O regulaminie dla zamówień podprogowych

Posiadanie regulaminu opisującego, jak wybrać wykonawcę w postępowaniach o wartości poniżej 30 tys. euro, jest praktyką powszechną wśród instytucji publicznych. Powyżej tego progu są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy Pzp, poniżej tworzą sobie ich namiastkę. Ba, nawet UZP publikuje na swojej stronie internetowej taki wzorcowy regulamin. I powiem tak – nie mam nic przeciwko faktowi posiadania takiego regulaminu. Ba, taki dokument bywa przydatny. Problem tylko w tym, co w nim się napisze.

Wzorcowy regulamin UZP nawet nie jest najgorszy (tylko 4 strony to już sukces :)). Ale też nie do końca kładzie nacisk na to, co w takim dokumencie powinno być najistotniejsze. Bo nacisk powinien być położony nie na przepisane z ustawy reguły, ale na procedurę zakupową. Na opisanie kto, za co i na jakim etapie jest odpowiedzialny. I tu trudno o jeden wystarczający wzorcowy regulamin – bo ten element uzależniony jest zawsze od struktury organizacyjnej danej jednostki, a nawet niekiedy – od kompetencji posiadanych przez konkretnych pracowników. Czasami zakupy będzie realizowała komórka merytoryczna, czasami zakupowiec, czasami komórka od zamówień publicznych… Tymczasem w regulaminach obecnych na rynku tego jest mało, a sporo jest powtarzania ustawy.

Najbardziej zawsze szokuje mnie opisywanie w tych regulaminach obowiązków dotyczących ustalenia wartości szacunkowej zamówienia w określony sposób. Zbierać oferty, analizować ceny rynkowe, sporządzać kosztorysy, aby na końcu stwierdzić, czy przekraczamy próg 30 tys. euro, czy nie. Tymczasem ważna jest tutaj tak naprawdę tylko jedna rzecz – zapobieganie dzieleniu zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy. Wszystkie formalności, w gruncie rzeczy niesłużące temu celowi, a przewidywane w tych regulaminach, są w większości przypadków zbędne. Jeśli przeprowadzę analizę cen rynkowych, znajdę jakieś oferty, po co mam za moment robić jeszcze raz dokładnie to samo? Po co więc tworzenie z tego jakiegoś odrębnego etapu, procedury? Po co całe to „ustalanie”? Jeśli najlepsza oferta przekracza 30 tys. euro, będę musiał przeprowadzić postępowanie, ale będę miał jednocześnie załatwiony w najlepszy możliwy sposób problem wartości szacunkowej. Ale takie przypadki będą absolutną rzadkością – wszak realizując zakup zawsze mam jednak jakieś konkretne pojęcie na temat tego, ile to może kosztować. Jeśli najlepsza oferta nie przekroczy 30 tys. euro – sam ten fakt wystarczy za potwierdzenie, że wartość zamówienia jest niższa od progu ustawowego. Ba, na dodatek mam możliwość negocjacji, proszenia o oferty dodatkowe i parę innych rozwiązań, które w granicach ustawy się nie mieszczą, ale w realiach biznesowych niezwykle pomagają.

Kolejny przykład z wielu regulaminów i regulaminu wzorcowego UZP – składanie wniosków do dyrekcji/zarządu/kierownika zamawiającego o wszczęcie postępowania. Też bardzo mnie dziwi. Wszak realizujemy zadania, które już wcześniej były zapisane w jakimś dokumencie, choćby budżecie. Działamy w oparciu o dokumenty, które już w instytucji funkcjonują. A zatrzymanie procedury jest przecież możliwe na każdym etapie, nawet tym ostatnim – wtedy, gdy ktoś upoważniony będzie akceptował wyniki/udzielał zlecenia wybranemu wykonawcy (bo przecież na tym ostatnim etapie ten zakup też trafia do kogoś decyzyjnego – chyba że ktoś ma to u siebie odwrócone, to także jest możliwe).

Oczywiście, zamówienia pozaustawowe to temat rzeka. Można wiele napisać o zamawiających, którzy zapytania ofertowe tworzą w postaci wielostronicowych dokumentów na wzór specyfikacji istotnych warunków zamówienia, domagają się podpisanych ofert, stosują tryby, które wiążą im samym ręce, nie przewidują negocjacji, wymagają pisemnych umów w każdym przypadku itd. Może innym razem :)

Ps. Okazuje się, że o pisemnych umowach już w „szponach” było, choć dawno temu.

Pps. Spotkałem się ostatnio z przypadkiem zamawiającego, który robił owo nieszczęsne rozeznanie wartości szacunkowej, w efekcie którego dostał jedną ofertę poniżej 30 000 euro i kilka powyżej tego progu. Zgodnie z posiadanym regulaminem ustalił wartość zamówienia na średnią arytmetyczną cen ofert, które posiadł i wyszło mu, że trzeba zrobić postępowanie ustawowe… Gdzie tu sens, gdzie logika?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.