O „sztywnym” terminie realizacji zamówienia i poślizgu w postępowaniu

Całkiem niedawno, w pierwszym tegorocznym tekście, dotyczącym sposobu wskazywania terminu realizacji zamówienia, zapowiadałem, że kiedyś zastanowię się nad sytuacją, w której zamawiający określa termin realizacji zamówienia za pomocą konkretnej daty (zamiast – znacznie sensowniej w zdecydowanej większości przypadków – okresu od podpisania umowy), a postępowanie o udzielenie zamówienia się przeciąga ponad miarę. Temat leżał sobie w kolejce, ale w tym tygodniu na łamach „GP” pojawił się tekst „Duży poślizg w informatyzacji przetargów”, który skłonił mnie, aby temat z końca kolejki już wyciągnąć.

Wspomniany artykuł Sławomira Wikariaka dotyczy przetargu interesującego wszystkie osoby zajmujące się zamówieniami w naszym kraju, czyli zorganizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji postępowania na platformę „e-Zamówienia”. A wydźwięk tego artykułu jest w zasadzie taki: dotąd nie mamy podpisanej umowy na wykonanie tej platformy, więc szanse, że pojawi się ona na czas są bliskie zeru. UZP pracuje nad rozwiązaniem „awaryjnym”, które będzie możliwe do zastosowania w przypadku braku platformy w terminie przewidzianym ustawą, ale z lektury tekstu wynoszę wrażenie, że owo rozwiązanie ma być po prostu powtórzeniem historii z elektronicznym JEDZ-em (zatem niewiele pracy wymaga, bo przy rozwiązaniu „awaryjnym” z elektronicznym JEDZ-em jedynym wysiłkiem UZP była informacja na stronie z instrukcją postępowania). Oby nie, bo przesyłanie zaszyfrowanych ofert pocztą do zamawiającego będzie elektronizacją zamówień niezwykle ułomną, a na dodatek zapewne niezgodną z przepisami, szczególnie w zakresie bezpieczeństwa i archiwizacji dokumentacji.

Niestety na stronach UZP ani Ministerstwa Cyfryzacji nie znajdziemy niczego, co dawałoby promyczek nadziei – przetarg się toczy i koniec. Wciąż znajdziemy komunikaty, z których wynika, że nie ma potrzeby szukać innych rozwiązań oraz jednocześnie harmonogramy, z których spora część terminów została już dawno minęła bez żadnych efektów (np. taki). I w tym kontekście najciekawszy jest fragment przywołanego wyżej artykułu z jakże optymistyczną wypowiedzią wydziału komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji: „Wykonawca, składając ofertę w postępowaniu, tym samym zadeklarował dotrzymanie terminów realizacji poszczególnych etapów projektu wskazanych w specyfikacji. W związku z tym zobowiązał się do dostarczenia głównego produktu w postaci platformy e-Zamówień w październiku 2018 r.”

Cóż, jeśli brać to za dobrą monetę, to zamawiający wychodzi z założenia, że furda z tego, że zaczął przetarg przynajmniej rok za późno, furda z tego, że postępowanie trwa już pół roku i wciąż nie ma umowy (w tym od momentu otwarcia ofert minęły już 4 miesiące i 2 wybory oferty najkorzystniejszej) – skoro zamawiający napisał, że produkt ma być gotowy na październik 2018, to ma być gotowy i kropka. Takie zaklinanie rzeczywistości, które może mieć dwa skutki: albo nie będzie miało skutku (i może spowodować, że zamawiający z wykonawcą będą się żreć od momentu wyboru i dobrych parę lat po zakończeniu realizacji), albo – o zgrozo! – okaże się skuteczne, i w efekcie termin będzie dotrzymany, ale jakość produktu będzie żenująca. Zresztą, można spodziewać się, że niezależnie od wszystkiego takie ciśnienie ze strony zamawiającego będzie miało miejsce i nawet w przypadku niedotrzymania październikowego terminu otrzymamy do użycia rozwiązanie, które wszyscy użytkownicy będą z całego serca przeklinać.

Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że samo ministerstwo w toku postępowania wprowadziło do specyfikacji zmianę, polegającą na dodaniu możliwości zmiany umowy o zamówienie w zakresie terminu realizacji, w przypadku okoliczności „wynikających z przedłużenia rozstrzygnięcia postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy” (informacja o zmianie siwz z 7 listopada 2017 r.). Oczywiście, możliwość zmiany umowy, to tylko możliwość zmiany umowy. Strony muszą się dogadać, a o dogadanie się będzie niezwykle ciężko w sytuacji, w której zamawiający znajduje się pod presją czasu. Wykonawca zatem może zostać tak czy owak postawiony pod ścianą.

Najtrudniejsze jest bowiem w takich przypadkach znalezienie woli do zmiany po obu stronach postępowania oraz ustalenie, ile taka zmiana ma wynosić. Oddalając się już od wskazanego wyżej konkretnego postępowania – obie strony na starcie przetargu czynią pewne założenia, ile przetarg będzie trwać i kiedy umowa zostanie podpisana. Zamawiający często, mimo wyznaczenia daty na „sztywno” i zakończenia postępowania w czasie realnie niepozwalającym na wykonanie zamówienia nie chcą zmieniać terminów realizacji – boją się przede wszystkim zarzutów o to, że po postępowaniu poszli wykonawcy na rękę. I faktycznie, temat jest bardzo trudny – bo czy uznać, że odwołanie, które przeciągnęło sprawę o miesiąc, to jest okoliczność uzasadniająca przesunięcie terminu czy nie? Teoretycznie – nie, bo przecież w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego takiego obrotu sprawy można się spodziewać (co innego, jak w pewnym przypadku z nieodległej przeszłości – gdy odwołań będzie czternaście i część z nich będzie składana ewidentnie tylko po to, aby postępowanie przedłużyć).

Wykonawca może natomiast twierdzić, że oczekiwał podpisania umowy w dwa tygodnie po otwarciu ofert (bo przecież zaraz po otwarciu będzie wezwany do złożenia dokumentów, złoży je w dwa dni, bo miał już je gotowe, 10 dni okresu stand-still i umowa). Realne? Na pewno możliwe. Z drugiej strony jest związanie ofertą, które oznacza, że należy być przygotowanym na podpisanie umowy w ostatnim możliwym momencie tego związania. Kłopot w tym, że odwołanie zawiesza bieg tego terminu, a zatem znowu – faktyczny czas jego trwania jest niemożliwy do przewidzenia. Kłopot też w tym, że czasami zamawiający organizują postępowania w taki sposób, że gdyby podpisanie umowy miało mieć miejsce w ostatnim dniu związania ofertą, byłoby już po terminie realizacji.

W mojej opinii przedłużenie terminu o okres odpowiadający czasowi, jaki mija od ukończenia pierwotnego terminu związania ofertą do momentu podpisania umowy nie powinno budzić wątpliwości w żadnym wypadku. I z pewnością takiej zmiany wykonawca może się od zamawiającego domagać, niezależnie od tego, czy jej możliwość była przewidziana wprost w siwz, czy nie (jest to bowiem w moim odczuciu zmiana nieistotna – powinna być zastosowana niezależnie od tego, kto wygra postępowanie). Problem w tym, że czasami to będzie zdecydowanie zbyt mało i efektem będzie mogła być umowa o świadczenie niemożliwe. W tym wypadku trzeba szukać wyjścia dalej idącego, ale tutaj zawsze trzeba będzie brać pod uwagę faktyczne okoliczności danej sprawy z niespodziankami w postępowaniu na czele.

Ale najlepiej – po prostu odejść od takiego sposobu ustalania terminów, wówczas obie strony postępowania mogą mieć jeden poważny kłopot mniej. Bo sztywna data to w zdecydowanej większości przypadków samo zło. Po prostu kolejny pomysł na przerzucenie na wykonawcę ryzyka, nad którym nie ma on żadnej kontroli, i którego ziszczenie może rodzić fatalne skutki dla obu stron postępowania.

2 komentarze do: “O „sztywnym” terminie realizacji zamówienia i poślizgu w postępowaniu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.