O terminie rozpoczęcia realizacji umowy

Inspiracją dla dzisiejszego tekstu jest komentarz, jaki pojawił się w „szponach” w ubiegłym tygodniu i na który zresztą zdążyłem już odpowiedzieć – jednak temat jest miły, a komentarz dostrzeże mało kto. A chodzi o problem ustalenia terminu rozpoczęcia okresu realizacji umowy w sytuacji, gdy zamawiający nie wie, kiedy konkretnie on nastąpi. W przywołanym komentarzu pojawił się przykład usług ciągłych (a raczej okresowych czy powtarzających się okresowo), gdy obecna umowa obowiązuje do momentu wyczerpania środków, a moment ten trudno zaplanować. Ale taki problem może pojawić się także i w innych okolicznościach – np. jeśli budujemy jakiś obiekt i chcemy zapewnić jego ochronę, ochrona będzie nam potrzebna od momentu przejęcia wybudowanego obiektu (a zatem protokołu odbioru lub świadectwa przejęcia). A wiadomo, jak to jest z planami w takich sytuacjach ;)

Osobiście bardzo nie lubię umów, które obowiązują do dnia takiego a takiego albo do dnia wyczerpania środków, w zależności od tego co nastąpi wcześniej. Nie lubię właśnie z racji na konieczność ciągłego pilnowania i przewidywania kilka miesięcy naprzód, kiedy taki moment nastąpi, bo przecież nowy przetarg trzeba zacząć tych kilka miesięcy wcześniej (no, czasami kilka tygodni). A przecież problem można minimalizować. Już nie mówię o umowach z nieograniczonym limitem kwotowym, bo jak znam życie te w jednostkach sektora finansów publicznych nie przejdą (a i u niektórych innych zamawiających, ale tu – szczerze mówiąc – nie wiem dlaczego), ale można przecież chociażby posłużyć się swego rodzaju opcją. Że zamawiający będzie realizował przedmiot zamówienia w graniach plus-minus x%, przy czym ten „plus x%” może stanowić realne zabezpieczenie na wypadek gdyby umowa miała nam się za wcześnie skończyć. Oczywiście, rozwiązanie to nie jest idealne, ale myślę, że w większości przypadków problem by eliminowało, tyle tylko, że ten „plus x%” należałoby doliczyć do wartości zamówienia. Oczywiście, nie ma też odpowiednika takiego rozwiązania w przypadkach, gdy nie chodzi tylko o zwykłe następstwo umów i wyczerpywanie limitu, ale inne okoliczności.

Co zatem zrobić, gdy zamawiający ma do czynienia z taką sytuacją? Cóż, powinien przede wszystkim jasno i wyraźnie powiadomić o tym wykonawców. Wskazać, że choć planuje rozpoczęcie wykonywania umowy od jakiejś tam daty, to ten plan może się zmienić. Wypada określić jakieś granice tej zmiany, bo przecież wykonawca nie powinien czekać w nieskończoność w niepewności. Wypada także napisać wykonawcom, dlaczego tak – czyli od czego zależy ta data rozpoczęcia. Naprawdę, człowiek dobrze poinformowany lepiej znosi oczekiwanie, a nawet i jakiś klops, niż człowiek, który napotyka problemy, a na dodatek nie wie dlaczego. I nie chodzi tu o jakieś epistoły – zwykle starczy parę zdań albo nawet słów.

Dobrze, to teraz jeszcze umowa. Tu przychodzą mi dziś do głowy trzy rozwiązania. Pierwsze: można zawrzeć umowę, w której zamiast konkretnego terminu rozpoczęcia realizacji będzie wskazanie, że termin ten wskaże zamawiający w odrębnej korespondencji spełniającej określone warunki. Coś jak opcja – jednostronne oświadczenie woli zamawiającego, które coś w umowie uruchamia. Jednak takie rozwiązanie, skoro oświadczenie jest jednostronne, może być niebezpieczne dla wykonawcy. Po pierwsze, nie wie jak długo będzie czekać – a zatem, podobnie jak w SIWZ, warto określić jakąś granicę (np. po jej upływie albo nici z umowy, albo wykonawca może wyrazić zgodę na dalsze oczekiwanie – wszak związanie ofertą też ma swoje granice, a praktyczny skutek obu tych instrumentów jest w zasadzie identyczny). Po drugie, często wykonawca nie będzie mógł przystąpić do realizacji zamówienia „z marszu”, ale będzie musiał się przygotować. Wypada zatem określić wyprzedzenie, z którym zamawiający wykonawcę powiadomi o tej dacie.

Drugie rozwiązanie: w zasadzie podobne do pierwszego, tylko w miejsce jednostronnego oświadczenia pojawia się zapowiedź aneksu wprowadzającego tę datę. W takim przypadku dwa zastrzeżenia z akapitu powyżej stają się mniej znaczące – wszak aneks wymaga zgody dwóch stron. A zatem wykonawca ponosi mniejsze ryzyko tego, że za długo będzie mógł czekać albo że za krótki termin będzie wskazany w aneksie, bo może po prostu odmówić podpisania takiego aneksu. Jednak mimo to tego typu zastrzeżenia można wprowadzić tam, gdzie mogą mieć jednak istotne znaczenie.

No i wreszcie trzecie rozwiązanie, teoretycznie najprostsze: czekać z zawarciem umowy aż ustalimy tę datę. Problem jednak w tym, że to rozwiązanie rodzi chyba najwięcej niepewności po obu stronach. Termin związania ofertą może upłynąć, wykonawca może odmówić podpisania umowy, z kolei ten czeka w nieskończoność na zwrot wadium i nie wie na czym stoi… To może być warte uwagi tam, gdzie mamy niewielką rozbieżność w stosunku do planowanego terminu. Jeśli planowaliśmy termin rozpoczęcia na 1 stycznia, a zaczniemy 7 stycznia, cała ta zabawa z oświadczeniami lub – tym bardziej – aneksami wydaje się grą niewartą świeczki.

Trzeba zatem po prostu być elastycznym. I na przykład jeśli niepewność jest spora, można skorzystać z rozwiązania pierwszego lub drugiego we wzorze umowy załączonym do przetargu, ale jeśli takie zagrania okażą się niepotrzebne – zastąpić te całe komplikacje w umowie konkretną datą, którą w międzyczasie uda się zamawiającemu ustalić. Zmiana umowy w stosunku do wzoru? Tak. Ale jak najbardziej dopuszczalna.

Ps. Niekonsekwencja jednostek sektora finansów publicznych najbardziej rzuca mi się w oczy w przypadku umów na obsługę bankową – w tych nigdy jakoś nie znalazłem postanowienia, że kończy się wcześniej, jeśli wyczerpie się jakiś limit. Absolutnie słusznie, zresztą. Ale tak samo słusznie byłoby to w innych tego typu przypadkach :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.