O faktycznych potrzebach zamawiającego

Niedawno pisałem dla „Buduj z Głową” tekst o trudnym rozgraniczeniu pomiędzy obiektywnie uzasadnioną potrzebą zamawiającego i utrudnianiem uczciwej konkurencji. Chodziło o opis przedmiotu zamówienia, choć przecież tego typu problemy mamy także i w innych elementach zamówieniowego postępowania, np. warunkach udziału. W tym tygodniu trafił mi przed oczy wyrok KIO z 6 kwietnia ubiegłego roku, sygn. akt 547/18, który znakomicie wpasował się w wątek problemów ze sporządzaniem opisu przedmiotu zamówienia. Nie było jednak tak, że wykonawca oprotestowywał zbyt wysokie wymagania zamawiającego – o nie, tym razem to zamawiający po ocenie ofert chciał się pewne warunki zbagatelizować i zlekceważyć.

Sprawa była poniekąd kuriozalna. Przedmiotem zamówienia było wyposażenie specjalistycznej pracowni w sprzęt. Kilkadziesiąt pozycji asortymentowych, niektórych po kilka sztuk, a między tym wszystkim jedna drukarka laserowa. Miała spełniać różne wymagania, w tym mieć podajnik na 250 kartek. Zamawiający ocenił oferty, wybrał najkorzystniejszą, a konkurent się od tego wyboru odwołał, zarzucając odbieganie sprzętu oferowanego w zwycięskiej ofercie od wymagań zamawiającego w zakresie trzech pozycji asortymentowych. W tym drukarki, która miała podajnik na 150 kartek. KIO oczywiście odwołanie uwzględniła i nakazała ofertę odrzucić (uwzględniła także zarzut dotyczący innej pozycji asortymentowej, ale ponieważ o mostkach cyfrowych nie wiem absolutnie nic, to i trudno posłużyć mi się nimi jako przykładem).

Zamawiający bronił wybranej oferty kuriozalnie argumentując, że jeśli włoży do tego pojemnika papier o mniejszej gramaturze, niż standardowa, to zmieści się tam go 250 kartek. A nigdzie nie napisał, przy jakiej gramaturze pojemność podajnika ma być obliczona. KIO ładnie mu wykazała, że zgodnie z instrukcją obsługi nie powinno się stosować w tej drukarce papieru o gramaturze mniejszej niż 60 g/m2, a przy takiej gramaturze wejdzie tych kartek do podajnika tylko 200. Ale mi chodzi przede wszystkim o coś innego. Nie oszukujmy się, zamawiający zazwyczaj będzie stosował tam zapewne taki sam papier, jak wszyscy – 80 g/m2 i do podajnika zmieści mu się tylko 150 kartek. Pytanie jednak, skoro na tym etapie uznał ten parametr za nieistotny, to po co w ogóle go stawiał?

Nie znam powodów postępowania zamawiającego, ale obawiam się, że mamy do czynienia ze zjawiskiem absolutnie typowym. Stawiane są nieprzemyślane wymagania, nad którymi refleksja pojawia się dopiero wtedy, gdy pojawia się problem. I jakże często prawdziwa odpowiedź na pytanie, skąd taki wymóg, to „zawsze tak było” albo „skądś to przepisałem”. Wydawałoby się, że mamy do czynienia z pierdołą, tymczasem zadecydowała ona o losach przetargu wartego prawie pół miliona złotych. Co gorsza, to najczęściej wychodzi nie na etapie oceny ofert, ale podczas realizacji zamówienia i jest jedną z najcięższych chorób polskiego systemu zamówień publicznych. Bo zamawiający stawia wymagania w specyfikacji, a potem przymyka oko na ich niewykonanie. Gdyby konkurent nie wyłapał tej niezgodności, zamawiający dostałby zapewne tę drukarkę i byłby szczęśliwy. Na wielkość podajnika machnąłby ręką. I znowu – niby drobiazg, ale takie machanie ręką na drobiazgi zdarza się niezwykle często. I pozwala zaoszczędzić wykonawcom spore pieniądze przy realizacji kontraktów. A to z kolei pozwala im rywalizować cenami bardziej, niż pozwalałby na to rozsądek – po prostu zakładając, że jakoś to będzie i zamawiający albo nie zauważy, albo nie przypilnuje, albo przymknie oko, bo przecież w wielu przypadkach tego typu wymogi, na których można zaoszczędzić i tak są niepotrzebne.

Takie samo zjawisko mamy przy egzekwowaniu innych zapisów umownych włącznie z naliczaniem kar. Zamawiający przewidują ich w umowach długie katalogi, ale gdy przychodzi do zdarzenia, które nakazywałoby karę naliczyć, zamiatają sprawę pod dywan, przymykają oko, udają że nic się nie stało. Wykonawcy uczą się tej pobłażliwości i przy kolejnych umowach zakładają dokładnie ten sam mechanizm, lekceważąc ryzyko z tym związane. Oczywiście, innym problemem jest fakt, że często katalogi kar w umowach o zamówienie publiczne są jak z kosmosu i gdyby jest stosować co do joty, wszyscy wykonawcy poszliby z torbami. Ale może lepiej – znowu – przemyśleć te kary i ustawić na racjonalnym poziomie, a potem je egzekwować. Tak samo jak z przedmiotem zamówienia.

Ps. Swoją drogą, zamawiający w postępowaniu odwoławczym popełnił grzech, za który trzeba go potępić. Do odwołania były dołączone dowody podnoszonych w nim stwierdzeń (instrukcje), a zamawiający przekazując kopię odwołania drugiemu wykonawcy, tych dowodów do niego nie dołączył. Oczywiście, w tym przypadku można uznać, jak zrobiło to KIO, że do tych akurat dowodów (instrukcji użytkowania drukarki) konkurent mógł swobodnie dotrzeć (tym bardziej, gdy chodzi o drukarkę, którą sam oferował). Ale sama praktyka zamawiającego godna tylko potępienia.

Pps. Dotarła do mnie prośba od czytelniczki bloga. Joanna Marczewska pisze doktorat dotyczący orzecznictwa w sprawach zamówień publicznych i potrzebuje danych z badania ankietowego od wykonawców i zamawiających. Prosi o ich wypełnianie, a ja zamieszczam linki do nich. Dla wykonawców – https://www.interankiety.pl/i/jwpWXpev, dla zamawiających – https://www.interankiety.pl/i/0aWj9Wyv. Więcej na temat tej pracy w wyjaśnieniu na portalu LinkedIn.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.