O łatwości popełniania błędów

Często na tych łamach chwalę elektronizację zamówień. Bo istotnie, przyniosła ona szereg ułatwień w życiu – pamiętamy czasy (no, niektórzy z nas), gdy wykonawca po dokumenty zamówienia musiał jechać do zamawiającego i jeszcze mu za nie płacić. Pamiętamy czasy (tu niemal wszyscy), gdy wykonawcy każdą ofertę musieli do zamawiającego dostarczyć na przysłowiowe biurko. Ale elektronizacja to nie tylko ułatwienie w przesyłaniu dokumentów, oszczędności na czasie, tonerze i kurierze. To także ułatwienia w przygotowywaniu dokumentów – ileż więcej jest opcji przetwarzania dokumentów w przypadku, gdy są one przygotowane w odpowiednim formacie elektronicznym. Zwykły skan w pdf co prawda nieszczególnie się tu przydaje, ale przecież coraz więcej dokumentów mamy w formatach dających się edytować i przetwarzać. Ba, zamawiający mogą żądać od wykonawców składania katalogów elektronicznych – a to przecież nic więcej jak kalkulacje i opisy sporządzone zgodnie z narzuconym wzorem w odpowiednim formacie.

Jednak jednocześnie elektronizacja sprzyja powstawaniu błędów. Zaczęło się niewinnie, już w danych czasach, gdy przestaliśmy wystukiwać warunki przetargów na maszynach do pisania i zaczęliśmy korzystać z dobrodziejstw edytorów tekstu w komputerze. Jednym z genialnych wynalazków w świecie informatycznym jest możliwość kopiowania – cudowna/przeklęta kombinacja klawiszy (przynajmniej w środowisku Widnows) ctrl+c ctrl+v. Ileż ona czasu zaoszczędza. Można wziąć specyfikację z jednego przetargu, zmienić w niej tytuł i kilka punktów i jest nowa specyfikacja do nowego przetargu. Podobnie z ofertami, JEDZ-ami i innymi dokumentami pojawiającymi się w postępowaniu. Jednak to znakomicie ułatwia też błędy. Ileż to razy zamawiający kopiując czy to całe specyfikacje, czy to ich fragmenty, pomijał przy dostosowywaniu ich treści jakież punkty. Ileż to razy raz popełniony błąd przewijał się w specyfikacjach przez dziesiątki kolejnych przetargów (ba, sam przez pewien czas we wzorach oświadczeń miałem napisane o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 22 zamiast art. 24 poprzedniej Pzp).

Korzystanie z tej magicznej kombinacji klawiszy oznacza zatem nie tylko to, że łatwiej coś przeoczyć. Sprzyja także zwykłej bezmyślności. W czasach, gdy każdy tekst trzeba było napisać od przysłowiowego zera, nad każdym sformułowaniem można było się choćby przelotnie zastanowić (nawet przepisując ze starych papierów). I właśnie wtedy wyłapać jakieś błędy, wymyślić lepsze rozwiązania, stwierdzić, że czegoś tu brakuje. Jasne, do takich czasów nie wrócimy. Ale od czasu do czasu warto jednak takie powtarzające się elementy/bloki tekstów przeczytać. A przygotowując specyfikację na spokojnie zastanowić się nad każdym blokiem/rozdziałem, czy nie ma tam elementów, które w danym postępowaniu powinny wyglądać inaczej.

Ale to nie tylko zamawiający. Elektronizacja ułatwia też błędy po stronie wykonawców. Czasami fatalne w skutkach. Wystarczy składając pliki na platformie pomylić sobie ikonki/nazwy i wkleić inny dokument niż trzeba. I w efekcie zamawiający dostaje nie to, czego oczekiwał. Pół biedy, jeśli wykonawca może jeszcze dostać szansę na uzupełnienie – ale co, jeśli dotyczy to dokumentu nieuzupełnialnego lub takiego, który już miał zostać złożony w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia? W czasach ofert papierowych osoba przygotowująca ofertę zawsze miała szansę ostatniego rzucenia okiem, na papier, który do pliku dodawała. Jasne, to nie było w 100% efektywne, ale przynajmniej dawało szansę. Dziś, gdy przeciąga się ikonę z pulpitu do internetu, często nie widząc nawet pełnej nazwy pliku, a już na pewno nie widząc pełnej jego treści, takiej szansy nie ma. W efekcie w postępowaniu czasami wykonawcy składają załączniki nie z tego przetargu albo po prostu niepodpisane wersje plików.

Czy to oznacza, że mamy wrócić do papieru? W żadnym wypadku. Warto jednak czasami w tym szalonym świecie się zatrzymać i zastanowić. Warto pliki przed wysłaniem sprawdzić i umieścić w takim miejscu, aby z niczym innym nam się nie pomyliły.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *