O podpisywaniu umów podpisem elektronicznym

Będzie znowu o specustawie koronawirusowej. Miało nie być, ale wciąż ją zmieniają, a poza tym jak tu się oprzeć pisaniu o związkach art. 15zzzzzx z art. 15zzzzzu. O ile nie pomyliłem ilości literek „z”. No dobra, nie będzie o art. 15zzzzzx, bo tam o zakupach nic nie ma, ale znowu o art. 15r. A dokładniej o dodanym w międzyczasie jego ustępie 10, który odrobinę mnie zaszokował. Napisano bowiem w nim, że w okresie epidemii i związanych z nią ograniczeń w przemieszczaniu się, umowy o zamówienie publiczne można zawierać „pod rygorem nieważności w formie pisemnej, albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.

Miesiąc temu pisałem tutaj, że rozwiązania wprowadzone do tej ustawy w zakresie zamówień publicznych nie są niczym nowym, bo ustawa przewidywała analogiczne narzędzia wtedy, gdy nikt o epidemii nie słyszał. Ale jednocześnie może ma to sens, bo jeśli komuś coś wskaże się palcem, to chętniej i z mniejszymi obawami po to sięgnie. Zatem swego rodzaju efekt psychologiczny. Wspomniany wyżej ust. 10 w art. 15r także możemy traktować w tych kategoriach. Art. 139 ust. 2 ustawy Pzp stanowi, że umowa musi być (pod rygorem nieważności) w formie pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. A z kolei art. 781 § 2 kc. stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej (§ 1 tego samego artykułu zaś nakłada warunek użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego). A zatem skoro podpis kwalifikowany oznacza równoważność z formą pisemną, to i bez przepisu w specustawie da się.

Ba, dało się od 2016, a więc sporo przed obowiązkową elektronizacją zamówień publicznych. Da się cały czas i z taką formą nieraz się spotykam. Ileż to życia ułatwia, gdy nie trzeba przesyłać papierów tam i z powrotem – nawet jeśli strony umowy dzieli kilkaset kilometrów, podpisanie umowy można załatwić w ciągu jednego dnia, eliminując po drodze kilka innych drobnych uciążliwości. Problem zazwyczaj leży po stronie praktycznej. Podczas gdy wykonawcy w wielu przypadkach już podpisy elektroniczne mają i używają (przynajmniej ci, którzy startują w przetargach unijnych – znam sporo takich, dla których przetargi krajowe to pułap maksymalny i o żadnym podpisie elektronicznym nie słyszeli), to znacznie gorzej bywa po stronie zamawiającego. Podpisy miewają głównie księgowi, ale księgowi umów nie podpisują. A ponieważ nie ma przepisów, które zmuszałyby zamawiających do stosowania podpisów, to często ich nie mają.

Jednak warto je mieć. Łatwiej nie tylko podpisać umowę, ale wykonać szereg innych czynności. Nie tylko w postępowaniach o udzielenie zamówienia (tu na przykład można zdecydowanie łatwiej potwierdzić za zgodność kopię dokumentacji wysyłanej do KIO czy do kontroli), ale i w codziennym, urzędowym życiu. Nawet jeśli nie polega na pracy zdalnej.

Oczywiście, przy podpisywaniu umów często pojawiają się bariery wynikające z pewnych biurokratycznych przyzwyczajeń. Nie spotkałem chyba jeszcze zamawiającego, który pod umową nie chciałby mieć oprócz podpisów osób uprawnionych przynajmniej z pół tuzina parafek (członków komisji, działu merytorycznego, księgowego, zamówieniowca, prawnika itd.). I jak tu tak z parafkami na dokumencie elektronicznym? Cóż, gdy sam wysyłam umowę do podpisania w taki sposób, robię to mailem, do którego oprócz umowy do podpisania dołączam maile od osób, których parafki w normalnych czasach kierownik jednostki by oczekiwał (aby ułatwić mu życie – każdy w formie osobnego załącznika).

Bywa także problem z przechowywaniem takich dokumentów. No bo wydruk nie jest oryginałem, jest nim jedynie forma elektroniczna. A rejestry gromadzą papiery. Jednak taki problem to naprawdę nie problem. Wystarczy przeznaczyć odpowiednie miejsce na serwerze na magazynowanie takich umów i pamiętać o regularnym robieniu kopii zapasowych. Każdy egzemplarz pliku z odpowiednimi podpisami jest oryginałem, więc nawet jeśli w jednym miejscu zniknie, będzie istniał w innym.

Pewnie z niejednego mojego tekstu w „szponach” wynika wyraźnie, że ideałem moim jest elektronizacja zamówień w całości. Oczywiście bez konieczności dodatkowego szyfrowania ofert, bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego przy ofertach przynajmniej poniżej progów unijnych, i z wykorzystaniem pełnych możliwości, jakie taka elektronizacja daje w zakresie przejrzystości i jawności postępowania – a do tego wszystkiego daleko nam wciąż nawet powyżej progów unijnych. I z jednej strony przepis ten traktuję jako kolejne wskazanie palcem zamawiającym, którzy może dzięki niemu odkryją, że tak się da. Z drugiej strony jednak nie sądzę, by było wielu zamawiających, którzy nie dostrzegaliby takiej możliwości.

I wreszcie nie sądzę, by w „normalnym” używaniu takiej formy zawierania umów pomogło wpisanie w specustawie, że forma elektroniczna jest ok tylko w okresie epidemii. Bo epidemia się skończy, wszystkie stany wokółepidemiczne odwołają i zamawiający zaczną dochodzić do wniosku, że teraz to się już nie da – bo racjonalny ustawodawca przecież nie zachowałby się w ten sposób, gdyby chciał, żeby tak było na co dzień ;)

1 komentarz do: “O podpisywaniu umów podpisem elektronicznym

  1. Ostatnio coraz częściej pojawiają się też gwarancje wadialne w formie elektronicznej w postępowaniach krajowych i też bez uchylania specjalnych furtek w ustawie zzxyzzzz. Ostrożni wykonawcy dzwonią i pytają, czy będzie honorowana i skutecznie wniesiona.
    Na marginesie, Amerykanie byli pierwsi. W Kalifornii jest takie miejsce, co się nazywa Zzyzx ;-)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.