O formalnościach przed podpisaniem umowy

Ustawa przewiduje w obowiązkowej zawartości specyfikacji warunków zamówienia element, który nazwano „formalnościami, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy”. Ten obowiązek porządkuje postępowanie, pozwala wykonawcom ocenić, czego się spodziewać, gdy już ich oferta zostanie wybrana. Czym są te formalności? Zwykle to są trzy elementy: konieczność przedłożenia przez wykonawcę pełnomocnictwa do podpisania umowy (o ile nie wynika z wcześniej składanych dokumentów czy publicznie dostępnych rejestrów), polisy ubezpieczenia kontraktu (jeśli jest wymagana) oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy (także, jeśli jest wymagane). Niekiedy trafić się mogą dodatkowe atrakcje, ale zwykle więcej tego nie ma.

Zdarzają się jednak przypadki, w których zamawiający ma znacznie większe oczekiwania. Niedawno zetknąłem się z przypadkiem wymagania na tym etapie kart katalogowych oraz atestów i certyfikatów dotyczących oferowanego przedmiotu zamówienia. Czym były te dokumenty? Cóż, jeśli spojrzymy w definicję zawartą w art. 7 pkt 20 lub wynikającą z art. 106 ust. 1 ustawy Pzp – ewidentnie przedmiotowymi środkami dowodowymi. Wszak celem złożenia tych dokumentów jest wykazanie, że oferowany przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone przez zamawiającego. Tylko zamawiający jakoś nie zauważył jednego małego zapisu ustawy: mianowicie art. 107 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym takie dokumenty mają pojawić się w postępowaniu już na etapie złożenia oferty.
Czytaj dalej