O terminie składania ofert

Dziś temat, który częściowo szczęśliwie ma szansę zdezaktualizować się w dającym się przewidzieć czasie. No, przynajmniej częściowo. A chodzi o wyznaczanie terminu składania ofert. Inspiracją był post desmonda z forum actuariusowego, choć wątek zmieniania warunków przetargu tuż przed terminem złożenia ofert już się i w „szponach” pojawił, a i godzina na swoją kolej czekała.

Konieczność składania papierowych ofert (nie tylko w postępowaniach ustawowych, wciąż wielu zamawiaczy kultywuje taki zwyczaj w postępowaniach, w których żaden przepis nie zobowiązuje ich do takich wymogów) to praktyczny problem dla wykonawcy chcącego uczestniczyć w przetargu. Nie dość, że trzeba drukować i podpisywać (czyli w jednym miejscu skojarzyć wydrukowany papier i człowieka, który jest umocowany do jego podpisania), to na dodatek trzeba to jeszcze fizycznie dostarczyć zamawiającemu. A gdy nie da się czegoś przesłać przez Internet, tylko musi pojawić się u adresata materialnie, to czas takiego dostarczania oczywiście znakomicie się wydłuża, a na dodatek zaczyna się różnić.

Kluczowy czynnik to odległość. Jeśli zamawiający wyznaczy termin składania ofert na dziewiątą rano, wykonawca z tego samego miasta będzie w stanie przygotować ofertę choćby i w nocy przed tym terminem i rano jeszcze dowieźć do zamawiającego. Dla wykonawcy przebywającego w odległości uniemożliwiającej takie poranne przejażdżki, robi się problem. Na dodatek okazuje się, że nie jest on w stanie wysłać oferty choćby i najszybszym kurierem dzień wcześniej, bo przecież żaden kurier nie zagwarantuje dostarczenia przesyłki przed tą dziewiątą rano. Musi wysłać ją przynajmniej dwa dni wcześniej (a i to pod warunkiem wysłania przesyłki do określonej godziny). Czyli jest o dwa dni w plecy w stosunku do przedsiębiorcy lokalnego. Jeśli termin składania ofert wyznaczono na poniedziałek albo wtorek, to będą w praktyce cztery dni.

Z tych przyczyn zamawiający powinni unikać ustawiania terminów składania ofert na godziny przedpołudniowe. Także z tych przyczyn zamawiający powinni unikać ustawiania terminów składania ofert na poniedziałek. W każdym takim przypadku prowadzi to do problemów dla wykonawców z lokalizacji oddalonych od zamawiającego. Szczególnie to boli, gdy mamy do czynienia z przetargiem, w którym cały termin składania ofert to minimalne ustawowe siedem dni, tak lubiane przez wielu zamawiających – gdy zdarzy nam się taka czterodniowa różnica, którą opisałem powyżej, oznacza ona, że wykonawca oddalony od zamawiającego ma o połowę mniej czasu niż miejscowy, a na dodatek, aby wysłać ofertę z gwarancją dostarczenia na czas, ma szansę nie doczekać się na odpowiedzi na ewentualne pytania.

Drugi problem to wadium. Jeśli wykonawca ma rachunek w tym samym banku, co zamawiający, problemu w zasadzie nie ma. Jeśli jednak ma rachunek w innym banku, nagle okazuje się, że w zdecydowanej większości przypadków zlecony przelew najpierw musi czekać w ramach systemu ELIXIR na sesję wychodzącą z banku wykonawcy, a potem na sesję przychodzą do banku zamawiającego. Owszem, przelew przejdzie w ciągu jednego dnia, ale to zadziała tylko wtedy, jeśli zostanie zlecony rano, a termin składania ofert będzie po południu. Jeśli ustawimy termin składania ofert na tę dziewiątą rano – nie ma szans, żeby zamawiający dostał przelew wysłany dzień wcześniej po południu. Pierwsze sesje przychodzące w większości banków pojawiają się dopiero w graniach 11:00-12:00 (pouczające zestawienie dostępne jest np. tutaj). Oznacza to, że przelew zlecony wczesnym przedpołudniem dotrze do odbiorcy kolejnego dnia koło południa. Warto więc dostosować godzinę otwarcia ofert do godzin przyjmowania sesji w banku zamawiającego – jaki bowiem jest sens tracenia ofert z tak błahych powodów?

Oczywiście, wykonawcy mogą system ELIXIR ominąć. Istnieją systemy szybkich płatności oferowanych przez firmy mające rachunki w licznych bankach (wystarczy pogooglać za frazą „przelewy natychmiastowe”). W ten sposób wykonawca wpłaca na rachunek takiego podmiotu prowadzony w tym banku, w którym sam ma rachunek, a z kolei ten podmiot przelewa pieniądze zamawiającemu z rachunku, który jest w tym samym banku, co rachunek zamawiającego. Nie trzeba czekać na żadne sesje, trwa to parę minut. Trzeba za to o tym wiedzieć i trzeba za to dodatkowo płacić. Jest też system Sorbnet2, ale nie zawsze da się z niego skorzystać, a i kosztuje chyba więcej od przelewów natychmiastowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.