Jedyn\u0105 czynno\u015bci\u0105 w post\u0119powaniu, kt\u00f3rej zmieni\u0107 ani powt\u00f3rzy\u0107 si\u0119 nie da, jest otwarcie ofert. Co wi\u0119cej, musi odby\u0107 si\u0119 w oznaczonym czasie i miejscu, cho\u0107 te mo\u017cna z wyprzedzeniem zmienia\u0107 i przesuwa\u0107. I jest tak\u017ce jedyn\u0105 czynno\u015bci\u0105 w ka\u017cdym post\u0119powaniu, podczas kt\u00f3rej dochodzi do do\u015b\u0107 naturalnego kontaktu z wykonawcami. St\u0105d u os\u00f3b, kt\u00f3re rzadziej maj\u0105 z zam\u00f3wieniami do czynienia, szczeg\u00f3lnie po stronie zamawiaj\u0105cych, budzi niekiedy odrobin\u0119 obawy. Zw\u0142aszcza, \u017ce w ustawie o otwarciu ofert napisano niewiele.<\/p>\n
Sam uczestniczy\u0142em w wielkiej ilo\u015bci takich imprez i do\u015bwiadczy\u0142em najr\u00f3\u017cniejszych sposob\u00f3w post\u0119powania. Od kr\u00f3tkiego spotkania na stoj\u0105co przy biurku w sekretariacie po niemal\u017ce uroczysto\u015bci. Od za\u0142atwiania tego w dwie minuty do d\u0142ugich posiedze\u0144, na kt\u00f3rych zamawiaj\u0105cy opisuje histori\u0119 post\u0119powania z podaniem wszelkich dat, numer\u00f3w i nazwisko lub sprawdza w obecno\u015bci wykonawc\u00f3w wp\u0142acone wadia, a nawet dokumenty za\u0142\u0105czane do ofert. Nie wspominaj\u0105c o dodatkowych atrakcjach dostarczanych niekiedy przez uczestnicz\u0105cych w otwarciu przedstawicieli wykonawc\u00f3w czy go\u015bci…
\n<\/p>\n
Dzisiejszy tekst b\u0119dzie zatem na po\u0142y edukacyjny, a na po\u0142y na m\u00f3j w\u0142asny u\u017cytek – zdarza\u0142o mi si\u0119 ju\u017c kilkakrotnie opisywa\u0107 t\u0119 procedur\u0119 w mailach do os\u00f3b, kt\u00f3re dot\u0105d nie by\u0142y odpowiedzialne za takie rzeczy i chcia\u0142y wiedzie\u0107, co maj\u0105 robi\u0107, aby nie pope\u0142nia\u0107 nadmiernych b\u0142\u0119d\u00f3w. Wi\u0119c po kolei.<\/p>\n
Przede wszystkim par\u0119 dni przed terminem sk\u0142adania ofert warto uczuli\u0107 osob\u0119 przyjmuj\u0105c\u0105 oferty o prawid\u0142owym z nimi post\u0119powaniu. Owo prawid\u0142owe post\u0119powanie nie jest skomplikowane, wa\u017cne jest przede wszystkim, aby oferty przypadkiem za wcze\u015bnie nie otworzy\u0107 (co oznacza tak\u017ce nieco podejrzliwe traktowanie nieopisanych przesy\u0142ek, kt\u00f3re takimi ofertami mog\u0105 by\u0107), a tak\u017ce kontrolowa\u0107 godzin\u0119 sk\u0142adania tych ofert (zwyczaj zapisania gdzie\u015b godziny z\u0142o\u017cenia od czasu do czasu mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 nie tak\u0105 znowu zbyt wielk\u0105 nadgorliwo\u015bci\u0105). Samo otwarcie powinno odby\u0107 si\u0119 w miejscu i o godzinie podanej w siwz – ale je\u015bli otwarcie op\u00f3\u017ani si\u0119 kwadrans czy zostanie przeniesione do innej sali (wa\u017cne jednak, aby wtedy zadba\u0107 o odpowiednie przekierowanie potencjalnych go\u015bci), nie b\u0119dzie wielkiej zbrodni.<\/p>\n
Popularnym wynalazkiem jest lista obecno\u015bci na otwarciu ofert, jednak zbieranie informacji o tym, kto by\u0142 obecny na otwarciu w zasadzie jest do niczego nikomu niepotrzebne. Dla potomnych jednak warto dokumentowa\u0107, kto ze strony zamawiaj\u0105cego odpowiada\u0142 za otwarcie ofert. Zwykle jest to komisja (w ca\u0142o\u015bci lub cz\u0119\u015bci), jednak czasami przyczyny losowe sprawiaj\u0105, \u017ce trudno jest w oznaczonym terminie usadzi\u0107 jej cz\u0142onk\u00f3w w odpowiednim miejscu. Otwarcie jednak odby\u0107 si\u0119 musi – nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokona\u0142y go inne osoby ze strony zamawiaj\u0105cego. Warto by by\u0142a to wi\u0119cej ni\u017c jedna takie osoby, zw\u0142aszcza, gdy na otwarciu nie ma go\u015bci lub pojawi\u0142 si\u0119 tylko jeden wykonawca. Wypada tak\u017ce przedstawi\u0107 osoby otwieraj\u0105ce oferty innym uczestnikom otwarcia.<\/p>\n
Informacji na otwarciu ofert wykonawcy nie otrzymuj\u0105 zbyt wiele. Pierwsz\u0105, przed fizycznym otwarciem jakiejkolwiek oferty, jest wysoko\u015b\u0107 kwoty, jak\u0105 zamawiaj\u0105cy zamierza przeznaczy\u0107 na sfinansowanie zam\u00f3wienia. Je\u015bli dopuszczone jest sk\u0142adanie ofert cz\u0119\u015bciowych, podaje si\u0119 tak\u0105 kwot\u0119 dla ka\u017cdej cz\u0119\u015bci (nawet je\u015bli zamawiaj\u0105cy mo\u017ce dowolnie przerzuca\u0107 pieni\u0105dze mi\u0119dzy cz\u0119\u015bciami, warto to zrobi\u0107, na wypadek gdyby suma cen z najkorzystniejszych ofert przekroczy\u0142a t\u0119 kwot\u0119 – nie b\u0119dzie w\u00f3wczas problem\u00f3w z ustaleniem, na kt\u00f3r\u0105 cz\u0119\u015b\u0107 brakuje pieni\u0119dzy). Co ciekawe, projektowana nowelizacja w obecnym kszta\u0142cie usuwa obowi\u0105zek podawania tej kwoty, nakazuje jednak j\u0105 uwzgl\u0119dnia\u0107 w informacji z otwarcia… <\/p>\n
Po podaniu tej kwoty zamawiaj\u0105cy otwiera oferty i podaje podstawowe informacje w nich zawarte. Po pierwsze, kto z\u0142o\u017cy\u0142 ofert\u0119 (przy czym warto korzysta\u0107 tu z formularza oferty, a nie z tego, co znajduje si\u0119 na zewn\u0105trz koperty – nieraz zdarza\u0142o mi si\u0119 widzie\u0107 przypadki zapomnienia o podaniu, \u017ce ofert\u0119 z\u0142o\u017cy\u0142o konsorcjum), a po drugie – na jakich warunkach. Ustawa nakazuje w tym wypadku podanie ceny, terminu wykonania, okresu gwarancji, terminu p\u0142atno\u015bci wynikaj\u0105cych z ofert. Jednak w wi\u0119kszo\u015bci wypadk\u00f3w podawanie tych akurat element\u00f3w w komplecie na otwarciu nie ma sensu, s\u0105 one bowiem z g\u00f3ry i na sztywno ustalone przez zamawiaj\u0105cego. Niepotrzebne jest zatem wymaganie ich wpisywania przez wykonawc\u0119 do ofert (pojawia si\u0119 wy\u0142\u0105cznie dodatkowe ryzyko b\u0142\u0119du i zwi\u0105zanych z tym k\u0142opot\u00f3w), ani odczytywanie ich na otwarciu. Natomiast warto odczyta\u0107 inne dane potrzebne do oceny ofert, zale\u017cnie od postawionych kryteri\u00f3w, o ile – z przyczyn technicznych – jest to mo\u017cliwe do wykonania. Nie uda si\u0119 przeczyta\u0107 wielostronicowej koncepcji zrealizowania zam\u00f3wienia, ale jedn\u0105 czy kilka liczb – np. wysoko\u015b\u0107 koszt\u00f3w zwi\u0105zanych z eksploatacj\u0105 przedmiotu zam\u00f3wienia – ju\u017c tak. Cen\u0119 i inne parametry liczbowe warto przeczyta\u0107 dwa razy – aby skontrolowa\u0107 mo\u017cliwo\u015b\u0107 przej\u0119zycze\u0144, kt\u00f3re w \u017cyciu od czasu do czasu si\u0119 zdarzaj\u0105. A potem podzi\u0119kowa\u0107 \u0142adnie go\u015bciom i spraw\u0119 zako\u0144czy\u0107. <\/p>\n
Oczywi\u015bcie, zdarza si\u0119, \u017ce nie jest tak \u0142atwo. Czasami padaj\u0105 dodatkowe pytania z sali i przedstawiciele zamawiaj\u0105cego musz\u0105 oceni\u0107, na ile powinni w takim momencie podejmowa\u0107 dyskusj\u0119 z wykonawcami. Czasami w ofertach zdarzaj\u0105 si\u0119 rozmaite kwiatki. Jakie\u015b dopiski przy cenie czy innych parametrach oferowanych (warto je odczyta\u0107), widoczne na pierwszy rzut oka b\u0142\u0119dy (ale otwarcie ofert to nie chwila na poprawianie omy\u0142ek w ofertach, podobnie jak i na dokonywanie wyja\u015bnie\u0144 jej tre\u015bci), albo nieczytelnie wype\u0142nione formularze. W tym ostatnim wypadku, c\u00f3\u017c, \u0142atwo nie jest i warto, aby zamawiaj\u0105cy tak\u0105 ofert\u0119 wykonawcom pokaza\u0142, aby nie podejrzewali zamawiaj\u0105cego o niedozwolone machinacje. Bywa czasami, \u017ce formularza oferty trudno znale\u017a\u0107, albo jest niewype\u0142niony – warto w\u00f3wczas przejrze\u0107 ofert\u0119 w poszukiwaniu niezb\u0119dnych informacji, kt\u00f3re by\u0107 mo\u017ce znajd\u0105 si\u0119 w innym miejscu (np. w dokumencie o innej szacie graficznej).<\/p>\n
Specjalnym przypadkiem komplikacji s\u0105 oferty zamienne lub wycofania ofert. To wymaga nieco wi\u0119cej starania od zamawiaj\u0105cego. Musi zweryfikowa\u0107, czy zmiana lub wycofanie s\u0105 dokonane w spos\u00f3b odpowiedni, aby zdecydowa\u0107, kt\u00f3re dane powinny by\u0107 odczytane. Konieczne jest w tym wypadku zwykle por\u00f3wnanie z tre\u015bci\u0105 pierwotnej czy wycofywanej oferty, cho\u0107by po to, aby ustali\u0107, czy czyni\u0105 to osoby uprawnione. By\u0142o o tym zreszt\u0105 w szponach wi\u0119cej w tek\u015bcie sprzed paru lat<\/a>.<\/p>\n Ju\u017c podczas otwarcia ofert wykonawcy niekiedy chc\u0105 ogl\u0105da\u0107 oferty konkurencji. Zamawiaj\u0105cy powinien co\u015b takiego umo\u017cliwi\u0107 (bior\u0105c pod uwag\u0119 wzgl\u0119dy organizacyjne, czyli cho\u0107by to, aby samo otwarcie ofert si\u0119 zako\u0144czy\u0142o), powinien jednak wcze\u015bniej zweryfikowa\u0107 przynajmniej jedn\u0105 kwesti\u0119 – czy przypadkiem w ofertach nie wyst\u0119puje zastrze\u017cenie tajemnicy przedsi\u0119biorstwa, kt\u00f3rej konkurentowi (przynajmniej na razie) pokaza\u0107 nie mo\u017cna. Oczywi\u015bcie, mo\u017ce si\u0119 ono okaza\u0107 nieskuteczne, ale decyzji w tym wzgl\u0119dzie zamawiaj\u0105cy podejmowa\u0107 na chybcika nie powinien.<\/p>\n Je\u015bli jednak wykonawcy s\u0105 zainteresowani wgl\u0105dem do ofert i wyra\u017caj\u0105 to zainteresowanie ju\u017c na otwarciu, warto, by zamawiaj\u0105cy pomy\u015bla\u0142 o usprawnieniu tego procesu. Zwykle obietnica wykonania skan\u00f3w i niezw\u0142ocznego rozes\u0142ania zainteresowanym mailem spraw\u0119 u\u0142atwia.<\/p>\n Zapisy znajduj\u0105cego si\u0119 obecnie w Sejmie projektu ustawy przewiduj\u0105 dodatkowy obowi\u0105zek zwi\u0105zany z otwarciem ofert – publikowania przez zamawiaj\u0105cego na stronie internetowej informacji z tego otwarcia. Wielu zamawiaj\u0105cych w ten spos\u00f3b post\u0119puje, ale wci\u0105\u017c nie jest to norma. Zapis projektu ustawy to z pewno\u015bci\u0105 krok w dobr\u0105 stron\u0119 (p\u00f3ki nie doczekamy si\u0119 pe\u0142nej informatyzacji zam\u00f3wie\u0144, gdy takie informacje powinny by\u0107 automatycznie ujawniane w momencie, w kt\u00f3rym up\u0142ynie termin sk\u0142adania ofert).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Jedyn\u0105 czynno\u015bci\u0105 w post\u0119powaniu, kt\u00f3rej zmieni\u0107 ani powt\u00f3rzy\u0107 si\u0119 nie da, jest otwarcie ofert. Co wi\u0119cej, musi odby\u0107 si\u0119 w oznaczonym czasie i miejscu, cho\u0107 te mo\u017cna z wyprzedzeniem zmienia\u0107 i przesuwa\u0107. I jest tak\u017ce jedyn\u0105 czynno\u015bci\u0105 w ka\u017cdym post\u0119powaniu, podczas kt\u00f3rej dochodzi do do\u015b\u0107 naturalnego kontaktu z wykonawcami. St\u0105d u os\u00f3b, kt\u00f3re rzadziej maj\u0105 […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[119],"class_list":["post-2173","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-tryby-postepowania","tag-119"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2173","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=2173"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2173\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2174,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/2173\/revisions\/2174"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=2173"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=2173"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.wszponachzamowien.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=2173"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}