O publikowaniu dokumentów w wersji edytowalnej

O kłodach rzucanych przez zamawiających pod nogi wykonawcom można pisać opasłe tomy – tematy te zresztą przewijały się przez „szpony” niejednokrotnie. Głównie jednak biorąc pod uwagę treści wymagań zamawiających – tymczasem bolesne bywają także kłody w zakresie formy. Inspiracją dla dzisiejszego tekstu stało się pytanie od przedstawiciela zamawiającego, które pojawiło się na forum actuariusowym – jego autor miał dylemat dotyczący formatu formularzy udostępnianych wykonawcy. Mianowicie udostępnił je w formacie pdf, natomiast wykonawca poprosił o wersję edytowalną i zamawiający zastanawiał się, czy może to zrobić. Z tej okazji postanowiłem zbadać próbkę postępowań z naszego rynku i zobaczyć, jak jest z praktyką.

Zajrzałem zatem do BZP, wyfiltrowałem wszystkie ogłoszenia o zamówieniu opublikowane dzień wcześniej, a ponieważ było ich ciut za dużo (649), ograniczyłem się do pierwszej dwudziestki z góry listy (no, jeden zamawiający trafił mi się trzy razy, więc dodatkowo dobrałem dwóch kolejnych). I efektami byłem dość pozytywnie zaskoczony. Przyzwyczajony byłem do tego, że wielokrotnie jeszcze niedawno trafiałem na formularze w formacie pdf, na dodatek często z dokumentami zamówienia w postaci zeskanowanej, co uniemożliwiało ich przeszukiwanie. W rzeczonej próbce dwudziestu postępowań na taki przypadek trafiłem tylko raz*. Ale po kolei.

Pierwszą barierą na drodze z ogłoszenia do dokumentów zamówienia był podany w ogłoszeniu link do strony postępowania. W zdecydowanej większości przypadków były to linki do stron z wykazem zamówień danej instytucji (czy to na jej stronie, czy jakiejś platformie) – zwykle po 3 (czasami po 2 lub 4) kliknięciach docierało się na miejsce, bez większych na szczęście problemów. Zamawiających, którzy zdecydowali się odczytać intencje autora formularza lepiej (bo wszak, skoro chodzi o stronę postępowania, to chodzi nie o stronę zamówień publicznych, ale o bezpośrednie wskazanie strony, na której umieszczane są dokumenty danego postępowania) było tylko dwóch – w ich przypadku wystarczało przekleić adres do przeglądarki (swoją drogą, BZP mogłoby to pole zamieniać na hiperłącze, aby nieco ułatwić życie). Znalazło się jednak w próbce aż 5 ogłoszeń, w których podano albo główną stronę miniportalu (lub innej platformy zakupowej), albo główną stronę zamawiającego. Tu poniżej 4 kliknięć zejść się nie dało, a na platformach trzeba było korzystać z wyszukiwarki. Niestety, trafiły się też dwa ogłoszenia, dla których dokumentów zamówienia na wskazanych stronach odnaleźć się nie dało – a poszukiwania prowadziłem kolejnego dnia po publikacji ogłoszenia (i nie było to weekend, nie był to też blady świt).

Poza tymi dwoma nieszczęsnymi przypadkami, w próbce 18 postępowań wszędzie formularze do wypełnienia przez wykonawców (przynajmniej te podstawowe, patrzyłem przede wszystkim na formularze oferty) były w formacie doc. To – przyznaję – bardzo budujące. Same specyfikacje z pozostałymi załącznikami w większości były w formacie pdf (ale na szczęście nie były to skany), a niekiedy także w doc. Na skan naprawdę utrudniający życie trafiłem tylko raz – jeden z zamawiających w taki sposób potraktował przedmiar robót, który niewątpliwie wykonawcy do złożenia ofert by się przydał, skoro zamawiający domagał się kosztorysu ofertowego.

Pomijając zatem ten jeden przypadek i pomijając tych dwóch zamawiaczy, którzy nie opublikowali w dniu ogłoszenia dokumentów zamówienia na stronie postępowania, było całkiem nieźle. Teraz pora chyba więc na kolejny krok – odejście od formatu pdf i szersze korzystanie z doc w publikacji SWZ, umów, OPZ-ów. Oczywiście, jeśli pdf nie jest zrobiony ze skanu, jeśli nie jest dodatkowo zabezpieczony, zapewnia sporo funkcjonalności, które ma i doc. Można przeszukiwać, można kopiować. Problem w tym, że z tym kopiowaniem bywa często niewygodnie. Warto więc dawać papiery w doc, albo jego odpowiednikach – rtf czy odt.

Autor wspomnianego wątku na forum miał wątpliwość przede wszystkim co do tego, czy udostępniając dokumenty w formacie doc nie będzie w sposób nierówny traktował wykonawców. W dzisiejszych czasach jednak trudno mówić o czymś takim. Nawet jeśli nie używamy oprogramowania firmy Microsoft, format ten jest odczytywany i możliwy do edytowania w innych programach, nawet w systemach innych niż Windows (włącznie z przeciętnymi telefonami komórkowymi). I te programy zwykle radzą sobie z takim edytowaniem wystarczająco dobrze. Na tyle, że da się wypełnić, da się następnie podpisać i złożyć taki formularz. A wszystkie te formaty (doc, docx, rtf, odt) są dopuszczalne zgodnie z piętrowymi przepisami w tym zakresie wynikającymi z Pzp.

Przy okazji pamiętajmy, że czasami zamawiający zaczynają sięgać po instytucję katalogów elektronicznych. To wbrew nazwie nic strasznego – czasami, aby łatwiej porównać lub sprawdzić oferty, najlepiej mieć jakiś bardziej skomplikowany cennik czy kosztorys w określonym formacie (choćby i jako arkusz kalkulacyjny). Jeśli wszyscy wykonawcy zrobią to tak samo, zamawiający będzie mógł zająć się tymi ofertami bez ich przepisywania, stosując automatyczne formuły i generalnie przyspieszając całą robotę. Oczywiście, wówczas zamawiający musi dać wykonawcom odpowiedni plik do wypełnienia. A wykonawca musi pamiętać, aby po wypełnieniu nie przerabiać go na pdf, bo niestety skończy z odrzuconą ofertą.

*) Cóż, pewnie po prostu próbka była za mała :)

3 komentarze do: “O publikowaniu dokumentów w wersji edytowalnej

  1. W kwestii adresu strony postępowania publikowanego w ogłoszeniu:
    Miałem bardzo podobne odczucia. Czasami zdarzało się, że odnośnik prowadził do strony „głównej” zamawiającego , wtedy za pomocą wspaniałego ctrl+f „przetargi” lub „zamówienia” udawało się odnaleźć postępowanie. Ale czasami byłem kierowany do strony, gdzie nie było słowa o przetargach, zamówieniach publicznych, aukcjach, usługach, dostawach itp. Przeszukiwanie na obecność numeru postępowania lub tytułu, za pomocą pewnej popularnej wyszukiwarki (z ograniczeniem do wskazanej w ogłoszeniu strony internetowej) dawało okrągłe 0 wyników. I co ma zrobić wykonawca szukający dokumentów? Jedno postępowanie znalazłem na stronie, która oprócz „www” i „.pl” nie miała żadnych elementów wspólnych z tym, co podał zamawiający, a nie było to jedyne postępowanie, opublikowane na tej „schowanej” stronie przez tego zamawiającego.
    Wykonawca jest zainteresowany konkretnym postępowaniem, dlatego powinien móc odnaleźć je przysłowiowym jednym kliknięciem (chwała Timowi Bernersowi i jego poprzednikom za wymyślenie linków!) Niestety jak widać koncepcja hiperłączy w zamówieniach publicznych się nie przyjęła. I dodatkowo, trzeba podkreślić że nie przyjęła się u minimum trzech stron uczestniczących w szeroko rozumianym prowadzeniu postępowań:
    – administratorów (zarządzających) BZP – wspomniany przez Pana brak zamiany tekstu na hiperłącze w ogłoszeniu (można to obejść klikając prawym myszy w zaznaczony tekst – Firefox umożliwia potraktowanie tego tekstu jako linku),
    – zamawiających – z powodu (chyba) niezrozumienia celu podawania adresu strony prowadzonego postępowania w ogłoszeniu. Napisałem „chyba” bo nie chcę wierzyć, że ktoś z premedytacją podaje zły adres strony.
    – administratorów platform komercyjnych (co niektórych), którzy uniemożliwiają „odczytanie” adresu strony zakładanego postępowania przed jego opublikowaniem. Adres strony nadawany jest dopiero w chwili opublikowania postępowania, a wtedy jest już za późno, aby zgodnie z przepisami zamieścić adres strony postępowania w ogłoszeniu o zamówieniu. Pół biedy, jeżeli administrator udostępni adres, pod którym widać wszystkie postępowania danego zamawiającego. W moim przypadku nie ma takiej możliwości wykonawcy są kierowani na stronę główną platformy, z której korzysta minimum 300 podmiotów więc jest w czym szukać. Niestety administrator portalu nie widzi problemu a mi przeszła ochota na wskazanie mu niezgodności jego rozwiązania z ustawą Pzp po tym, jak dowiedziałem się, że będziemy zmuszeni zrezygnować z tej platformy na rzecz portalu ezamowienia.
    A na tym wszystkim najgorzej wychodzą wykonawcy, którzy oprócz przekopywania się przez zapisy swz muszą jeszcze nauczyć się szybko przeszukiwać przepastne zasoby internetu aby tę swz odnaleźć.
    Jeszcze dwa zdania o możliwej przyczynie niechęci zamawiających do zamieszczenia edytowalnych wersji dokumentów: Być może chodzi o obawę o zmianę treści przygotowanego załącznika przez wykonawcę. Obawę może nie bezpodstawną (choć mi się coś takiego nie zdarzyło), co w dzisiejszych czasach absolutnie nie uzasadniającą takiego zachowania. Jest bardzo wiele programów umożliwiających zmianę treści plików pdf (nawet zabezpieczonych), więc nie zamieszczenie wersji edytowalnej w nadziei że nie będę musiał zbytnio uważać na treść wypełnionych przez wykonawców załączników mija się z celem. Być może diagnoza przyczyn takiego postępowania części zamawiających jest kompletnie pozbawiona oparcia w rzeczywistości, gdyż od dawien dawna zamieszczałem wersje edytowalne i dalej zamierzam tak robić.
    Ależ się rozpisałem,
    Dziękuję za ciekawy artykuł.
    Pozdrawiam.

    • Czasami do szukania czegoś na stronie x, można wykorzystać w dość łatwy sposób samo google. Stosując zapytanie „site:adres_strony szukane hasło”.

      Choć przyznam, iż problematyczny staje się czasem brak wewnętrznego linkowania na stronie zamawiającego – np. tworząc artykuł o przetargu, sam do źródła nie linkuje.

  2. Akurat jeśli chodzi o wojnę pdf vs doc, to prawda jest taka. Iż żadnego z tych systemów obecne systemy operacyjne (głównie mam na myśli Windos) natywnie nie otwierają. Zawsze potrzeba programu trzeciego.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.