\u00f3w. Kolejny system, kt\u00f3rego trzeba b\u0119dzie si\u0119 nauczy\u0107 i do kt\u00f3rego trzeba b\u0119dzie si\u0119 przyzwyczai\u0107. A kilka nawyk\u00f3w na pewno b\u0119dzie musia\u0142o si\u0119 zmieni\u0107 – nie b\u0119dzie telefon\u00f3w do wykonawcy „we\u017a, wystaw i wy\u015blij t\u0119 faktur\u0119 jeszcze raz, tylko nie pisz w niej tego a tamtego”, bo faktura raz do KSeF wrzucona ju\u017c z niego nie zniknie. Je\u015bli co\u015b w fakturze nie b\u0119dzie gra\u0142o, nie b\u0119dzie da\u0142o si\u0119 o niej zapomnie\u0107, ale trzeba b\u0119dzie j\u0105 korygowa\u0107. Zapewne zatem liczba faktur koryguj\u0105cych istotnie wzro\u015bnie, ale i mo\u017ce zaczniemy uzgadnia\u0107 tre\u015b\u0107 faktur przed ich wystawieniem. Spadnie za to ilo\u015b\u0107 duplikat\u00f3w \u2013 faktury nie b\u0119dzie da\u0142o si\u0119 zgubi\u0107 (o ile tylko system b\u0119dzie dzia\u0142a\u0142 jak trzeba).<\/p>\n\n\n\n
M\u00f3wi\u0105c o KSeF musimy te\u017c pami\u0119ta\u0107 o tym, \u017ce nowe zasady w tym zakresie w \u017caden spos\u00f3b nie uniewa\u017cniaj\u0105 innej regulacji, kt\u00f3ra dotyczy fakturowania w zam\u00f3wieniach publicznych – ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zam\u00f3wieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub us\u0142ugi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. I jedno, i drugie dotyczy tego samego – przekazywania faktur w formacie ustrukturyzowanym. A zatem, faktury mo\u017cna wystawia\u0107 albo w KSeF albo w PEF (plaformie fakturowania elektronicznego dzia\u0142aj\u0105cej na podstawie wspomnianej ustawy)?<\/p>\n\n\n\n
C\u00f3\u017c, tak nie jest – KSeF jest obowi\u0105zkowy dla wi\u0119kszo\u015bci krajowych wystawc\u00f3w faktur, natomiast PEF dobrowolny (zreszt\u0105, nigdy specjalnie si\u0119 nie przyj\u0105\u0142, tylko nieliczne podmioty z niego korzysta\u0142y). Jednak w projektowanych postanowieniach umowy w post\u0119powaniach zam\u00f3wieniowych opcja przekazywania faktur przez PEF teoretycznie powinna pozosta\u0107. Bo przecie\u017c podmioty, dla kt\u00f3rych KSeF nie b\u0119dzie obowi\u0105zkowy, b\u0119d\u0105 mia\u0142y prawo z niego korzysta\u0107 (np. wspomniane podmioty zagraniczne – rzeczona ustawa jest przecie\u017c implementacj\u0105 dyrektywy 2014\/55\/UE), a zamawiaj\u0105cy wci\u0105\u017c ma obowi\u0105zek odbierania faktur z\u0142o\u017conych t\u0105 drog\u0105. Czy jednak w praktyce kiedykolwiek zamawiaj\u0105cy zobaczy jeszcze faktur\u0119 w swojej skrzynce PEF? Szanse na to spad\u0142y w\u0142a\u015bnie praktycznie do zera.<\/p>\n\n\n\n