Był w szponach już kiedyś tekst o tym samym tytule (trzy lata temu), ale miał charakter raczej edukacyjny. Tym razem będzie o postulacie zmian w przepisach, a konkretnie w art. 86 ust. 2 Pzp. I po raz kolejny będzie to tekst zainspirowany wystąpieniem prof. Ryszarda Szostaka podczas białostockiej konferencji z 2017 r. Chodzi mianowicie o dwa elementy związane z otwarciem ofert: sposób i zakres udostępniania treści ofert podczas otwarcia.
W kwestii sposobu otwarcia prof. Szostak wskazał to, co od dawna jest moim marzeniem i o czym pewnie nie raz w szponach pisałem: zrezygnujmy z sesji otwarcia ofert. Zróbmy to tak, aby otwarcie ofert polegało na jednym kliknięciu, które ujawniałoby w Internecie treść ofert wszystkim chętnym. Oczywiście z zastrzeżeniem części objętych tajemnicą przedsiębiorstwa – ale po pierwsze, te zamawiający miałby obowiązek ujawnić później, jeśli stwierdzi brak zasadności zastrzeżenia, a po drugie, gdyby obejmowały elementy oceniane w kryteriach oceny ofert, zastrzeżenie byłoby z automatu zdecydowanie nadmierne i powinno decydować o odrzuceniu ofert. To samo można zrobić z dokumentami, wyjaśnieniami, uzupełnieniami (a także wezwaniami zamawiającego). Ileż życie wszystkich byłoby łatwiejsze…
Ponieważ jednak do takiego stanu nic nas nie zbliża, mimo elektronizacji zamówień przepisy ustawy nie przewidują takiego – wydawałoby się naturalnego – rozwiązania, musimy radzić sobie z tym co mamy. Czyli z publicznym otwarciem ofert, odczytywaniem ich istotnych elementów, a następnie publikowaniem stosownej informacji na www. Od wielu lat w Pzp pokutuje zapis o tym, że odczytuje się wówczas cenę, termin realizacji, okres gwarancji i termin płatności. Skutek? Opłakany.
Po pierwsze, zamawiający często traktują to jako wytyczną dla kryteriów oceny ofert. Nawet wtedy, gdy nie ma to sensu, obok ceny pojawiają się właśnie te trzy elementy. Po drugie, nawet jeśli te elementy nie stanowią kryterium oceny ofert, ale są sztywnymi wymogami, zdarza się zamawiającym umieszczać stosowne pola w formularzu oferty i nakazywać wypełniać je wykonawcom. A tym, gdy widzą pole do wypełnienia, czasami wydaje się, że mają tu jakiś wybór. I w efekcie zamawiający niepotrzebnie traci ofertę. A po trzecie – na otwarciu ofert tracimy czas na odczytywaniu terminów i okresów, które z góry są ustalone. Szkoda niewielka, ale mimo to irytująca.
Co najgorsze, przepis ten powoduje, że często zamawiający odczyta na otwarciu kompletnie bezsensowne w danej sytuacji parametry (nawet jeśli sam je wpisał na sztywno w formularzu oferty), natomiast nie odczyta parametrów w danej sprawie istotnych, które są objęte kryteriami oceny ofert, ale próżno ich szukać w katalogu zawartym w ustawie. Jasne, trzeba tu zachować odrobinę rozsądku – jeśli kryterium objęty jest parametr, który da się wyrazić liczbą albo jednym zdaniem – odczytujmy. Jeśli kryterium jest estetyka, funkcjonalność albo doświadczenie osób realizujących zamówienie, a podstawą do oceny są próbki, wykazy, elaboraty itd. – cóż, z technicznych powodów odczytanie jest niespecjalnie sensowne. Ale znowuż wracamy do idei ze wstępu – gdyby oferta otwierała się i publikowała automatycznie, byłoby łatwiej.
Jasne, dziś wielu zamawiających odczytuje dane z ofert z głową i po ludzku. Ale nie wszyscy.
Postulat wydaje się słuszny (rezygnacja z otwarcia ofert) ale: musiałoby to mieć miejsce w przypadku pełnej elektronizacji, tj. Zamawiający o określonej godzinie „jednym kliknięciem” jednocześnie otwierałby i ewentualnie publikował otrzymane oferty (bez wcześniejszego zapoznawania się z nimi tj. wcześniejszego niż publikacja) – tzn. chodzi mi o doprowadzenie do sytuacji gdy i Zamawiający i wszyscy wykonawcy w jednym czasie zapoznają się z ofertami, lub takiego składania ofert żeby mieć absolutną pewność, że Zamawiający nie ma żadnej możliwości ingerencji w treść złożonych ofert. Elektroniczne składanie całości oferty (+szyfrowanie) wydaje się, że spełnia te warunki. Nietrudno bowiem dostrzec tu pole do pewnych nadużyć, zwłaszcza w przypadku „papierowego” składania ofert. W przypadku papierowego składania ofert musielibyśmy mieć wiarę że wszyscy zaangażowani w zakupy po stronie zamawiającego są bezwzględnie uczciwi i odporni na „naciski”, ale wtedy jaki byłby sens istnienia samej ustawy Pzp? ;)
Przy elektronicznym składaniu ofert nie widzę żadnych przeciwwskazań. Ba, do tego nawet nie musi być potrzebne kliknięcie – sam system w momencie wyznaczonym jako termin składania ofert może oferty otworzyć :) Zaś przy papierowych ofertach tego po prostu się nie da :)