O ocenie kosztów nieobjętych zamówieniem

Zdarza się czasami (i będzie zdarzać się coraz częściej), że przy wyborze oferty brane są pod uwagę koszty zamawiającego związane z przedmiotem zamówienia, ale nieobjęte samą ofertą. Temat ten wypłynął m.in. w wyroku KIO z 5 września 2017 r., sygn. akt KIO 1736/17 – obszerny cytat z niego znajdziemy w „Zeszytach Orzeczniczych” nr 28, niestety jednak całego wyroku nie widzę na serwerze FTP Urzędu Zamówień Publicznych. Jak wynika z cytowanego fragmentu, zamawiający jednym z odrębnych kryteriów oceny ofert uczynił cenę serwisu pogwarancyjnego, który nie był jednak elementem przedmiotu zamówienia. Wykonawca podał cenę ogromnie zaniżoną, a na rozprawie bronił się tym, że przecież nie stanowi to elementu przedmiotu zamówienia. Dla KIO ta okoliczność powodowała jedynie to, że postępowanie wykonawcy było jeszcze bardziej karygodne – wprowadził w błąd zamawiającego tylko po to, aby wygrać przetarg. Uznano to (jakże słusznie) za czyn nieuczciwej konkurencji, skutkujący odrzuceniem oferty.

OK, wyrok zdecydowanie słuszny, ale co dalej? Przedmiotem zamówienia był zakup sprzętu, na który zamawiający wymagał pięcioletniej gwarancji, ale zamierzał użytkować go dłużej. Wprowadzone kryterium było w praktyce próbą uwzględnienia w ocenie kosztów cyklu życia produktu – w którym serwis stanowił zapewne niebagatelną pozycję. Cel słuszny, metoda może budzić wątpliwości. Przede wszystkim problemem jest tu fakt pozostawienia całkowitej dowolności wyceny samemu wykonawcy. Ten wykonawca, którego przyłapano, jak wynika z cytatu, przesadził ogromnie. Udowodnienie czynu nieuczciwej konkurencji było więc stosunkowo łatwe. Co jednak, jeśli wykonawca zaoferuje ceny, które nie będą aż tak bardzo odbiegać od praktyki, ale jednak będą zaniżone? Istnieje strefa szarości, w której udowodnić czyn nieuczciwej konkurencji bywa trudno. Wykonawca może bronić się rabatami pozostającymi w granicach rynkowych zwyczajów, ale czy później faktycznie zamawiającemu takich rabatów udzieli? Skoro przecież nie jest związany w praktyce tym elementem oferty i miną lata?

Owo związanie jest tu kluczowe. Gdy zamawiający pozwoli wykonawcy na deklarowanie w ofercie jakichś parametrów, których ten nie będzie zobowiązany dotrzymać, a będzie dzięki nim mógł dostać dodatkowe punkty – zawsze pojawi się pokusa podkolorowania oferty, tak aby wyglądała lepiej niż w rzeczywistości. No bo przecież to czysty zysk (w punktach), bez żadnych zobowiązań. Zamawiający powinien zatem próbować temu zapobiec. Z tym zapobieganiem oczywiście nie jest łatwo, bo wymaga to wymyślenia metody, a wymyślanie metod to ciężka praca ;) Nie da się też wprowadzić uniwersalnych rozwiązań dla każdego przetargu, bo w każdym co innego będzie kluczowym problemem. Jednak przynajmniej niektóre elementy można wyeliminować za pomocą wzorców poniekąd uniwersalnych. Tak będzie z dostawą materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych, których realność wyceny można sobie w ofercie jednak zapewnić.

Metoda jest stosunkowo prosta. Zamawiający kupując sprzęt może także zażądać od wykonawcy aby ten dostarczał owych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych przez określony czas. Jak długi, to zależy od branży. Kupując drukarkę znajdzie się bez problemu wykonawcę, który zagwarantuje cenę tonerów do tej drukarki na rok, ale raczej nie znajdzie się takiego, który zrobi to na pięć lat. Analogicznie z innymi elementami. Jednak tę cenę, którą wykonawca da zamawiającemu na ten roczny okres, można potem wykorzystać do przeliczenia kosztów przypadających na kolejne okresy. Jasne, nikt nie da gwarancji, że te ceny się nie zmienią. Ale wycena będzie znacznie bardziej realna niż wtedy, gdy wykonawca ceną nie będzie związany w żaden sposób. Wystarczy tylko w kryteriach oceny ofert wskazać odpowiedni algorytm oceny: zamawiający wskazuje, ile stron będzie drukować, wykonawca wskazuje, jaką wydajność ma toner i jaką cenę. Podobnie z bębnami i innymi elementami, które podlegają okresowej wymianie. Na tej podstawie zamawiający może obliczyć, ile (oczywiście w przybliżeniu, ale lepszym od wszystkich innych) będzie kosztowało go drukowanie na tym sprzęcie przez dowolny okres. Oczywiście, nie załatwia to wszystkich problemów, ale przy sprzęcie te kwestie są chyba najistotniejsze.

Tam z kolei, gdzie przedmiot zamówienia zużywa jakieś surowce lub energię, zamawiający żąda od wykonawców wskazania ilości, jakie będą zużywane (warto przy tym obwarować to jakimś badaniem w okresie gwarancyjnym, aby zweryfikować, czy przy określonych warunkach ta ilość jest dotrzymywana) i pomnożyć przez konkretną cenę wskazaną w specyfikacji albo przez cenę ze wskazanego cennika. Jeśli trudno znaleźć taki cennik, można żądać od wykonawcy wskazania takich cen, ale można to też obwarować szczególnymi warunkami: np. że ma to być średnia z dwóch ofert handlowych uzyskanych od niepowiązanych kapitałowo z wykonawcą podmiotów i pokazanych zamawiającemu w ofercie.

Jak pisałem, co przetarg, to coś innego. Do kosztów serwisu nawiązywałem w jakiś sposób prawie dwa lata temu w tekście publikowanym na łamach „Buduj z Głową”. Z kolei na stronie UZP niedawno opublikowano pierwsze kalkulatory kosztów cyklu życia (opracowane na zlecenie Komisji Europejskiej, a nie UZP – za dobrze by było ;)). Warto po nie sięgnąć nawet jeśli robi się przetarg na coś innego – po zrozumienie, a może i po inspirację.

Ps. A na pewno kiepskim pomysłem jest czynienie z elementów kosztów cyklu życia odrębnych kryteriów, jak w przetargu przywołanym na początku. Aby to wszystko miało sens, cena nabycia i pozostałe koszty cyklu życia muszą być zsumowane do jednej ocenianej kwoty. Ale o tym, mam wrażenie, pisałem w „szponach” już nie jeden raz.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.