O sposobie porozumiewania się i sposobie składania ofert

W ubiegłym tygodniu podpisana została umowa kończąca przetarg ograniczony, który trwał niemal dokładnie półtora roku. Jakiś rok temu odbyło się w tym postępowaniu zebranie wykonawców, podczas którego jeden z uczestników zapytał się, czy zamawiający nie mógłby publikować odpowiedzi na pytania na stronie internetowej. Jest to norma w przypadku przetargu nieograniczonego, natomiast w przetargu ograniczonym, gdy znani są wykonawcy zaproszeni do składania ofert, odpowiedzi na pytania przekazuje im się bezpośrednio. Sytuacja tutaj była dość prosta, wystarczyło po prostu poprosić o wskazanie dodatkowych adresów e-mail do wysyłania odpowiedzi, aby wykonawców zadowolić. Ze strony zamawiającego – nic bowiem nie stoi na przeszkodzie wysłać pod dziesięć adresów zamiast pięciu.

Bywa jednak, że zamawiający podchodzą do elektronicznego przekazywania informacji z wyjątkową niechęcią. W ostatnim Informatorze UZP znalazłem nieoczekiwanie informację o opublikowanym we wrześniu przez UZP projekcie planu informatyzacji zamówień publicznych (czysty zbieg okoliczności, temat akurat był zaplanowany, a ów plan znakomicie go uzupełnia). Znalazłem tam informację o wyniku badań prowadzonych przez UZP wraz z Uniwersytetem Łódzkim: 68% zamawiających dopuszcza elektroniczną formę komunikacji z wykonawcami. Tylko 68%. Dlaczego? Wszak to ogromne ułatwienie życia, nie tylko dla wykonawcy, ale i dla samego zamawiającego.

Zapewne błędem nie będzie stwierdzenie, że większość z tych pozostałych 32% nie stawia wyłącznie na drogę pisemną (cóż byłby to za horror), ale używa faksu. Gdy jednak zestawić faks z mailem… mail ma wszystkie zalety faksu, ten ostatni jednak ma więcej wad. Opisać ich tak pięknie jak Umberto Eco w którymś z tomów jego „Zapisek na pudełku od zapałek” nie potrafię, ale wystarczy, że zamawiający będzie musiał np. wysłać kopię kilkudziesięciostronicowego odwołania do pozostałych wykonawców i natychmiast swego wyboru pożałuje :) Albo siwz w trybie dwustopniowym… Co prawda da się faks wysłać elektronicznie, ale u odbiorcy i tak musi to wypluć drukarka, może się skończyć, papier, toner, cokolwiek…

Być może jest w tym jakaś irracjonalna wiara w większą wiarygodność faksu – wszak jest na nim „podpis”, podczas w mailu być go nie musi. Ale czy faktycznie ów „podpis” na faksie ma większą wartość niż sygnaturka w mailu? Tak czy owak mamy do czynienia z kopią, a nie własnoręcznym podpisem, więc waloru większej wiarygodności faks formalnie mieć nie będzie. Nie ma sensu zatem ze strony zamawiającego utrudniać życia sobie i wykonawcom, i należy ów mail dopuścić i używać.

Ba, właściwie dlaczego już teraz, przynajmniej w pewnym zakresie, nie nakazać ustawowo konieczności dopuszczenia elektronicznej formy komunikacji? Jest ona wszak w dzisiejszym społeczeństwie codziennością, w obrocie gospodarczym wręcz normą. Trudno znaleźć zamawiającego lub wykonawcę, który nie dysponowałby pocztą, a jeśli nawet ktoś taki się trafi, cóż to za problem zmienić ten stan rzeczy? Założenie konta pocztowego to kwestia dwóch minut, dostęp do sieci zaś możliwy jest na rozliczne sposoby.

Zresztą, czy to tylko poczta? Ustawa mówi w art. 27 o „drodze elektronicznej”. Gdy zamawiający ma dokument o dużych rozmiarach i obawia się, czy poczta tu podoła (ostatnimi czasy w moim wypadku – SIWZ o wadze kilkuset MB), może wystarczy umieścić to na serwerze FTP i przesłać wykonawcom mailem tylko adres, skąd ów dokument można pobrać? Z prośbą o potwierdzenie, rzecz jasna, nie tylko otrzymania wiadomości, ale i pobrania… To też przecież droga elektroniczna, chociaż być może faktycznie trudno mówić tu o „przekazaniu” tego dokumentu, skoro zamawiający prosi, by go od niego odebrać :)

I gdy tak sobie myślałem o takich prozaicznych problemach miałem wizję świetlanej, odległej przyszłości, gdy składane elektronicznie oferty będą elektronicznie otwierane i elektronicznie dostępne – zamawiający nie będzie musiał męczyć się ze skanowaniem, wykonawcy z dowożeniem, wnioskami o wgląd, fotografiami… Ustawa co prawda już teraz dopuszcza złożenie oferty w formie elektronicznej, ale mało który zamawiający to dopuszcza (zwykle z braku obeznania z techniką, a niekiedy z obawy przed możliwością przedwczesnego zapoznania się z ofertą), a nawet jeśli – złożenie oferty pisemnej też jest zawsze możliwe. Tymczasem dobrze zrobiony system w połączeniu z obowiązkiem składania oferty za jego pośrednictwem pozwalałby na elektroniczne złożenie oferty (bez jej fizycznego dowożenia/przesyłania), automatyczne otwarcie ofert w określonym momencie i rozesłanie informacji o tym do wszystkich wykonawców (nie robiłby tego zatem zamawiający), ba, nawet na sieciowy podgląd oferty konkurencji. Nie dość, że łatwiejszy dostęp do zamówień, to o ileż zwiększa się przejrzystość postępowania, eliminuje możliwość przekrętów rozmaitych… A na dodatek obie strony oszczędzają czas i pieniądze.

I ów wspomniany na wstępie projekt planu informatyzacji zamówień publicznych wybiegł znienacka na przeciw tym oczekiwaniom. Co prawda mówimy tu o „projekcie planu”, wszelkie daty w nim zakładane mogą się zmienić (zapewne się zmienią) jeszcze kilkukrotnie, ale fajnie, że UZP też dostrzega potrzebę takiego rozwiązania i niezaprzeczalne korzyści z niego płynące. Oczywiście, można dyskutować o szczegółach – mi nie śniło się rozwiązanie polegające na automatycznym pobieraniu np. informacji z US, ZUS czy KRK (aczkolwiek prościej to chyba połączyć z jakimś odpowiednikiem białej listy wykonawców, z powodzeniem funkcjonującej w co najmniej kilku krajach UE). Z kolei nie wiem dlaczego UZP przewiduje otwarcie ofert nie automatyczne, a inicjowane przez zamawiającego albo dlaczego nie myśli o automatycznym dostępie do ofert dla konkurencji – skoro już i tak są w postaci elektronicznej w systemie. Ale to są szczegóły.

Co prawda, diabeł tkwi w szczegółach i niejeden system opracowywany przez administrację publiczną bywa przeklinany przez użytkowników po obu stronach. Wszak pochodzą z przetargów ;) Ale mimo wszystko tutaj każdy krok będzie krokiem w dobrym kierunku :)

A co zamawiający może zrobić już teraz, w ramach obowiązujących przepisów? Dopuścić elektroniczną formę porozumiewania się. Korzystać z niej. I może jeszcze, niejako przy okazji, jeśli wymagał odpisu z KRS w postępowaniach poniżej progów unijnych tylko po to, by sprawdzić, czy oferta jest dobrze podpisana, odpuścić to sobie. Wszak KRS jest już dostępny online :)

6 komentarzy do: “O sposobie porozumiewania się i sposobie składania ofert

  1. Wprawdzie sam łaknę „elektronizacji zamówień” jak kania dżdżu :) ale póki co jako zamawiający będę żądał od wykonawców odpisów z KRSu – z tej prostej przyczyny, że niestety nie ma pewności, że serwis ems.ms.gov.pl będzie działał akurat w dniu otwarcia ofert…

    Korzystam z tego serwisu regularnie i regularnie są problemy z jego funkcjonowaniem (dla jasności: wolę jednak taki serwis niż żaden). I cóż mi po tym, że dostępny będzie nazajutrz, skoro ja potrzebuję informacji na dzień otwarcia ofert właśnie? Oczywiście, jeżeli w odpisie wystawionym po dniu otwarcia ofert jako data ostatniego wpisu widnieje data wcześniejsza niż dzień otwarcia ofert to wszystko będzie w porządku (pytanie, ilu zamawiających odważy się tak stwierdzić ;) – jednak gdy w odpisie aktualnym pojawi się wpis datowany „w międzyczasie”, to niechybnie czeka mnie wycieczka do oddziału CI KRS po odpis pełny…

    Wolę zatem odpis z KRS otrzymać od wykonawcy wraz z ofertą – przy czym może to być właśnie odpis wygenerowany elektronicznie i pobrany zgodnie z art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS. To i tak duże ułatwienie dla wykonawcy – zaręczam, nawet w niektórych sądach wskazany przepis się jeszcze „nie przyjął” ;) nie dziwi mnie zatem, gdy na takim wydruku widzę (zupełnie zbędne) poświadczenie „za zgodność”…

    • Z dwóch różnych serwisów korzystamy? :) Choć fakt, że ja nie napotkałem dotąd na problemy, nie oznacza, że takie się nie pojawią w przyszłości, w jakimś krytycznym momencie. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że zwykle chodzi tylko o potwierdzenie upoważnienia do podpisania oferty, jestem w stanie przeżyć nawet i odpis dzień czy dwa późniejszy, wszak na upartego zmiana może być dokonana choćby i pięć minut przed czy po terminie składania ofert :)
      A sąd faktycznie sądowi nierówny, byłem wręcz zdziwiony, gdy niedawno WSA wobec zgłoszenia przystąpienia przez stronę, która KRS-u ze sobą nie przyniosła, sam sobie w przerwie „uzyskał z urzędu odpis z KRS” :)

  2. Ja mam jeden problem z dopuszczeniem w postępowaniu porozumiewania się droga elektroniczną. Mianowicie pytania do SIWZ. Z doświadczenia widzę, że Wykonawca pięć razy bardziej zastanowi się nad sensem pytania zanim wyśle je faksem czy pisemnie niż np. mailem. Jak uchronić się przy dopuszczeniu w postępowaniu „drogi elektronicznej” porozumiewania się, przed „bezsensownymi” i często dotyczącymi ustawy pytaniami do SIWZ?

    • Nie ma sposobu uchronić się przed pytaniami nieco bardziej pochopnymi niż zwykle. Z doświadczenia jednak widzę, że nie jest to problem, który skutkowałby jakimś strasznym nawałem dodatkowej pracy. Nawet jeśli jakieś pytanie „bezsensowne” się pojawi, mniej tracę odpowiadając na nie niż zyskuję mogąc rozmaite rzeczy rozsyłać mailem. Mam wrażenie, że zyskują na tym też wykonawcy (nawet wykluczywszy możliwość zadawania bezsensownych pytań) :)

  3. Podpowiedzcie mi, jak robicie, gdy macie dopuszczone porozumiewanie się drogą elektroniczną, no i wzywacie do złożenia wyjaśnień. Czy jeśli ktoś wyśle skan pisma, ale podpisze tylko jeden ze wspólników spółki cywilnej i z jego poczty to wychodzi, to coś z tym robicie? No bo nie mam w ofercie pełnomocnictwa, obaj podpisali mi ofertę. Jakie macie zapisy w SIWZ o porozumiewaniu się?

    • To pytanie raczej nie z tematyki sposobu porozumiewania się, ale na temat sposobu reprezentacji spółki cywilnej. Cóż, moim zdaniem byłoby to wystarczające biorąc pod uwagę ustawową zasadę reprezentacji s.c. przez każdego ze wspólników.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.