Nie trzeba chyba \u017cadnemu z czytelnik\u00f3w m\u00f3wi\u0107 o tym, \u017ce post\u0119powania o zam\u00f3wienie publiczne ciesz\u0105 si\u0119 du\u017c\u0105 doz\u0105 formalizmu. Zamawiaj\u0105cy wzywa do czego\u015b wykonawc\u0119, odpowiada na pytania – co do zasady czyni to za pomoc\u0105 s\u0142owa pisanego. Wykonawca jest zmuszany do sk\u0142adania szeregu dokument\u00f3w, najcz\u0119\u015bciej wci\u0105\u017c w formie papierowej. Zamawiaj\u0105cy dokumentuje swoje czynno\u015bci prowadz\u0105c protok\u00f3\u0142 post\u0119powania wed\u0142ug wzoru okre\u015blonego w odpowiednim rozporz\u0105dzeniu. Zreszt\u0105, d\u0142ugo by m\u00f3wi\u0107.<\/p>\n
Opisane wy\u017cej sytuacje wynikaj\u0105 mniej lub bardziej bezpo\u015brednio z przepis\u00f3w. Przepisy maj\u0105 bowiem dwa cele, kt\u00f3re na poz\u00f3r s\u0105 sprzeczne: z jednej strony umo\u017cliwienie racjonalnego wydatkowania pieni\u0119dzy, ale z drugiej umo\u017cliwienie kontroli nad tym wydatkowaniem (i to nie tylko kontroli w rozumieniu czynno\u015bci odpowiednich organ\u00f3w, ale tak\u017ce takiej przejrzysto\u015bci, kt\u00f3ra umo\u017cliwi\u0142aby wykonawcom nadz\u00f3r nad czynno\u015bciami zamawiaj\u0105cego). Biurokracja jest zatem nie do unikni\u0119cia, bo ten drugi cel jest mo\u017cliwy do realizacji tylko wtedy, je\u015bli czynno\u015bci stron post\u0119powania s\u0105 odpowiednio udokumentowane. Cz\u0119sto jednak bywa tak, \u017ce tej biurokracji bywa wi\u0119cej ni\u017c wynika do z przepis\u00f3w. Albo tak, \u017ce jedna strona nie pami\u0119ta o tym, \u017ce biurokracja po drugiej stronie spowalnia podejmowanie okre\u015blonych czynno\u015bci.
\n<\/p>\n
Gdzie zdarza si\u0119 biurokracja ponad wymogi okre\u015blone w przepisach? Zwykle po stronie zamawiaj\u0105cych (cho\u0107 i czasami wykonawcy maj\u0105 tu swoje za uszami). Spotka\u0142em si\u0119 z zamawiaj\u0105cymi, kt\u00f3rzy nie mogli kroku zrobi\u0107 bez wype\u0142nienia okre\u015blonego papierka i zebrania pod nim okre\u015blonej (niema\u0142ej liczby podpis\u00f3w). Spotka\u0142em si\u0119 z zamawiaj\u0105cymi, u kt\u00f3rych komisja obraduj\u0105c nie tylko spisywa\u0142a jak\u0105\u015b notatk\u0119 ze swojego spotkania, ale tak\u017ce sporz\u0105dza\u0142a odr\u0119bne pisma z wnioskami do kierownika zamawiaj\u0105cego o podj\u0119cie okre\u015blonych decyzji. Jak to t\u0142umaczy\u0107? C\u00f3\u017c, patrz\u0105c na ten ostatni przyk\u0142ad – komisja oczywi\u015bcie nie jest zwykle cia\u0142em, kt\u00f3re mog\u0142oby podejmowa\u0107 decyzje, ale to ona tak naprawd\u0119 pastwi si\u0119 nad problemem, z kolei kierownik zamawiaj\u0105cego podejmuje swoj\u0105 decyzj\u0119 zazwyczaj opieraj\u0105c si\u0119 na tym, co podpowiada komisja. Komisja chce zatem w protokole uzasadni\u0107 swoje decyzje, a pisemko kieruje do kierownika, aby ten wiedzia\u0142, co ma zrobi\u0107 i mia\u0142 na czym nabazgra\u0107 „zgoda”.<\/p>\n
Problem w tym, \u017ce taka „zgoda” jest niepotrzebna. Wystarczy, \u017ce komisja pod\u0142o\u017cy kierownikowi odpowiednie pisma do podpisu (specyfikacje, wezwanie, informacje o wyborze czy uniewa\u017cnieniu) – podpisanie tych dokument\u00f3w oznacza w praktyce podj\u0119cie odpowiedniej decyzji. Mno\u017cenie kolejnych papierk\u00f3w jest mno\u017ceniem byt\u00f3w ponad potrzeb\u0119. No, jakie\u015b notatki ze spotka\u0144 komisji czasami mog\u0105 si\u0119 przyda\u0107 – bo to b\u0119dzie jedyne miejsce, w kt\u00f3rym zamawiaj\u0105cy b\u0119dzie wyja\u015bnia\u0142, uzasadnia\u0142 motywy swojego post\u0119powania. A czasami nawet najbardziej oczywiste motywy po jakim\u015b czasie ulegaj\u0105 zapomnieniu – podczas gdy ich wyja\u015bnienie mo\u017ce by\u0107 potrzebne. Oczywi\u015bcie, mo\u017cna to za\u0142atwi\u0107 tak\u017ce w inny spos\u00f3b, w\u0142a\u015bciwie dowolny, byleby wiedza w organizacji pozosta\u0142a.<\/p>\n
Tak czy owak, droga od komisji do kierownika zawsze zabiera chocia\u017c chwil\u0119 czasu. Jak ten czas zminimalizowa\u0107? Skracaj\u0105c drog\u0119, co mo\u017cna zrobi\u0107 na r\u00f3\u017cne sposoby. Niekiedy warto po prostu delegowa\u0107 uprawnienia kierownika, przynajmniej w tym mniej istotnym zakresie – np. na c\u00f3\u017c komu podpis kierownika pod og\u0142oszeniem o udzieleniu zam\u00f3wienia, skoro jego tre\u015b\u0107 wynika wprost z wcze\u015bniejszych czynno\u015bci zamawiaj\u0105cego. Albo na c\u00f3\u017c komu podpis kierownika pod udost\u0119pnieniem informacji o post\u0119powaniu wykonawcy, skoro t\u0119 informacj\u0119 nale\u017cy udost\u0119pnia\u0107 niezw\u0142ocznie. Oczywi\u015bcie, wiele tu zale\u017cy od organizacji instytucji. Im wi\u0119ksza, tym wi\u0119ksza zazwyczaj biurokracja (i jest to zale\u017cno\u015b\u0107 – mam wra\u017cenie – nienaruszalna). Ale warto czasami zastanowi\u0107 si\u0119 nad problemami i poszuka\u0107 ich rozwi\u0105zania. Warto tak\u017ce raczej dopasowywa\u0107 organizacj\u0119 do problem\u00f3w, a nie pi\u0119trzy\u0107 problemy z powodu takiej a nie innej organizacji.<\/p>\n
Zamawiaj\u0105cy niezwykle cz\u0119sto zapominaj\u0105 tak\u017ce o tym, \u017ce biurokracja nie ogranicza si\u0119 wy\u0142\u0105cznie do nich. Oczywi\u015bcie, po stronie wykonawc\u00f3w zwykle bywa jej mniej. Spos\u00f3b dzia\u0142ania licznych zamawiaj\u0105cych wymusza na nich takie organizowanie swoich struktur, aby dzia\u0142a\u0107 sprawnie i szybko. Wszak to zamawiaj\u0105cy w tym biznesie wyznaczaj\u0105 terminy dla poszczeg\u00f3lnych czynno\u015bci, cz\u0119sto szalenie kr\u00f3tkie. Mimo to warto, aby zamawiaj\u0105cy niekiedy pomy\u015bleli o tym, \u017ce tak\u017ce u wykonawc\u00f3w niekiedy trzeba uzyska\u0107 zgod\u0119 kilku os\u00f3b na okre\u015blone decyzje. Chocia\u017cby wtedy gdy mamy do czynienia z konsorcjum kilku firm, albo gdy po prostu w gr\u0119 wchodz\u0105 du\u017ce pieni\u0105dze. I to znowu\u017c oznacza, \u017ce ustalaj\u0105c odpowiednie terminy trzeba przyj\u0105\u0107 margines bezpiecze\u0144stwa w\u0142a\u015bnie na takie okoliczno\u015bci.<\/p>\n
Biurokracja to nie tylko zamawiaj\u0105cy i wykonawcy. Cz\u0119sto wp\u0142yw na post\u0119powanie ma tak\u017ce biurokracja po stronie os\u00f3b trzecich. Przyk\u0142adem mog\u0105 by\u0107 banki czy ubezpieczyciele wystawiaj\u0105cy gwarancje wadialne czy zabezpieczenia. To te\u017c nie jest temat, kt\u00f3ry zawsze mo\u017cna za\u0142atwi\u0107 „od r\u0119ki”. Tak\u017ce i tutaj trzeba czasami przej\u015b\u0107 przez kilka szczebelk\u00f3w w hierarchii aby uzyska\u0107 odpowiedni\u0105 decyzj\u0119. O czym powinni pami\u0119ta\u0107 cho\u0107by zamawiaj\u0105cy na ostatni\u0105 chwil\u0119 \u017c\u0105daj\u0105cy przed\u0142u\u017cenia terminu zwi\u0105zania ofert\u0105 wraz z przed\u0142u\u017ceniem wadium…<\/p>\n
Biurokracja jest jaka jest. W jakiej\u015b cz\u0119\u015bci niestety w zam\u00f3wieniach niezb\u0119dna, ale na pewno s\u0105 takie jej elementy, bez kt\u00f3rych da\u0142oby si\u0119 oby\u0107. Warto pr\u00f3bowa\u0107 te zb\u0119dne elementy identyfikowa\u0107 i zmienia\u0107, ale trzeba te\u017c o tej biurokracji pami\u0119ta\u0107 i przewidywa\u0107 jej skutki.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Nie trzeba chyba \u017cadnemu z czytelnik\u00f3w m\u00f3wi\u0107 o tym, \u017ce post\u0119powania o zam\u00f3wienie publiczne ciesz\u0105 si\u0119 du\u017c\u0105 doz\u0105 formalizmu. Zamawiaj\u0105cy wzywa do czego\u015b wykonawc\u0119, odpowiada na pytania – co do zasady czyni to za pomoc\u0105 s\u0142owa pisanego. Wykonawca jest zmuszany do sk\u0142adania szeregu dokument\u00f3w, najcz\u0119\u015bciej wci\u0105\u017c w formie papierowej. Zamawiaj\u0105cy dokumentuje swoje czynno\u015bci prowadz\u0105c protok\u00f3\u0142 […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[12],"tags":[52],"class_list":["post-2447","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-zamowienia-z-innej-strony","tag-z-innej-strony"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2447","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=2447"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2447\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2451,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2447\/revisions\/2451"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=2447"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=2447"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=2447"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}