O otwieraniu ofert nie tylko podczas epidemii

Wbrew pozorom nie będzie o tym, jak epidemia wpłynie na rynek, ale o zamówieniowym drobiazgu. Takim drobiazgu, który pod wpływem panującej epidemii okazuje się być możliwy do zastosowania i może nam wejdzie w krew. A wszystko stąd, że urzędy zamykają swoje bramy przed postronnymi (ba, nawet zamiast przyjmować dokumenty niektórzy przygotowują specjalne wrzutnie), a przetargi trwają. I Urząd Zamówień Publicznych w ostatni poniedziałek zamieścił na swojej stronie krótką notkę pod tytułem „Otwarcie ofert w sytuacji zagrożenia epidemicznego”.

Otwarcie ofert pozostało jednym z tych elementów postępowania, w których dochodzi do bezpośredniego kontaktu pomiędzy przedstawicielami zamawiającego i wykonawców. Trzy tygodnie temu pisałem tutaj o otwieraniu elektronicznych ofert i wspominałem o możliwości jego zelektronizowania. Co prawda UZP nie poszedł tak daleko (zwłaszcza że na przygotowanie systemów potrzeba jednak chwili czasu, a poza tym moja propozycja nie sprawdziłaby się przy ofertach papierowych), ale stwierdził, że nie ma żadnych przeszkód, aby ustawową jawność otwarcia ofert realizować bez fizycznej obecności wykonawców – wystarczy transmisja internetowa.

Co należy podkreślić – niby jest to informacja na okoliczność wyłącznie naszej epidemii, ale ma wydźwięk bardziej ogólny. I w gruncie rzeczy, zgadzam się z tym wydźwiękiem. Ustawa wszak nic nie mówi o fizycznej obecności, a jedynie o jawności. A jawność można realizować na różne sposoby, także na przykład poprzez transmisję internetową. Co prawda ustawa nakazuje też wskazanie miejsca otwarcia ofert, ale cóż stoi na przeszkodzie w tym miejscu wskazać adres YouTube czy innego serwisu, który takie cuda umożliwia i jest ogólnodostępny, na którym odbędzie się transmisja.

Ba, jak poszukamy sobie na rzeczonym YouTube, okazuje się, że takie transmisje z otwarć ofert zdarzały się od lat, choć chyba nigdy nie było tak, że była to jedyna forma zapoznania się z ofertami. W czasach braku epidemii pewnie nie będzie powodów, aby zabraniać wykonawcom fizycznej obecności w siedzibie zamawiającego (a więc miejsca otwarcia w takiej sytuacji byłyby dwa: fizyczne i internetowe), jednak mam nadzieję, że powoli do takiego sposobu działania zaczniemy się przyzwyczajać. Bo wykonawcom naprawdę o wiele wygodniej jest, gdy nie muszą fizycznie do zamawiającego się fatygować. Sam widzę, że w postępowaniach, w których oferty są składane elektronicznie, ludzi na otwarciach jest mniej niż tam, gdzie mamy oferty papierowe – skoro nie muszą z ofertami jechać, to i na otwarcie specjalnie nie przyjeżdżają. Ale to nie znaczy, że nie są spragnieni wiedzy z tego otwarcia. I transmisja w internecie będzie czymś, co zawsze chętnie przyjmą.

Oczywiście, rodzi to nowe problemy po stronie zamawiającego. Jeden z nich, techniczny, jest poniekąd jednorazowy – wystarczy raz przejść szkołę z zakładaniem takiej transmisji, aby potem już stosunkowo bezboleśnie to powtarzać. Epidemia może być powodem, aby szkołę taką odbyć i szkoda byłoby to doświadczenie zmarnować. Inny problem to zapewnienie odpowiedniej jakości transmisji. Trzeba pamiętać, że jeśli transmisja się odbędzie, ale wykonawca nie zobaczy otwieranych ofert (póki są papierowe) czy nie usłyszy, co zamawiający z tych ofert odczytuje, to jawność otwarcia może zostać (słusznie) zakwestionowana. To jednak dość łatwo zawsze zweryfikować, przed otwarciem testując wszystko. Inna sprawa, że moje rozwiązanie nie wymaga od zamawiających ani takiego zachodu, ani nie rodzi takich ryzyk – chyba że siądzie platforma zakupowa, z której korzystamy, ale wówczas mamy do czynienia z katastrofą o większym wymiarze.

Ale w gruncie rzeczy takie otwieranie ofert to tylko mały kroczek. W postępowaniach podprogowych wciąż składamy oferty pisemne. W epoce wspomnianych wyżej wrzutni może stanowić to pewien problem, bo wykonawca nie będzie pewien, czy zamawiający odnotuje otrzymanie oferty w odpowiednim czasie. Może warto, biorąc pod uwagę niepewność naszej sytuacji, także i tu zmajstrować jakąś specustawę? Że zamówienia poniżej progów unijnych także będą elektronizowane, przy czym nie będzie wymagany podpis elektroniczny (trudno znienacka wymagać wyrabiania takich podpisów przez wykonawców, zwłaszcza, że wymagana tutaj osobista weryfikacja właściciela może okazać się niezdrowa)? Przekonalibyśmy się (nie mam co do tego żadnych wątpliwości), że tak też się da. I może zastanowilibyśmy się, czy także w postępowaniach unijnych takiego podpisu elektronicznego wymagać :)

A już szczególnie mam nadzieję, że wreszcie pójdą po rozum do głowy ci zamawiający, którzy wciąż wymagają ofert pisemnych tam, gdzie nawet ustawa ich nie wymaga.

Ps. A w ramach drobiazgów, które są podczas epidemii możliwe, a człowiek chciałby ich na co dzień – może też zrezygnujemy wreszcie z łażenia po każde zwolnienie do lekarza i załatwimy je przez telefon lub Skype’a (nie marzę już o skandynawskim systemie, bo aż takiej wiary w ludzi nikt na górze na pewno nie ma)? Wszak, gdy dopadnie mnie gorączka, wycieczka do lekarza to ostatnia rzecz, jakiej pragnę. Jeśli dostanę trzy dni zwolnienia, jest szansa, że do tego lekarza w ogóle nie pójdę, więc i kolejki będą mniejsze, i koszty systemu też :)

4 komentarze do: “O otwieraniu ofert nie tylko podczas epidemii

  1. Dla mnie problem otwierania ofert, transmitowania tego doniosłego wydarzenia itd. ociera się o granicę absurdu. Zamawiający bezpośrednio po otwarciu ofert przekazują wszystkie informacje na stronę internetową – czy to nie jest wystarczający przejaw jawności postępowania? W dodatku taki odczyt zestawienia ofert dla wykonawców jest wygodniejszy. Chyba że komuś zależy na emocjach i powolnym budowaniu napięcia :)
    Problem został stworzony, jakby obecność na otwarciu była warunkiem złożenia oferty. Albo brakowało zaufania do zamawiających. Chociaż wydaje mi się, że problem stworzyli sami zamawiający, a nie wykonawcy.
    Bardzo często na otwarciu nie ma po prostu nikogo, więc problem jest trochę fikcyjny.
    Pozdrawiam serdecznie

    • Nie przychodzą, bo istnieje fizyczna bariera. A możliwości uczestnictwa w otwarciu wykonawcom nigdy bym nie odbierał, bo to jednak jest moment bardzo wrażliwy na potencjalne nadużycia (zwłaszcza, że mamy zakaz negocjowania ofert po ich złożeniu). Jasne, zdecydowana większość zamawiających robi to uczciwie. Ale dopóki oferty będą papierowe i nie można ich zmieniać po otwarciu, ich dostęp do tego otwarcia nie będzie fikcyjnym problemem :)

  2. Dzień dobry. Czy wg Pana jeżeli mamy postępowanie powyżej progów UE i oferty wykonawcy maja złożyć na platformie zakupowej, to wystarczy ze zamawiający zrobi transmisję poprzez kamerę i będzie to widok osoby która odczyta wszystkie informacje z laptopa?

    Czy jednak trzeba zrobić transmisje z ekranu laptopa(zrzut z ekranu) osoby, która będzie otwierała oferty tak, by wykonawcy widzieli ,,każdy ruch” zamawiającego na ekranie laptopa?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.