O udostępnianiu dokumentacji

Jakiś czas temu uczestniczyłem w dyskusji na forum actuariusowym, która dotyczyła udostępniania wykonawcom ofert konkurencji zaraz po otwarciu ofert. I pojawił się głos, że jak to tak po prostu udostępnić – przecież najpierw musi być wniosek (ba, pisemny wniosek), ten wniosek trzeba rozpatrzyć, a potem wyznaczyć termin… Taka ścieżka zdrowia dla wykonawcy. Ale przecież wykonawcy to nie wrogowie zamawiającego. Nie można myśleć w takich kategoriach. Nie można też wymyślać wewnętrznych procedur, które nie mają żadnego sensownego celu – wszak żaden przepis nie narzuca ani obowiązku składania pisemnych wniosków, ani wyznaczania terminów…

Oczywiście, udostępnianie dziesiątek ofert tłoczącym się dziesiątkom wykonawcom zaraz po otwarciu ofert to może być nie najlepszy pomysł. Ale – jak często coś takiego w praktyce się zdarza? Zapewne się nie pomylę, gdy powiem, że nigdy lub prawie nigdy. Zazwyczaj problem (o ile nazywać to w ogóle problemem) jest znacznie mniejszy. Jest tylko jedna ważna przeszkoda w udostępnieniu ofert wykonawcy natychmiast: weryfikacja, czy w ofercie nie ma dokumentów, które zostały zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa. Ale to da się w zdecydowanej większości przypadków sprawdzić w parę minut. A po tych paru minutach – pokazać oferty zainteresowanemu, który będzie mógł załatwić obie sprawy za jednym razem.

Ba, z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że istnieje metoda jeszcze lepsza. Nigdy dotąd nie zdarzyło mi się, aby wykonawca odmówił, gdy w odpowiedzi na pytanie o możliwość przejrzenia ofert, oferowałem mu przesłanie skanów tych ofert mailem w jakimś sensownym terminie (np. następnego dnia) – oczywiście jako alternatywę do przeglądania. I jemu łatwiej (ma od razu kopię oferty), i zamawiającemu łatwiej. Tak, łatwiej, z dwóch ważnych powodów. Po pierwsze, patrzenie wykonawcy na ręce, gdy przegląda ofertę konkurencji to strata czasu, który można załatwić inaczej. Ten czas (zresztą, znacznie mniej) można zainwestować w zeskanowanie ofert (co wystarczy zrobić tylko raz), dzięki czemu można być przygotowanym na każdą taką następną okazję. Na dodatek takie skany to jest coś, co przydaje się nie tylko po to, aby wysyłać wykonawcom, ale aby samemu z tego korzystać zarówno w trakcie postępowania, jak i w trakcie realizacji umowy. Po prostu ułatwia życie.

Oczywiście, mówienie o skanach i udostępnianiu powinno w ogóle dzisiaj trącić myszką. Wszak mieliśmy być już zelektronizowani, a przyzwoita elektronizacja moim zdaniem powinna zapewniać zarówno oferty w formie elektronicznej, jak i automatyczną dostępność do ofert dla wykonawców uczestniczących w postępowaniu po otwarciu ofert (rolą zamawiającego byłoby tylko ewentualne przesunięcie jakiegoś dokumentu z katalogu „zastrzeżone – nie udostępniać” do katalogu „jawne”). Niestety, elektronizację mamy kadłubową, nawet tam gdzie teoretycznie działa, jakoś takiego rozwiązania nie widać, a w zdecydowanej większości zamówień wciąż nie ma o niej mowy. Póki co zatem, na razie pisać o udostępnianiu dokumentacji chyba trzeba…

Ps. A gdy zamawiający tak bardzo lubi papierki, że obyć się bez nich nie może – niech odnotuje komu i co pokazał albo zachowa maila, do którego załączył udostępniane dokumenty…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.