Wiadomo – umowa o zamówienie publiczne musi być umową pisemną. Czyli podpisana odręcznie albo kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. A właściwie „lub”, a nie „albo”, bo przecież może też być forma mieszana (zdarza się, że jedna strona podpisze na papierze, a druga elektronicznie). Sama czynność podpisania umowy bywa traktowana przez zamawiających rozmaicie, a nierzadko zdarza się (choć może rzadziej niż w danych czasach), że zamawiający lubią wyznaczyć termin na podpisanie umowy i zażyczyć sobie przyjazdu pełnomocnika wykonawcy do swojej siedziby.

Z czego to wynika? Cóż, czasami z próżności – pewien znajomy do dziś wspomina, jak jako pełnomocnik wykonawcy jechał z Krakowa pod granicę z obwodem kaliningradzkim, aby wraz z tamtejszym burmistrzem w blasku reflektorów lokalnej prasy podpisać umowę (dwa dni stracone, samo wykonanie zamówienia żadnej fizycznej obecności nie wymagało). Natomiast chyba częściej z ostrożności – bo wykonawcy też bez grzechu nie są i czasami podpisanie umowy przeciągają ponad miarę. Niekiedy po to, by po prostu zyskać na czasie, a niekiedy – choć na pewno rzadko – dlatego, że zastanawiają się, czy z całego biznesu się nie wycofać (a wiadomo, że najlepiej wycofać się, gdy minie termin związania ofertą).

Jeśli zamawiający w takiej sytuacji pierwszy podpisał umowę i wysłał ją do wykonawcy, faktycznie w takim przypadku ma problem. Wszak nie wiadomo kiedy i jak wykonawca swój podpis złoży. A gdy to zrobi, będzie dysponował podpisanym egzemplarzem umowy, a zamawiający nie. Rodzi się niepewność, co dalej, czy można uznać, że ktoś się uchylił od podpisania, wybierać kolejnego. Nawet jak wyznaczy się termin na odesłanie podpisanej umowy i ten upłynie, i tak nie ma pewności, czy za kilka dni czy tygodni wykonawca jednak nie prześle podpisanej umowy. Ważna ona będzie czy nie?

Cóż, zmuszanie wykonawcy, aby fizycznie pojawił się u zamawiającego nie jest zbyt miłe. Odgórne wyznaczanie terminu komuś, kto może mieć inne swoje plany – tym bardziej. Szczególnie w czasach przesyłek kurierskich i poczty elektronicznej, które pozwalają załatwić sprawę całkiem sprawnie (w przypadku elektronicznego podpisywania umowy – w ciągu jednego dnia). Jak jednak radzić sobie z tymi obawami zamawiających, jak zapobiec uchylaniu się czy spowalnianiu przez wykonawców podpisania umowy?

Cóż, w zdecydowanej większość przypadków sprawa jest prosta. Niezależnie od formy obu stronom zależy na tym aby umowę podpisać. Wystarczy dogadać się, choćby przez telefon, i sprawę się załatwia, w taki czy inny sposób, jak obu stronom jest wygodniej. Jak jednak zamawiający może się zabezpieczyć „na wszelki wypadek” nie przeginając w zakresie presji na wykonawcę? Cóż, najprościej (choć nie w każdej sytuacji) jest wysyłać umowę wykonawcy do podpisania jako pierwszemu. Jeśli sprawa nie idzie tak jak trzeba, można napisać dodatkowo wyznaczając termin na odesłanie podpisanej umowy. Wówczas to zamawiający ma kontrolę nad procesem podpisywania, a brak umowy w terminie może być uznany za uchylenie się od jej podpisania…