O planowaniu i nieplanowaniu zamówień

W ostatnim czasie coś często zdarza mi się (w tzw. „realu”) tłumaczyć kwestie związane z szacowaniem zamówień. Nieodmiennie problem stanowi kwestia planowania tychże zamówień. Często dostrzegam traktowanie papierka pt. „plan zamówień publicznych” jako wcielonego zła. Z kilku, poniekąd zrozumiałych powodów: Po pierwsze dlatego, że jest to narzędzie diabła – ktoś zbiera te informacje, by połączyć np. wszystkie artykuły biurowe w jedno i kazać stosować jakąś procedurę zamówieniową (a przecież do tej pory każdy kupował swoje, każdy mieścił się poniżej 14.000 euro, i jakoś było dobrze – a teraz na pewno na dodatek dostaniemy przysłowiową „chińszczyznę”). Po drugie dlatego, że jest to dodatkowy obowiązek, niemożliwy do spełnienia (bo jak tu planować na cały rok?), a na dodatek – co już jest szczególnie oburzające – nie wynika z żadnej regulacji prawnej (fakt, obecnie nawet wstępne ogłoszenie informacyjne, dotyczące dużych zamówień, nie jest obowiązkowe, a wcześniej obowiązek był to wyłącznie formalny, gdyż z powodu jego nieopublikowania żadne konsekwencje nie groziły).

Tymczasem taki właśnie „plan zamówień publicznych” w mojej opinii jest dokumentem, nad którym warto się pomęczyć, bo on nie służy rzucaniu kłód pod nogi niewinnych pracowników zamawiającego, a wręcz przeciwnie – jest dla zamawiającego ogromną pomocą. Za jakiś czas bowiem do naszego zamawiacza przyjdzie groźna kontrola i zacznie pastwić się nad tym, dlaczego w ciągu roku wydano 100 tys. zł na artykuły tego samego asortymentu, a żadnej procedury zamówieniowej nie zastosowano. Jeśli nie ma planu zamówień publicznych, szukanie dowodów na to, że tak można było, będzie prawdziwą katorgą. Najgorzej, jeśli okaże się, że takie dowody nie istnieją, a przepisy ustawy Pzp faktycznie zostały naruszone – wówczas mamy to już tylko płacz nad rozlanym mlekiem. Plan taki zatem ma dwie funkcje: „uprzednią”, bo pozwala nam ocenić swoje potrzeby i z góry zauważyć, że czasami ustawę stosować trzeba będzie, choć początkowo się wydawało inaczej, i „następczą”, bo – jeśli jest dobrze prowadzony – pozwala niekiedy bardzo łatwo, bez żadnego wysiłku, udowodnić osobie trzeciej, że zastosowanie ustawy nie było wcale konieczne.

Jak to działa? Dla uproszczenia przyjmijmy, że przedmiotem, który nas interesuje są ołówki, a każdy ołówek kosztuje złotówkę netto. Zamawiający na początku roku ma plan finansowy, i stwierdza, że potrzeb w zakresie ołówków co prawda ma sporo, ale pieniędzy starczy mu tylko na 40.000 sztuk (co będzie kosztować 40 tys. zł netto). Ustawy Prawo zamówień publicznych stosować nie trzeba, można sobie kupować te ołówki według swoich wewnętrznych zasad, które z ustawą nie muszą mieć wiele wspólnego. Kupuje zatem w styczniu te ołówki. W maju okazuje się, że przyznano mu dodatkowe finansowanie, w ramach którego zaplanowano zakup kolejnych 40.000 ołówków. Co prawda w sumie z planowanym poprzednio zakupem byłoby to 80 tys. zł, to przecież tamto 40 tys. zł już dawno jest wydane – teraz mam do czynienia z nową potrzebą, uprzednio nieprzewidzianą w planie (skąd bowiem zamawiający mógł wiedzieć, że takie pieniądze dostanie). A zatem znów może kupić te ołówki bez stosowania ustawy. Gdy na koniec roku okaże się, że udało zaoszczędzić na innych zakupach i można przesunąć środki na zakup kolejnych 40.000 ołówków – również będzie można wydać te pieniądze bez stosowania ustawy.

To jedna zaleta planu – pomoc w udowodnieniu, że ustawy stosować nie trzeba. Ale bywa i odwrotnie – plan ostrzega nas przed przekroczeniem progów ustawowych. Załóżmy, że zamiast kupować na początku roku wszystkie zaplanowane ołówki, nabyto tylko 20.000 ołówków, resztę zostawiając na drugie półrocze. Gdy w maju pojawiło się to dodatkowe finansowanie na kolejnych 40.000 ołówków – np. projekt ze środków unijnych (rozwiejmy przy okazji panujące gdzieniegdzie złudzenie, że zakupy z projektu szacuje się osobno od zakupów z innych projektów czy zakupów ze środków własnych jednostki), trzeba zsumować to, co teraz dostaliśmy z tym, co było zaplanowane, ale jeszcze nie zostało wydane (a zatem 20 tys. zł + 40 tys. zł = 60 tys. zł). Okazuje się, że ustawę stosować trzeba. Cóż zrobić, zamawiający organizuje przetarg na ołówki i okazuje się, że zamiast po złotówce kupuje je po 75 gr. Kupuje 60.000 ołówków, ale w kasie zostaje mu jeszcze 15 tys. zł. I znowu może przeznaczyć je na ten cel, ale ponieważ jest to nieoczekiwany bonus, nie ma innych zakupów tego samego asortymentu, stosować ustawy nie musi – no, chyba że nie zdąży wydać tych pieniędzy do momentu, kiedy pojawią się kolejne oszczędności (te wspomniane 40 tys. zł), łącznie będzie miał 55 tys. zł i znów obowiązek stosowania ustawy (przynajmniej w tym roku, bo w przyszłym, z racji na planowane podniesienie kursu euro, najprawdopodobniej zmieści się już pod progiem 14.000 euro).

A zatem – dla własnego świętego spokoju i bezpieczeństwa – warto taki plan mieć. Przy czym byłoby świetnie, gdyby „mieć” nie oznaczało: „raz zrobiłem i koniec”. Idealny plan jest planem dynamicznym – który zmienia się, gdy dochodzą nowe pieniądze i są rozdysponowywane na określone potrzeby, który odnotowuje jak zmniejszają się sumy z planu wraz z wydawaniem pieniędzy, pod który podkładki stanowią informacje, z których wynika skąd się pieniądze lub potrzeby brały. Wówczas, choćby i wiek minął, udowodnienie, dlaczego ustawy nie trzeba było stosować, będzie banalnie proste.

Inna kwestia to oczywiście problem, czy ołówki powinno się łączyć z długopisami albo gumkami do mazania. W tym sprowadzonym do absurdu przykładzie to akurat oczywiste, ale problem jako taki istnieje. Tyle, że to już temat na inną notkę.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.