O poszukiwaniu straconego czasu

Tydzień temu pisałem o skracaniu przez zamawiających terminu składania ofert względem ustawowych minimów nawet wtedy, gdy przepisy na to nie pozwalają. Jednym z elementów tej układanki jest zapewne nieszczęśliwy zapis w formularzu ogłoszenia o BZP. Jednak głównym powodem tego, że zamawiający w ogóle myśli o skracaniu terminów ustawowych (niekiedy i tak przecież krótkich) jest to, że postępowanie o zamówienie publiczne często bywa ofiarą nadmiaru pracy, chaosu organizacyjnego, zapominalstwa, lenistwa itp.

Chyba każdy człowiek występujący w zamówieniach spotkał się z przypadkiem, gdy postępowanie o zamówienie publiczne jest traktowane wyłącznie w kategoriach nadmiernie uciążliwej biurokracji, przedłużającej cały proces realizacji zamówienia, zamiast w kategoriach narzędzia pozwalającego na racjonalizację wydatków. Ba, jako zło wcielone. Jednym z głównych wrogów w takim przypadku jest czas. A grzechem pośpiech. Wynikający zwykle z robienia przetargu na ostatnią godzinę.
Czytaj dalej

O biurokracji

Nie trzeba chyba żadnemu z czytelników mówić o tym, że postępowania o zamówienie publiczne cieszą się dużą dozą formalizmu. Zamawiający wzywa do czegoś wykonawcę, odpowiada na pytania – co do zasady czyni to za pomocą słowa pisanego. Wykonawca jest zmuszany do składania szeregu dokumentów, najczęściej wciąż w formie papierowej. Zamawiający dokumentuje swoje czynności prowadząc protokół postępowania według wzoru określonego w odpowiednim rozporządzeniu. Zresztą, długo by mówić.

Opisane wyżej sytuacje wynikają mniej lub bardziej bezpośrednio z przepisów. Przepisy mają bowiem dwa cele, które na pozór są sprzeczne: z jednej strony umożliwienie racjonalnego wydatkowania pieniędzy, ale z drugiej umożliwienie kontroli nad tym wydatkowaniem (i to nie tylko kontroli w rozumieniu czynności odpowiednich organów, ale także takiej przejrzystości, która umożliwiłaby wykonawcom nadzór nad czynnościami zamawiającego). Biurokracja jest zatem nie do uniknięcia, bo ten drugi cel jest możliwy do realizacji tylko wtedy, jeśli czynności stron postępowania są odpowiednio udokumentowane. Często jednak bywa tak, że tej biurokracji bywa więcej niż wynika do z przepisów. Albo tak, że jedna strona nie pamięta o tym, że biurokracja po drugiej stronie spowalnia podejmowanie określonych czynności.
Czytaj dalej

O systemie Vickrey’a

W systemach zamówień na całym świecie dominują trzy podstawowe modele wyboru kontrahenta i określenia wysokości ceny:
– aukcyjny, w którym zainteresowani wykonawcy licytują i stopniowo obniżają cenę, aż żaden z wykonawców nie obniży ostatniej zaoferowanej ceny. Wynagrodzenie odpowiada wysokości najkorzystniejszego postąpienia w licytacji;
– jednej oferty („first-price”), w którym wykonawcy składają zamknięte oferty zawierające tylko jedną cenę, a zamawiający wybiera z nich ofertę najkorzystniejszą. Wynagrodzenie odpowiada cenie zaoferowanej w ofercie najkorzystniejszej;
– negocjacyjny, w którym określenie ceny następuje w wyniku bezpośrednich rozmów zamawiającego z wykonawcą lub wykonawcami.

Oczywiście, niekiedy te systemy są ze sobą na różne sposoby łączone, np. tryb ofertowy z uzupełniającymi negocjacjami, istnieją także różne ich warianty (np. model aukcyjny zwany holenderskim, w którym licytacja odbywa się odwrotnie – zamawiający deklaruje coraz wyższą cenę oczekując na pierwszego wykonawcę, który zgodzi się wykonać za nią zamówienie).
Czytaj dalej

O zamówieniach w sieci

Niemal dokładnie pięć lat i 250 „szponowych” tekstów temu opublikowałem tutaj tekst na temat wkraczania zamówieniowego świata do Internetu. Cóż, czas minął, a zamówień w Internecie przybyło. Co więcej – ustawa zapowiada przeniesienie całych postępowań na platformę elektroniczną, czego przecież oczekuję od bardzo dawna. Szkoda tylko, że czasu coraz mniej, a konkretnych działań w tym kierunku nie widać. Zresztą – zdawałoby się, że nie ma nic oczywistszego, aby organizowane przez UZP debaty na temat kształtu zapowiadanej nowej ustawy udostępniać w streamingu online. Tymczasem w przedświąteczny czwartek opublikowano tylko krótkie informacje o tym, jakie były główne tematy tych debat – ani śladu chociażby informacji o wnioskach, jakie z tych debat wynikają… Cóż, kiedyś strona internetowa UZP była w polskim Internecie jedynym zamówieniowym światełkiem, dziś UZP nie chyba nadąża za potrzebami. Zresztą, kiedyś wyrok KIO można było dostać mailem, dziś już trzeba czekać na papier przesłany pocztą, elektroniczny Informator UZP zmienił się z miesięcznika w kwartalnik – można mieć więc wrażenie, że na Postępu, wbrew adresowi, w tej sferze cofamy się, a nie idziemy do przodu.

Coraz więcej natomiast w Internecie innych źródeł informacji o zamówieniach, gdzie publikowane są cenne dla użytkowników informacje. Gdy w grudniu 2011 r. pisałem wspomniany na wstępie tekst, było tego niewiele – zaledwie kilka stron internetowych. Przez okres, który minął od tamtego momentu samych stron o charakterze blogów, czy to zamówieniowych, czy takich, na których zamówienia były częstszym gościem, naliczyłem ponad 40. Co prawda w wielu wypadkach strony pojawiały się i po pewnym czasie zamierały, są też takie, które „karmione” są niezwykle rzadko – ale trudno oczekiwać od wszystkich żelaznej konsekwencji. „Szpony” też nie będą ciągnąć się w nieskończoność :) Są też takie witryny, które stawiają przede wszystkim na reklamę własnej działalności, a merytoryczne perełki znajdziemy tam rzadziej…
Czytaj dalej

O bindowaniu, zszywaniu, plombowaniu itp. ofert

Wobec niesprzyjających okoliczności przyrody (niby dwa dni wolnego, ale komputer przed człowiekiem, kupa roboty do wykonania, a nad głową straszliwe wiercenie wyjątkowo niesprzyjające skupieniu nad jakimkolwiek poważniejszym wyzwaniem) dziś będzie o sprawie wyjątkowo prozaicznej – a mianowicie o technicznej stronie przygotowywania ofert. Dodajmy – papierowych ofert, które zapewne za parę lat odejdą do lamusa, wciąż jednak dominują w naszym zamówieniowym obrocie.

Składając oferty większość wykonawców stara się zadbać o to, aby nie były to luźne kartki, z których dość łatwo coś może komuś się zgubić – lepiej, gdy komplet papierów jest w jakiś sposób połączony, tak, aby takiemu przypadkowemu zdekompletowaniu w jakiś sposób zapobiec. Z drugiej strony istnieje także ryzyko zdekompletowania nieprzypadkowego – ale takiemu działaniu wykonawca właściwie nie ma szans zapobiec, a swoją drogą, w swojej prawie dwudziestoletniej karierze zamówieniowej dotąd z takim czymś się nie spotkałem. Poza tym, nie można ukryć, że oferta niechlujnie sporządzona raczej negatywnie wpływa na wizerunek wykonawcy.
Czytaj dalej

O myśleniu projektowym

Zamawiający publiczni, szczególnie ci ciut więksi, zwykle posiadają wyspecjalizowane komórki do prowadzenia postępowań opisanych w Pzp. Nie dziwota to, wszak procedura ustawowa jest pełna pułapek i specjalizacja w tym zakresie bywa konieczna. Szczególnie, że niemal każda kontrola przychodząca do zamawiających z lubością sprawdza poprawność procedury, rzadko kiedy natomiast bada jej sensowność, bo to wymaga większego wysiłku. Te wyspecjalizowane kadry często jednak dotyka problem zamknięcia się w skorupie zamówień.

Tacy zamówieniowcy „zaskorupiali” zazwyczaj świetnie znają ustawę Pzp, akty wykonawcze do niej, i inne przepisy związane z samą procedurą. Postępowanie prowadzą od momentu otrzymania opisu potrzeb zakupowych do momentu podpisania umowy. Poza tym – umowa wraca do takiego człowieka tylko czasami, zwykle w przypadku konieczności zweryfikowania zgodności ewentualnego aneksu z art. 144 Pzp. Tymczasem takie spojrzenie na zamówienia to mało. Człowiek zamknięty w takiej skorupie widzi tylko ograniczony wycinek problemów. Robi swoje, ale bez szerszego horyzontu trudno o to, by wniósł do realizacji zadania jakąś wartość dodaną.
Czytaj dalej

O arogancji

W pięknych, niecodziennych okolicznościach przyrody wgryzać się w subtelności związane z interpretacją przepisów. Będzie więc nie o ustawie, ale o ludziach – zamawiających, wykonawcach i kontrolujących. I ich arogancji, która jest dość często występującą chorobą systemu zamówień. Najczęściej zapadają na nią zamawiający, mający poczucie wszechwładzy. Pal licho, jeśli arogancji towarzyszą odpowiednie kompetencje, wówczas nawet decyzje wyrażane w arogancki sposób mogą być zgodne z prawem, co najwyżej można mieć zastrzeżenia do formy. Gorzej, jeśli – jak to czasami się zdarza – arogancji towarzyszy niekompetencja lub brak obiektywizmu.

Źródłem tej arogancji zamawiających pewnie najczęściej jest poczucie władzy – to oni decydują o kształcie postępowania, postanowieniach umowy etc. Nierzadko wychodzą z założenia, że jeśli wykonawcy coś się nie podoba – niech nie składa oferty. Wykonawca chcąc wprowadzić jakąś zmianę może tylko prosić (albo pójść do KIO, ale to rozwiązanie, po które sięga się – w mniejszych postępowaniach, gdzie robak arogancji większy – w ostateczności, na dodatek mocno ograniczone przez ustawodawcę). Dlatego niekiedy to poczucie władzy powoduje odrzucanie wszelkich uwag, próśb czy propozycji bez słowa wyjaśnienia. Czasami bez przemyślenia sprawy. Czasami zaś mimo takiego przemyślenia, w pełni świadomie.
Czytaj dalej

O motywacji do zajmowania się zamówieniami

Dziś będzie odrobinę nietypowo. Kilka dni temu w komentarzu pod jednym ze „szponowych” tekstów pojawiło się niecodzienne pytanie – o motywację do zajmowania się zamówieniami publicznymi. Na tyle niecodzienne, że warte chyba osobnego tekstu. Aczkolwiek z odpowiedzią nie jest łatwo. W moim przypadku, choć zamówienia pojawiły się w moim życiu właściwie przypadkiem, motywacją jest po prostu wewnętrzny przymus wykonywania swojej pracy dobrze. „Dobrze” oznacza w tym wypadku, że skoro moja praca miała być związana z wydawaniem pieniędzy, to starałem się o to, by następowało to z głową, a nie irracjonalnie. Wewnętrzny imperatyw naprawiania świata, a skoro jest on tak „schrzaniony”, że już nic mu nie pomoże, to i pracy nie zabraknie na długo. A że ciekawych problemów w zamówieniach zawsze było sporo, to wciągnęły dodatkowo. Problem do rozwiązania to wyzwanie, któremu wypada sprostać :) „Szpony” z jednej strony były efektem tego wciągnięcia, z drugiej strony stały się kołem napędzającym dalsze zagłębianie. O tym zresztą co nieco jest na stronie „Od autora”.

Jednak nie mogę oceniać, na ile dałoby się taki wzorzec przenieść na inne osoby. I nie wiem, czy gdyby nie owa skaza na moim charakterze nakazująca starać się robić rzeczy „dobrze” i próbować rozwiązywać problemy, to znalazłbym inną motywację do zaangażowania w zamówienia. Nie umiem więc lepiej odpowiedzieć na pytanie: „Jak się nie wypalić zawodowo w zamówieniach, co robić żeby ten temat nas jeszcze bawił?” Odpowiedź: „Wyszukujcie problemy i próbujcie je rozwiązywać w Internecie” raczej nie brzmi zbyt uniwersalnie.
Czytaj dalej

O zdradzieckich wzorkach

Opublikowane niedawno podsumowanie kontroli prowadzonych przez Prezesa UZP w 2014 roku zawiera wiele ciekawych przykładów – zarówno błędów popełnianych przez zamawiających, jak i ścieżek myślenia organu. Jeden z przypadków jest jednak o tyle ciekawy, że dotyczy czegoś, co może zdarzyć się absolutnie każdemu, zwłaszcza w epoce „kopiuj-wklej”. Czegoś, co wymaga szczególnej samokontroli, w której jednak trudno o stuprocentową skuteczność. Czegoś bardzo prozaicznego. Tym czymś jest błąd we wzorze na obliczeniu punktów w kryterium oceny ofert opisany w punkcie IV.4.10 przywołanej publikacji.

W omawianym przypadku zamawiacz opisał kryteria oceny ofert wzorkami. Cenę wzorkiem „Cmin/Cn*waga”, okres gwarancji wzorkiem… cóż, niestety „Gmin/Gn*waga”. Każdy, na chłodno myśląc i mając paluchem zwróconą uwagę na wzorek, dostrzeże, że jeśli chcieć oceniać oferty za pomocą takich wzorków i jeśli chcieć promować rozwiązania istotnie dla zamawiającego korzystniejsze, ten powinien wyglądać nieco inaczej: „Gbad/Gmax*waga”. Pomińmy tu kwestię, czy istotnie taki sposób oceny jest najlepszy (cóż, raczej nie jest, swoje stanowisko przedstawiłem m.in. tutaj). Problem w tym, że może być jeszcze gorzej :)
Czytaj dalej

O potrzebie implementacji

Dziś nie będzie nazbyt odkrywczo. Przeciwnie, tekst dotyczyć będzie tematu, który raczej powszechnie siedzi obecnie w głowach ludzi od zamówień. Dowodem choćby pytanie, jakie zadano w komentarzu do poprzedniego tekstu – zresztą, pytanie, na które nie znam odpowiedzi, choć też bym chciał ją znać :) Na domiar złego wypadnie mi się zgodzić z powszechnym chyba stanowiskiem w tej sprawie (na przykład ostatnio liczne głosy w ożywionej dyskusja na portalu LinkedIn w grupie dwumiesięcznika „Zamawiający”).

Parę dni temu, 26 lutego, minął dokładnie rok od przyjęcia nowych dyrektyw zamówieniowych. Oznacza to, że został nam już tylko nieco ponad rok, aby ich zapisy, na wielu polach dość istotnie zmieniające dotychczasowe podejście do zamówień, uwzględnić w polskim systemie prawnym. Minęła zatem właśnie połowa (no, niemal połowa, ale tych parę tygodni niewiele zmienia) z czasu, jaki europejski prawodawca dał nam na przygotowanie i wdrożenie nowych rozwiązań uwzględniających te przepisy.
Czytaj dalej