O formularzu oferty w e-zamówieniach

O e-zamówieniach pisałem już w szponach kilkakrotnie. Jednym z głównych wynalazków, które w nich krytykowałem była informacja o złożonych ofertach wysyłana do Prezesa UZP* – w początkowym okresie niepowiązana z żadnym innym elementem systemu, niepozwalająca na ponowne wykorzystanie wprowadzonych do e-zamówień informacji (nie pobierała nawet danych zamawiającego). W tamtym tekście, z marca 2021, wspominałem, że byłoby fajnie, aby jednak takie dane się w nim pojawiały, przynajmniej z formularzy ofert.

Na formularze ofert przyszło nam trochę poczekać. Ale w końcu się pojawiły i w końcu informacja o złożonych ofertach zaczęła być z czymś w tym systemie powiązana. Zaczęła pobierać informacje z formularzy ofert składanych przez wykonawców. I wszystko byłoby pięknie i miałoby fantastyczny sens (zwłaszcza, że połączono z tym także generowanie informacji z otwarcia ofert), gdyby nie same te formularze ofert, których przygotowanie przez zamawiających i wypełnienie przez wykonawców nie jest zadaniem łatwym, a korzyść z ponownego wykorzystania informacji zamienia się w pułapkę.

Zaczyna się już po stronie zamawiającego, który przebija się przez kilka stron opcji do wyboru, w zdecydowanej większości kompletnie niepotrzebnych (bo trudno zrozumieć, po co w formularzu oferty wykonawca ma na przykład zaznaczać, czy składa wraz z formularzem oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, czy nie). A gdy próbuje nieco skomplikować pola formularza powiązane z kryteriami oceny ofert, okazuje się, że po zapisaniu wersji roboczej i powrocie po jakimś czasie do dokumentu, ten element formularza musi przygotowywać od zera…

Nie lepiej ma wykonawca, który musi sobie radzić z polami formularza, które nie zawsze są do końca zrozumiale sformułowane. Pół biedy, jeśli zamawiający podchodzi do tematu zdroworozsądkowo i nawet jeśli wykonawca nie wypełni jakiegoś pola dotyczącego oświadczenia, lekceważy ten brak widząc, że inne dokumenty złożone wraz z ofertą potwierdzają to co mają potwierdzać. Niektóre tematy zresztą wręcz kuszą wykonawców do odpowiedzi, które raczej nie mają sensu (choćby to o odwrócony podatek VAT, czego wykonawcy często nie rozumieją).

Na dodatek przy okazji czają się pułapki. Niejeden raz widziałem formularze ofert, w których nie pojawiała się cena wyrażona cyframi – biorąc pod uwagę liczbę takich przypadków trudno mi wierzyć tutaj w błąd wykonawców, prędzej w jakiś błąd wykonawców, ewentualnie w jakiś wymóg systemowy, który jest kompletnie nieintuicyjny. Na szczęście, w większości tych przypadków oferta zawierała także wygenerowaną (miejmy nadzieję, że prawidłowo) cenę słownie. Ale już taki przypadek powodował, że ponowne wykorzystanie informacji zawartych w tym formularzu stawało się niemożliwe.

Podobne problemy z ponownym wykorzystaniem informacji powodują inne drobiazgi. Zmiana nazwy pliku formularza przez wykonawcę (a pamiętajmy, że niekiedy nie jest to celowe – niektóre programy do składania podpisów kwalifikowanych mają opcję automatycznego dodawania elementów wskazujących na podpis do nazwy pliku) – i już system ma problem z ofertą. Jakiś znak specjalny w formularzu – i znowu się buntuje. Już nie wspomnę o tym, że po każdym otwarciu pliku formularza oferty program pyta się o to, czy zapisać zmiany, nawet jeśli żadnych zmian nie wprowadzono – i jeśli kliknie się opcję „tak”, okazuje się, że likwiduje wszelkie wprowadzone wcześniej podpisy (co zrozumiałe byłoby przy wprowadzeniu zmian, ale nie wtedy, gdy tylko się go przegląda). Tyle szczęścia, że nie nadpisuje oryginalnego pliku, ale proponuje zapisanie kopii…

Słowem: systemowy formularz oferty jest uciążliwy w przygotowywaniu i wypełnianiu, nieprzejrzysty i nieintuicyjny. Miał pomagać, a mam wrażenie, że częściej przeszkadza. Wykonawca, z którym ostatnio zdarzyło mi się zgadać (akurat z osobą odpowiedzialną za przygotowanie „techniczne” ofert) stwierdził, że e-zamówienia są całkiem niezłe, ale cieszy się, jeśli zamawiający z formularza systemowego rezygnują. Z kolei zamawiający, z którym współpracuję, i który systemowego formularza oferty w e-zamówieniach początkowo też używał, właśnie z niego zrezygnował – bo był uciążliwy, utrudniał wykonawcom uczestnictwo w przetargu, a korzyści dawał niewielkie.

Co ciekawe, gdy spojrzeć do pomocy w e-zamówieniach, o postępowaniu bez użycia systemowego formularza oferty znajdziemy tam niewiele informacji. W całych tych obszernych zasobach znalazłem tylko jedną odpowiedź na pytanie, gdzieś w FAQ: „Jeżeli Zamawiający nie udostępnił interaktywnego formularza ofertowego generowanego z Platformy e-Zamówienia, pojawi się komunikat o treści: Postępowanie nie posiada opublikowanego formularza do tego etapu postępowania. Plik nie jest poprawnym formularzem interaktywnym wygenerowanym na Platformie. Należy wybrać opcję: Tak, chcę kontynuować i przejść do dalszego etapu składania oferty.”

Cóż, bliższych instrukcji, jak przeprowadzić takie postępowanie bez formularza skierowanych do zamawiającego nie znajdziemy. W instrukcji krok po kroku, jeśli dobrze szukam, w ogóle takiej możliwości nie zasygnalizowano. A na dodatek cytowana wyżej odpowiedź wskazuje na to, że przy braku systemowego formularza e-zamówienia traktują to jako curiosum i próbują zmylić wykonawcę komunikatem poniekąd sugerującym błąd…

Ps. Stosowne wyszukiwania prowadziłem w e-zamówieniach w maju. Dziś tej odpowiedzi w FAQ znaleźć nie mogę, jedynie w styczniowych aktualnościach. Powiedzcie mi, kto będzie szukał pomocy w aktualnościach?

*) Oczywiście sam pomysł informacji o składanych ofertach, niezależnie od technicznego rozwiązania, też jest kuriozalny. Ale o tym także pisałem już w „szponach”, pod koniec 2020.

1 komentarz do: “O formularzu oferty w e-zamówieniach

  1. Dodam jeszcze (jako zwolennik formularza z ezamowień) jeden mały problemik:
    Po dokonaniu i zachowaniu zmian w pliku zawierającym podpis elektroniczny (kwalifikowany, pades) część programów do weryfikacji zwraca komunikat: weryfikacja poprawna (z uwagami – niezrozumiałymi dla przeciętnego użytkownika, lub nawet bez uwag!).
    Z odpowiedzi uzyskanych od producentów oprogramowania wynika, że przy takim zachowaniu (zmiana treści podpisanego formularza i zachowanie zmian) dokonywane są zmiany cyt.: poza zakresem objętym podpisem. Z tego ja zrozumiałem (może błędnie?) że podpisem „chroniony jest” sam formularz a jego treść (czyli to co w formularzu jest najważniejsze, co de facto stanowi kwintesencję oferty) jest poza podpisem!.
    Po zgłoszeniu do helpdesku ezamowień zmieniona została dla takich przypadków rekomendacja zawarta w protokole z przebiegu z otwarcia ofert na następującą: „Podpis wymaga samodzielnej weryfikacji przez zamawiającego: TAK” (poprzednio było: NIE!)
    Odpowiedzi z helpdesków firm produkujących oprogramowanie weryfikujące podpisy do dnia dzisiejszego nie dostałem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *