O udostępnianiu dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego można pisać sporo, w szczególności o różnych przykrych praktykach zamawiających, ale też i o bezsensownych przepisach (i w „szponach” temat się już kilka razy przewijał, ostatni raz chyba przed trzema laty na kanwie nieszczęsnego art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp). Dziś będzie o drobnym, praktycznym zagadnieniu. Mianowicie o § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołu postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przepis ten stanowi, że udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do niego odbywa się „w oryginale lub kopii”. Ta kopia odrobinę może dziwić, skoro mamy dziś zamówienia w pełni elektroniczne, w których przepływ dokumentów właściwie nie wychodzi poza środki komunikacji elektronicznej, a i ten sam § 5 (tyle że w ust. 2) wskazuje, że udostępnienie tegoż protokołu następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wydawałoby się zatem, że nic bardziej oczywistego – ten sam plik (istniejący, złożony, wysłany w formie elektronicznej) należy osobie zainteresowanej na wniosek udostępnić.

Pojawiają się jednak dwa drobne „ale”. Pierwsze dotyczy sytuacji, w której oryginał dokumentu jednak postaci elektronicznej nie posiada. Wszak ustawa pozwala zamawiającemu na ustanawianie wyjątków od komunikacji elektronicznej. Udostępnienie kopii załączniku do protokołu w postaci kopii ma zatem wówczas sens (choć niekiedy nie będzie możliwe, jeśli przestaniemy mówić o papierze, a zaczniemy o próbkach – na szczęście wówczas można obejrzeć owe załączniki na miejscu z przyczyn o charakterze technicznym).

Drugie „ale” pojawia się w sytuacji, w której udostępnieniu nie może podlegać cały dokument złożony przez wykonawcę – najczęściej z powodu objęcia jego treści tajemnicą przedsiębiorstwa (choć nie tylko, bo po upływie terminu na wniesienie odwołania może się okazać konieczne także utajnianie niektórych danych osobowych – zgodnie z art. 18 ust. 6 Pzp – albo zastrzeżone będą inne informacje – zgodnie z art. 18 ust. 5 Pzp). Oczywiście, ideałem byłoby, gdyby wykonawcy składając plik i wskazując, że tylko jego część stanowi tajemnicę, złożyli dwa pliki: jeden pełny, a drugi ograniczony do części jawnej. Jednak tak dzieje się rzadko (i trudno odrzucać z tego powodu oferty). Jednak czasami nie tylko od wykonawcy zależy, co stanowi tajemnicę, a co nie – przecież zamawiający zastrzeżenie tajemnicy ocenia i może zdecydować o jej zniesieniu, niekiedy tylko w odniesieniu do części dokumentu. I wówczas już wykonawca nie pomoże, choćby nawet zachowywał się najlepiej.

Cóż, co z tym zrobić? Pozostaje, aby zamawiający zaingerował w treść przekazywanego dokumentu i ukrył informacje, które tajemnicą są/pozostały po weryfikacji. Ale w praktyce oznacza to, że oryginału dokumentu nie przekażemy, a każda modyfikacja dokumentu spowoduje brak możliwości zweryfikowania podpisu. Udostępnienie kopii dokumentu nastąpi zatem zgodnie z rozporządzeniem (w formie kopii), z zachowaniem interesu wykonawcy dokument przedstawiającego (z zastrzeżoną tajemnicą), ale uniemożliwi osobie wnioskującej o taki dokument sprawdzenie, czy prawidłowo został podpisany. W tej sytuacji rozwiązania idealnego nie ma, a chyba najbliższym ideału jest dołączenie do takiego dokumentu stosownego wyjaśnienia (dlaczego jest to kopia) oraz dokumentu potwierdzającego weryfikację podpisów, którymi oryginał opatrzono.

W ten sposób powinien także zachować się zamawiający, który w ogóle zdecyduje się na udostępnienie kopii, a nie oryginałów – bez powodu. Choć szczerze mówiąc trudno byłoby mi zrozumieć takie postępowanie, bo oznaczałoby dołożenie sobie przez zamawiającego dodatkowej, a bezsensownej roboty.