O przechowywaniu dokumentacji w postaci elektronicznej

Ustawa wymaga od zamawiających, aby dokumentację postępowania przechowywać przez 4 lata od zakończenia postępowania, ale nie krócej niż okres realizacji umowy. Zdarzają się regulacje wymagające okresów jeszcze dłuższych. W przypadku papierów problem jest umiarkowany (a przynajmniej taki, do którego przez lata przywykliśmy) – po prostu trzeba mieć w nich porządek i znaleźć miejsce na ich sensowne składowanie. W przypadku dokumentów elektronicznych problemy są właściwie podobne. Tyle tylko, że owo „miejsce” nabiera innego charakteru, nieco bardziej metaforycznego. A oprócz tego, że należy przechowywać sam dokument, należy także odpowiednio dokumentować jak i kiedy dokument wpłynął.

W dobie postępowań elektronicznych prowadzonych przez odpowiednie platformy nabiera to szczególnego znaczenia. Jeśli zamawiający posługuje się miniportalem wszystko ma w zasadzie w swojej skrzynce ePuap. I dokumenty będą tam, dopóki ich stamtąd nie usunie, wystarczy zatem ich nie usuwać (choć trudno mówić o tym, aby dało się je w sensowny sposób uporządkować). Pozostaje oczywiście reszta dokumentacji, którą archiwizuje się tak jak dotychczas.

Część zamawiających stawia jednak na rozwiązania nieco bardziej kompleksowe niż miniportal. I tu pojawia się dodatkowy haczyk. Aby z nich korzystać, zawierają umowy z podmiotami komercyjnymi. Umowy te zapewne we wszystkich przypadkach są skonstruowane na zasadzie: płacisz to dostajesz, nie płacisz to nie masz. Cóż to oznacza w praktyce? Otóż ryzyko, że jeśli zamawiający w pewnym momencie przestanie płacić abonament za korzystanie z platformy, straci także i dostęp do zgromadzonych na niej danych.

Warto zatem przy negocjowaniu umowy z dostawcą takiego rozwiązania zwrócić uwagę na ten drobiazg. I zawrzeć w umowie zapis zobowiązujący owego dostawcę do przechowywania danych przez określony czas od daty zakończenia umowy i do zapewnienia zamawiającemu dostępu do nich – jakiegoś „biernego” konta, które nie pozwoli już na prowadzenie nowych postępowań, ale wyłącznie na dostęp do danych historycznych, aby spełnić wymagania art. 97 Pzp i w razie potrzeby zajrzeć do tych akt albo pokazać je kontrolującemu. Bo kto wie, może za jakiś czas UZP uraczy nas tak doskonałym rozwiązaniem, że wszyscy się na niego przesiądziemy ;)

Ps. Być może są tacy dostawcy, którzy oferują to sami z siebie. Gdy sam dokonywałem wyboru platformy, to nie był kluczowy element, na który zwracałem uwagę przy porównywaniu ofert (kierowałem się raczej intuicyjnością systemu dla wykonawcy), ale gdy przyszło do ustalania warunków umowy z tym, który wypadł w mojej ocenie najlepiej, i nie znalazłem w proponowanym wzorze umowy stosownego postanowienia, jego wprowadzenie było dla mnie warunkiem sine qua non :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.