O terminach i dniach wolnych od pracy

Czasami człowiekowi, który siedzi od wieków w zamówieniach pewne sprawy wydają się oczywiste. Nie zmieniają się z upływem lat (jak to ma w zwyczaju większość uregulowań dotyczących stricte zamówień publicznych), nikt ich nie wywraca co rok albo dwa lata do góry nogami, po prostu trwają. Jednak w ostatnim tygodniu miałem przyjemność spotkać się z „ludźmi od zamówień” z niewielkich instytucji sektora finansów publicznych. I gdy mówiliśmy o jakimś z terminów obecnych w ustawie, a wyrażonych w dniach, usłyszałem pytanie: „a chodzi o robocze czy kalendarzowe?” I pytanie to zmusiło mnie do zatrzymania się i zrobienia dygresji na temat terminów. Zresztą, całkiem słusznie, bo to, że coś jest dla mnie oczywiste, nie znaczy, że oczywiste jest w ogóle. A często wiedza „ludzi od zamówień” na temat przepisów innych niż „zamówienia” daleko odbiega od ideału. Stąd, zwłaszcza że ostatni tydzień nie sprzyjał tworzeniu i nie było czasu na zajmowanie się poważniejszymi problemami, dziś na temat – jak podejrzewam – oczywisty dla większości czytelników. Tak na wszelki wypadek.

Mianowicie ustawa Pzp w wielu miejscach wyznacza terminy, w zdecydowanej większości wyrażone w dniach, w niektórych wypadkach (jak na przykład w rozporządzeniu o dokumentach) – także w miesiącach. Nigdzie natomiast (z jednym wyjątkiem, o którym dalej) nie precyzuje, jak te terminy liczyć. Cóż zatem robić? Stosować kodeks cywilny. Wynika to zarówno z art. 14 samej Pzp, gdzie wskazano, że w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, jak i z art. 110 kodeksu cywilnego – gdzie z kolei stwierdzono, że jeśli w ustawie nie uregulowano sposobu obliczania wyznaczonego terminu stosuje się przepisy kolejnych kilku, bardzo krótkich artykulików tegoż właśnie kodeksu.

Zasady są bardzo proste (ograniczając się do tych czterech , które znajdują szersze praktyczne zastosowanie w zamówieniach):

– termin oznaczony w dniach kończy się wraz z upływem ostatniego dnia (art. 111 § 1). Czyli jeśli ostatnim dniem terminu, na przykład dziesięciodniowego, jest piątek, 19 listopada 2010 r., to termin ten nie upływa o 15.30 albo o 17.00, ale o północy w nocy dzielącej piątek i sobotę. Jeśli zatem czekamy do tegoż 19 listopada na odwołanie, wychodząc o przyzwoitej godzinie z pracy nie możemy być pewni, że ono nie wpłynęło – wszak kopia może pojawić się na naszym faksie czy skrzynce mailowej późnym wieczorem.

– jeśli początkiem terminu jest jakieś zdarzenie, przy jego obliczaniu nie wlicza się dnia, w którym ono nastąpiło (art. 111 § 2). Czyli jeśli obliczamy termin na wniesienie odwołania na wybór oferty, pierwszym dniem, który na dziesięciu paluszkach liczymy jest dzień następny po przekazaniu informacji o wyborze – a nie dzień przekazania (a zatem jeśli przekazujemy 19 listopada – termin 10 dni upływa 29 listopada). Jeśli liczymy termin w drugą stronę, na przykład prosząc o przedłużenie terminu związania ofertą, obliczamy ten najpóźniejszy możliwy dzień (trzeci od końca – bo przecież nie później niż 3 dni przed upływem pierwotnego terminu związania), też nie uwzględniając dnia, w którym okres związania upływa (czyli jeśli pierwotny termin upływa 19 listopada, powinniśmy prośby o przedłużenie wysłać nie później niż 16 listopada).

– jeśli mamy termin oznaczony w miesiącach (albo latach – wszak dokumentację przechowujemy na przykład, zgodnie z art. 97 ust. 1 Pzp przez 4 lata), kończy się w dniu odpowiadającym datą początkowemu dniu terminu (art. 112). Czyli jeśli wykonawca ma złożyć wraz z ofertą zaświadczenie z urzędu skarbowego, a termin składania ofert upływa 19 listopada 2010 r., zaświadczenie to nie może być starsze (termin 3 miesięcy) niż z 19 sierpnia 2010 r. Jeśli przez przypadek termin składania ofert będzie przypadał na 31 grudnia 2010 r., termin ten w tym wypadku (ponieważ nie istnieje 31 września 2010 r.) przypadnie na 30 września 2010 r.

– jeśli koniec terminu (ale tylko terminu do wykonania czynności!) przypada na dzień wolny od pracy, termin upływa w dniu następnym (art. 115). A zatem jeżeli przekazanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w przetargu powyżej progów unijnych będzie miało miejsce 4 listopada 2010 r., termin na wniesienie odwołania odnoszącego się do tego wyboru minie nie na koniec dziesiątego dnia (14 listopada 2010 r.), gdyż to jest niedziela, ale dzień później. Ba, gdyby koniec terminu na wniesienie odwołania przypadał na 25 grudnia, przesuwając koniec terminu o jeden dzień otrzymujemy znowu dzień wolny od pracy, czyli szukamy kolejnego dnia, który będzie wreszcie roboczy (27 grudnia 2010 r. to poniedziałek).

Musimy także pamiętać, że ponieważ żadne przepisy ustawy Pzp nie wspominają o dniach roboczych, stosujemy zawsze te tak zwane „dni kalendarzowe” (czyli po prostu dni, bez wydziwiania). Z zastrzeżeniem rzecz jasna wspomnianego wyżej końca terminu do wykonania czynności. Gdy zaś o nim mowa, pamiętamy, że „dni uznane ustawowo za wolne od pracy” to tylko niedziela i kilkanaście wybranych świąt – choć przeciętny zamawiający w sobotę nie pracuje, to soboty nie ma wymienionej w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy.

Na koniec o szczególnym przypadku z ustawy Pzp. Szczególnym przypadkiem jest mianowicie termin związania ofertą, o którym mowa w art. 85 Pzp. W ustępie 5 tego przepisu wskazano, że bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Termin składania ofert zaś to w warunkach zamówień publicznych termin oznaczony nie tylko datą, ale i godziną. Mamy tu zatem do czynienia z odrębną od kodeksowej regulację rozpoczęcia biegu tego terminu, więc gdy termin składania ofert wyznaczony jest na 19 listopada 2010 r., godz. 12:00, termin związania ofertą rozpoczyna swój bieg już tegoż 19 listopada 2010 r. o godz. 12.00. Konsekwencją tego jest to, że już dzień 19 listopada wliczamy w okres związania ofertą. Licząc więc na paluszkach, kiedy kończy się okres związania ofertą (załóżmy, że wynosi 30 dni) otrzymujemy 18 grudnia. Trzeba pamiętać, że nie można przyjąć, że skoro termin rozpoczyna się określoną godziną, to te 30 dni upłynęłoby 19 grudnia o tej samej godzinie – wszak w pozostałym zakresie (poza oznaczeniem początku biegu terminu, który reguluje Pzp) art. 111 obowiązuje.

Gdy chodzi o upływ okresu związania ofertą w praktyce pojawiały się niekiedy kontrowersje co do tego, czy w tym zakresie stosuje się regulację art. 115 kc., czy też nie. Kwestia ta ma znaczenie dla dwóch problemów – do kiedy można wymagać od wykonawcy podpisania umowy oraz do kiedy co najmniej ma być ważne wadium wniesione w postaci niepieniężnej. Jeśli termin związania ofertą upływałby 21 listopada 2010 r., w niedzielę, czy należałoby wymagać aby gwarancja bankowa złożona przez wykonawcę do oferty była ważna do poniedziałku 22 listopada? Cóż, z tego właśnie powodu podkreśliłem pisząc o zasadach, iż art. 115 kc. stosuje się wyłącznie w odniesieniu do terminu do _wykonania czynności_. Tymczasem upływ okresu związania ofertą nie jest takim terminem – nie istnieje żadna czynność, której dokonanie jest wymagane albo dopuszczalne w tym terminie (o tym, że umowę można podpisać po tym terminie – w którejś z następnych notek). A zatem nie można przenosić tej reguły na okres związania ofertą i okres ważności wadium. Świadczą o tym liczne wyroki (żeby ograniczyć się do świeżych – np. KIO 886 i 903/2010 czy 238/2010 – a w tych wyrokach powołano stanowiska organów poważniejszych niż samo KIO).

Kumulację wszelkich wyżej wymienionych zasad możemy mieć w przypadku wielce zawiłego terminu określonego ostatnimi nowelizacjami w art. 38 ust. 1 Pzp, a dotyczącego terminu wnoszenia takich wniosków o wyjaśnienia siwz, na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć. Mowa tam o granicy wyznaczonej w końcu dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeśli więc ogłosiliśmy przetarg 19 listopada 2010 r., a wyznaczyliśmy termin składania na 30 listopada 2010 r. obliczając połowę nie wliczamy do obliczenia „całego terminu” dnia ogłoszenia o zamówieniu (19 listopada), a zaczynamy liczyć od dnia następnego. Gdyby pozostałe w ten sposób 11 dni podzielić równo na pół, otrzymamy 5 i pół dnia, czyli 25 listopada, godz. 12.00 (ba, nawet gdyby nie ujmować tutaj 11 dnia jako całego, ale tylko tę jego część, która minie do momentu upływu terminu składania ofert) i tak wylądujemy tego samego, 25 listopada, tylko o wcześniejszej godzinie. A godzina wszak nie ma tu znaczenia – czy to będzie siódma rano, czy dwunasta w południe (swoją drogą, czy to nie pleonazm?), i tak termin będzie upływał – tegoż 25 listopada, na koniec dnia. A jeśli nie byłby to 25 listopada, ale 28, niedziela? Cóż, upłynie 29 listopada, wszak to termin na wniesienie pytania…

8 komentarzy do: “O terminach i dniach wolnych od pracy

  1. Hmm, otwarcie ofert w drugi dzień świąt? To zakrawa na pracoholizm mocno zaawansowany :)

    A do obliczania terminu stosuje się tu zasady kodeksu cywilnego, tylko odwrócone. Mamy zatem zdarzenie, od którego liczymy termin, a które ma miejsce 26 grudnia. 26 grudnia nie wliczamy, jeden dzień przed to 25, dwa dni przed to 24. Ustawa mówi o tym, że odpowiedzi ma być udzielona nie później niż 2 dni przed upływem terminu składania oferty, czyli przed 26. Skoro zgodnie z art. 111 termin dwóch dni upływa z końcem drugiego dnia, to – liczony wstecz – upływa z początkiem 24 grudnia. Wypadałoby zatem, że odpowiedź musi być udzielona 23 grudnia (bo 24 nawet i rano byłyby już niepełne dwa dni). Choć spotkałem się z opiniami, że może także być 24 grudnia, ale wybrałbym raczej ostrożne podejście.

    Inna sprawa w tym wypadku, pomijając sztywne terminy z art. 38, należy pamiętać o zasadach Pzp – jeśli odpowiedź coś zmienia czy precyzuje, co ma wpływ na sporządzenie oferty. Taka odpowiedź wykonawcy dokonana w taki sposób, że dociera do niego tuż przed świętami, a otwarcie jest tuż po świętach, może uniemożliwiać mu uwzględnienie tej odpowiedzi w ofercie (w konsekwencji – w ogóle złożenie oferty).

  2. Witam,
    termin na zadanie pytania upływa w sobotę,
    mam traktować to jako dzień roboczy zgodnie z ustawą z ’51 roku i wtedy nie mam możliwości zadania pytania na poniedziałek?
    Klient opisał swoje godziny urzędowania : od pn do pt w godzinach 9-15. – czy to coś zmienia?

    pozdrawiam
    taki mały oferent

  3. i drugie pytanie:
    jeśli w sobotę mija okres związania ofertą, to przedłużyć ofertę z własnej inicjatywy mogę na pewno w piątek dzień wcześniej.
    Sobota odpada, bo nie dostarczę aneksu do wadium – nikt go nie odbierze,
    pytanie co z poniedziałkiem dwa dni później: czy też mogę jeszcze przedłużyć ofertę? w niedzielę nie była ważna więc chyba już nie…
    a jeśli aneks będzie z datą piątkową, przedłużając ważność wniesionego wadium o potrzebny okres?

    a co w analogicznej sytuacji, jeśli termin związania ofertą upłynie w niedzielę?
    kiedy w takim wypadku najpóźniej mogę przedłużyć czas związania swoją ofertą?

    • Radzę przedłużyć termin związania/wadum przed upływem terminu. Niedziela nic nie zmienia, bo termin związania ofertą nie jest terminem na dokonanie czynności, więc nie działa zasada, że wówczas termin upływa w kolejnym dniu.

  4. Czy Zamawiający, który nie pracuje w soboty i niedziele, może ogłosić wynik przetargu w sobotę?

    Dodam, że zamawiający w siwz wskazał, że oferty należy składać w dni robocze od poniedziałku do piątku. Zamawiający wskazał zatem w siwz, że pracuje od poniedziałku do piątku, co skłaniałoby do negatywnej odpowiedzi na ww. pytanie. Ale – czy takie zastrzeżenie zamawiającego ma jakiekolwiek znaczenie, skoro jest ono przytoczone na użytek terminu składania ofert? Nikt przecież nie broni pracownikom Zamawiającego przyjść do pracy w sobotę, aby na przykład ponadrabiać zaległości w pracy.

    Nie ukrywam, że chodziłoby o zaskoczenie dotychczas wyjątkowo upierdliwego wykonawcy, którego pracownicy w poniedziałek prawdopodobnie ze zdziwieniem dowiedzieliby się, że poleciały im 2 dni terminu na złożenie odwołania.

    • Nikt nie zabrania zamawiającym ani wykonawcom wykonywać czynności wieczorami czy w weekendy. Jednak jest to zagranie ewidentnie nie fair. Na szczęście może okazać się nieskuteczne – wykonawcy w przeciwieństwie do zamawiających często nie pracują tylko od 8 do 16 od poniedziałku do piątku – to przedsiębiorcy, którzy muszą dbać o swój interes.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.