Ustawa wymaga od zamawiaj\u0105cych, aby dokumentacj\u0119 post\u0119powania przechowywa\u0107 przez 4 lata od zako\u0144czenia post\u0119powania, ale nie kr\u00f3cej ni\u017c okres realizacji umowy. Zdarzaj\u0105 si\u0119 regulacje wymagaj\u0105ce okres\u00f3w jeszcze d\u0142u\u017cszych. W przypadku papier\u00f3w problem jest umiarkowany (a przynajmniej taki, do kt\u00f3rego przez lata przywykli\u015bmy) – po prostu trzeba mie\u0107 w nich porz\u0105dek i znale\u017a\u0107 miejsce na ich sensowne sk\u0142adowanie. W przypadku dokument\u00f3w elektronicznych problemy s\u0105 w\u0142a\u015bciwie podobne. Tyle tylko, \u017ce owo „miejsce” nabiera innego charakteru, nieco bardziej metaforycznego. A opr\u00f3cz tego, \u017ce nale\u017cy przechowywa\u0107 sam dokument, nale\u017cy tak\u017ce odpowiednio dokumentowa\u0107 jak i kiedy dokument wp\u0142yn\u0105\u0142.<\/p>\n
W dobie post\u0119powa\u0144 elektronicznych prowadzonych przez odpowiednie platformy nabiera to szczeg\u00f3lnego znaczenia. Je\u015bli zamawiaj\u0105cy pos\u0142uguje si\u0119 miniportalem wszystko ma w zasadzie w swojej skrzynce ePuap. I dokumenty b\u0119d\u0105 tam, dop\u00f3ki ich stamt\u0105d nie usunie, wystarczy zatem ich nie usuwa\u0107 (cho\u0107 trudno m\u00f3wi\u0107 o tym, aby da\u0142o si\u0119 je w sensowny spos\u00f3b uporz\u0105dkowa\u0107). Pozostaje oczywi\u015bcie reszta dokumentacji, kt\u00f3r\u0105 archiwizuje si\u0119 tak jak dotychczas.
\n<\/p>\n
Cz\u0119\u015b\u0107 zamawiaj\u0105cych stawia jednak na rozwi\u0105zania nieco bardziej kompleksowe ni\u017c miniportal. I tu pojawia si\u0119 dodatkowy haczyk. Aby z nich korzysta\u0107, zawieraj\u0105 umowy z podmiotami komercyjnymi. Umowy te zapewne we wszystkich przypadkach s\u0105 skonstruowane na zasadzie: p\u0142acisz to dostajesz, nie p\u0142acisz to nie masz. C\u00f3\u017c to oznacza w praktyce? Ot\u00f3\u017c ryzyko, \u017ce je\u015bli zamawiaj\u0105cy w pewnym momencie przestanie p\u0142aci\u0107 abonament za korzystanie z platformy, straci tak\u017ce i dost\u0119p do zgromadzonych na niej danych. <\/p>\n
Warto zatem przy negocjowaniu umowy z dostawc\u0105 takiego rozwi\u0105zania zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na ten drobiazg. I zawrze\u0107 w umowie zapis zobowi\u0105zuj\u0105cy owego dostawc\u0119 do przechowywania danych przez okre\u015blony czas od daty zako\u0144czenia umowy i do zapewnienia zamawiaj\u0105cemu dost\u0119pu do nich – jakiego\u015b „biernego” konta, kt\u00f3re nie pozwoli ju\u017c na prowadzenie nowych post\u0119powa\u0144, ale wy\u0142\u0105cznie na dost\u0119p do danych historycznych, aby spe\u0142ni\u0107 wymagania art. 97 Pzp i w razie potrzeby zajrze\u0107 do tych akt albo pokaza\u0107 je kontroluj\u0105cemu. Bo kto wie, mo\u017ce za jaki\u015b czas UZP uraczy nas tak doskona\u0142ym rozwi\u0105zaniem, \u017ce wszyscy si\u0119 na niego przesi\u0105dziemy ;)<\/p>\n
Ps. By\u0107 mo\u017ce s\u0105 tacy dostawcy, kt\u00f3rzy oferuj\u0105 to sami z siebie. Gdy sam dokonywa\u0142em wyboru platformy, to nie by\u0142 kluczowy element, na kt\u00f3ry zwraca\u0142em uwag\u0119 przy por\u00f3wnywaniu ofert (kierowa\u0142em si\u0119 raczej intuicyjno\u015bci\u0105 systemu dla wykonawcy), ale gdy przysz\u0142o do ustalania warunk\u00f3w umowy z tym, kt\u00f3ry wypad\u0142 w mojej ocenie najlepiej, i nie znalaz\u0142em w proponowanym wzorze umowy stosownego postanowienia, jego wprowadzenie by\u0142o dla mnie warunkiem sine qua non :)<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Ustawa wymaga od zamawiaj\u0105cych, aby dokumentacj\u0119 post\u0119powania przechowywa\u0107 przez 4 lata od zako\u0144czenia post\u0119powania, ale nie kr\u00f3cej ni\u017c okres realizacji umowy. Zdarzaj\u0105 si\u0119 regulacje wymagaj\u0105ce okres\u00f3w jeszcze d\u0142u\u017cszych. W przypadku papier\u00f3w problem jest umiarkowany (a przynajmniej taki, do kt\u00f3rego przez lata przywykli\u015bmy) – po prostu trzeba mie\u0107 w nich porz\u0105dek i znale\u017a\u0107 miejsce na ich […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[122],"tags":[132],"class_list":["post-4638","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-dokumentacja","tag-132"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/4638","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=4638"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/4638\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4641,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/4638\/revisions\/4641"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=4638"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=4638"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=4638"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}