O formie wniosków o wyjaśnienie siwz

Wątek odpowiadania na pytania pojawiał się w „szponach” już wielokrotnie, ale chyba nigdy jeszcze w kontekście formy tych pytań. A że temat może być aktualny uświadomił mi post na forum actuariusowym, którego autor miał problem z postępowaniem w formie już elektronicznej: mianowicie pytania wpłynęły do niego mailem zamiast za pośrednictwem platformy zakupowej, której wykonawca teoretycznie powinien użyć. Pojawiły się aż trzy opcje odpowiedzi: odpowiedzieć na pytania, napisać maila do wykonawcy, że powinien pytania zadać na platformie oraz nie robić nic.

Hmm. Szczerze mówiąc nie wiem od czego zacząć. Chyba od samego sensu i celu postępowania o zamówienie publiczne. Sensem i celem tym jest realizacja jakiejś publicznej potrzeby w sposób jak najbardziej korzystny dla społeczeństwa. Konkurencyjność nie jest celem samym w sobie, a niezbędnym elementem, który pomaga taki cel osiągnąć (ten kawałek z „najbardziej korzystnym”). Oczywiście, przepisy rzucają nam trochę kłód pod nogi przy realizacji takiego celu, bo nieraz chciałoby się zrobić coś, co ma sens, ale czego robić nie wolno (zwłaszcza – negocjować z wykonawcą jego ofertę), ale w innych sytuacjach pozwalają na nieco elastyczności.

Zdaję sobie sprawę z zasady pisemności postępowania i obowiązku użycia środków komunikacji elektronicznej. Ale jeśli wykonawca zadzwoni do zamawiającego i zada mu sensowne pytanie, to dlaczego takie pytanie ma pozostać bez odpowiedzi? Albo co gorsza, dlaczego taka odpowiedź miałaby być udzielona wyłącznie ustnie, tylko temu jednemu wykonawcy? Źródło pytania, jego forma i sposób jego przekazania to najmniej ważne sprawy w całym tym biznesie. Najważniejszy jest sens tego pytania. To może być telefon od wykonawcy, to może być plotka krążąca „na mieście”, to może być głupia uwaga podczas wizji lokalnej, to wreszcie może być mail od wykonawcy, choć zamawiający chciał aby wszystko do niego trafiało przez platformę. Niezależnie od tego, którędy pytanie trafia do zamawiającego, ten powinien zastanowić się nad odpowiedzią.

A w gruncie rzeczy każde pytanie zasługuje na odpowiedź. Nie tylko takie, po lekturze którego zamawiający dostrzega, że coś jest nie tak w dokumentach zamówienia i musi to poprawić lub doprecyzować. Także i takie, co do których zamawiający uznaje, że zmiana nie jest konieczna – bo zwykle wątpliwość wykonawcy jest realna (niezależnie od tego, co myśli zamawiający, który, jeśli nawet uważa, że coś wynika z siwz, może po prostu odpowiedni punkcik tej siwz wskazać) i odpowiedź na takie pytanie zwiększy szansę, że złoży on ofertę. Bo zrozumie, a bez odpowiedzi mógłby pozostać w stanie „niezrozumienia”. I w ten sposób zwiększa się konkurencyjność i można liczyć na lepszy efekt przetargu.

Na dodatek mam wrażenie déja vu. Bo przecież my przez to już kiedyś przechodziliśmy. Chociażby wtedy, gdy zaczynaliśmy posługiwać się pocztą elektroniczną. I gdy zamawiający domagał się korespondencji pisemnej, a ta przychodziła mailem. Problem był dokładnie taki sam. No bo jak to tak, pytania bez własnoręcznego podpisu?

2 komentarze do: “O formie wniosków o wyjaśnienie siwz

  1. Wiele trafnych uwag, ale mam wrażenie, że problem z kontaktem telefonicznym nie wynika z braku elastyczności, ale z kilku innych okoliczności.

    Pewność przekazu/treści.
    W przypadku rozmowy telefonicznej, zwłaszcza dłuższej, gdy konsekwencją odpowiedzi na pytanie są pytania dodatkowe formułowane „na gorąco” i w ten sam sposób udzielane odpowiedzi, to zamawiający – mając świadomość konieczności udostępnienia treści zadanych, jak również udzielonych odpowiedzi, powinien poprosić wykonawcę o przekazanie treści pytania w jakiejś utrwalonej formie. Nie twierdzę, że musi to być wyłącznie za pośrednictwem konkretnej platformy, ale powinno być jakiejś utrwalonej formie.

    Zapewnienie równego traktowania.
    W celu zachowania zasady równości, przejawiającej się równym dostępem wszystkich wykonawców do informacji dotyczących postępowania, dla własnego bezpieczeństwa, w celu uniknięcia zarzutu nierównego traktowania zamawiający powinien zagwarantować jednolitość przekazu, co w przypadku rozmowy telefonicznej, nawet w przypadku późniejszego sporządzenia notatki z przeprowadzonej rozmowy, nie daje gwarancji jednolitości przekazu/treści. Zamawiający musiałby rejestrować/utrwalać przebieg całej rozmowy, a następnie sporządzić z niej stenogram.

    Obowiązek dokumentowania postępowania.
    Zamawiający ma obowiązek dokumentowania czynności wykonywanych w postępowaniu. Notatka służbowa z takiej rozmowy nie byłaby wystarczająca ze względów wskazanych powyżej, zatem pozostaje rejestrowanie/utrwalanie rozmowy telefonicznej i sporządzanie stenogramu. Wiele osób, które kiedykolwiek pisały np. relację ze spotkania wie, że sporządzenie stenogramu przez niezawodowca zajmuje zazwyczaj dużej niż trwało samo spotkanie.

    W mojej ocenie więcej okoliczności po stronie zamawiającego przemawia za korespondencją elektroniczną, a nie bezpośrednią rozmową.

    Pozdrawiam,

    • Dzięki za komentarz. Jedna uwaga na wstępie: starałem się pisać o formie pytań, a nie odpowiedzi. Może nie wyartykułowałem tego wystarczająco wyraźnie, ale mam nadzieję, że „Albo co gorsza, dlaczego taka odpowiedź miałaby być udzielona wyłącznie ustnie, tylko temu jednemu wykonawcy?” oddaje moje intencje.
      Odnośnie zaś co do samych pytań – przepraszam, ale w zdecydowanej większości przypadków rozsądny człowiek potrafi zrozumieć, co mówią do niego przez telefon. Zwłaszcza, że jeśli ma jakiekolwiek wątpliwości, to znacznie łatwiej mu je wówczas wytłumaczyć. Zmuszanie wykonawcy, aby zadał pisemnie to samo pytanie, które już przekazał ustnie to nadmiar formalizmu (zasadzie równego traktowania krzywda się nie dzieje, bo przecież chodzi tu tylko o ustne pytanie, a nie odpowiedź; obowiązkowi dokumentowania również, bo przecież zarówno pytanie, jak i odpowiedź będzie udokumentowana zgodnie z art. 38 – w informacji dla wykonawców zawierającej wyjaśnienie siwz). Na dodatek strata czasu. Jasne, często dla wykonawcy to nie jest problem i zrobi to sam z siebie (choć to raczej skrzywienie wykształcone przez niezwykle formalistycznych zamawiających, a nie zdrowy rozsądek). Ale czasami postawę zamawiającego odbiera jako rzucanie mu kłód pod nogi i dodatkowe wymogi tylko zniechęcają go do udziału w przetargu. A na przykład czasami po prostu znacznie szybciej jest po wizji lokalnej zebrać wszystkie pytania, jakie się pojawiły i opublikować odpowiedź niż czekać, aż wykonawcy przeleją je na papier. Zwłaszcza, że i wykonawcy mogą na gorąco zapomnieć o czymś istotnym, co przyszło im po drodze do głowy i o co pytali przedstawiciela zamawiającego. Zresztą, dobrym wzorem jest to, co napisano w ustawie o zebraniu wykonawców.
      A co do rozmawiania z wykonawcami przez telefon, to już kiedyś na ten temat w „szponach” pisałem: O komunikacji telefonicznej. I nie sądzę, aby notatki służbowe były nieodzownym towarzyszem takiego kontaktu (no, może poza szczególnymi, bardzo rzadkimi przypadkami, ale stenogram to już szaleństwo niezależnie od okoliczności).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.