O wystawcy referencji

Nie ulega wątpliwości, że postępowanie o udzielenie zamówienia jest postępowaniem dość mocno sformalizowanym. Na szczęście jednak z biegiem czasu owa formalizacja nieco ustępuje – kiedyś kopię dokumentu za zgodność z oryginałem musiał poświadczać notariusz, dziś może zrobić to sam wykonawca. Kiedyś tłumaczenie dokumentu musiał wykonać tłumacz przysięgły, dziś zamawiający musi przyjąć jakiekolwiek tłumaczenie. Słowem, idzie ku lepszemu. Pewnych granic jednak nawet w tych najbardziej sformalizowanych czasach nie przekraczano. Owszem, zdarzali się zamawiający, którzy umiaru nie znali, żądając np. pełnomocnictw do podpisywania gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych, ale nawet wtedy można było traktować to jako sytuacje odosobnione.

Niedawna dyskusja na actuariusowym forum uświadomiła mi, że wciąż jednak zdarzają się przypadki, w których zamawiający lub konkurenci próbują podważać dowody należytego wykonania poprzednich umów (zwykle w postaci referencji) składane przez wykonawców na potwierdzenie posiadania odpowiedniego doświadczenia. Oczywiście, takich dokumentów czepiać się można na wiele sposobów, ale w tym wypadku chodzi o czepianie się w zakresie pewnego formalizmu: o upoważnienie (a raczej jego brak) osoby podpisującej ten papier.

Oczywiście, zawsze istnieje niepewność, kim osoba podpisująca referencje jest i czy ma ona aby prawo, aby w imieniu owego zleceniodawcy wyrażać opinię na temat dotychczasowej współpracy z innymi podmiotami. W jakimś zatem stopniu owo wyrażenie opinii jest elementem reprezentacji takiego podmiotu. I w przepisach ksh czy nawet kc możemy doszukiwać się zasad, zgodnie z którymi to odpowiednie organy danego podmiotu (zwykle chodzi tu jednak o przedsiębiorcę) są upoważnione do owej reprezentacji i składania oświadczeń.

Jednak z drugiej strony w tym wypadku nie mamy do czynienia z oświadczeniem woli, rodzącymi jakieś zobowiązania po stronie podmiotu, a jedynie z oświadczeniem wiedzy. Na dodatek z takim oświadczeniem, które zamawiający albo konkurent może sobie zweryfikować, potwierdzając ich treść w podmiocie, który referencje wystawił. Żądanie w takim wypadku stosownych pełnomocnictw jest bez sensu, wykonawca bowiem za każdym razem musiałby gromadzić papiery dotyczące podmiotu, na rzecz którego coś realizował (nie tylko ewentualne pełnomocnictwa, ale także aktualne KRS itp.), a potem za każdym razem przedstawiać to zamawiającemu. Kupa papierów przewalanych między stronami postępowania wzrosłaby znacząco.

Żądanie to jest także bez sensu z tego powodu, że upoważnienie do podpisywania takich referencji często nie wynika z wyraźnych pełnomocnictw, ale ze struktury danej firmy, z jej regulaminu organizacyjnego czy innego dokumentu o podobnym charakterze, z zakresów czynności czy kart stanowiskowych (i nawet tam nie musi być to wymienione wprost, a mieścić się w jakichś „innych”, bo przecież wystawianie referencji nie jest podstawowym sensem żadnego stanowiska pracy, a co najwyżej nieistotnym dodatkiem). Jasne, w modelowej sytuacji taką referencję wystawia prezes albo osoba wskazana w umowie do koordynowania jej realizacji. Ale takie modele mają to do siebie, że często trafiają się od nich odstępstwa (choćby z tego powodu, że osoba wskazana w umowie np. zmieniła pracodawcę, nawet czasami i przed zakończeniem realizacji – a nie każdy przywiązuje wagę do dokonywania odpowiednich formalnych zmian, zwłaszcza jeśli współpraca układa się bezproblemowo).

I na szczęście tą drogą, i to chyba jednolicie, idzie orzecznictwo KIO. Dobrym przykładem jest tutaj wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 11 kwietnia 2017 r. (sygn. akt KIO 602/17). Co prawda argumenty odwołującego ostatecznie odnosiły się do interpretacji uprawnień osoby podpisującej referencje w stosunku do umocowania wynikającego z umowy, ale KIO, poza odrzuceniem tych argumentów i uznaniem, że wskazanie danej osoby w umowie do „wzajemnych kontaktów związanych z realizowaną inwestycją” jest wystarczające w tym wypadku, pozwoliło sobie na refleksję ogólniejszą, podkreślając, że zamawiający w ogóle nie ma prawda do takiego badania, a owo uprawnienie może wynikać z „wewnętrznych stosunków”.

To wszystko nie oznacza oczywiście, że referencji sprawdzać nie można. Ale oznacza, że aby podważyć ich rzetelność, prawdziwość itd. potrzebny jest kontrdowód. I jeśli ktoś wystąpi do wystawcy referencji z prośbą o ich potwierdzenie i dowie się, że taka osoba nigdy tu nie pracowała, a taki wykonawca nigdy nie realizował takiej usługi (w skrajnym przypadku) – cóż, wówczas nie tylko wykluczenie, ale i prokurator… Ale żeby drążyć ten temat, zwykle trzeba po prostu powziąć skądś wątpliwość. Czasem to będzie dziwna treść lub forma referencji, czasem donos konkurenta… Czasem takie wątpliwości mogą skłonić do żądania przedstawienia do wglądu oryginału referencji – i także tu, jeśli taki oryginał nie będzie przedstawiony, wątpliwości mogą narastać. Ale właśnie – słowo klucz – wątpliwości. Jeśli ich nie ma, referencję zamawiający przyjmuje bez zbędnego doktoryzowania się…

Ps. Swoją drogą, podobne problemy trafiają się zamawiającym w odniesieniu do samych siebie. Przykładem jest niedawno przywoływany na łamach „DGP” przypadek, w którym zamawiający wypierał się zmiany siwz opublikowanej na stronie internetowej – twierdząc, że owa zmiana została podpisana przez osobę nieupoważnioną. Cóż, wykonawca ma prawo jednak ufać, że skoro zamawiający coś na swojej stronie oficjalnie publikuje, to jest to jego oficjalne stanowisko. I KIO w tym wypadku (wyrok z 9 września 2013 r., sygn. akt KIO 2069/13) zamawiającego nieco utemperowało…

2 komentarze do: “O wystawcy referencji

  1. Panie Grzegorzu, trochę od mniej merytorycznej strony i z przymrużeniem oka, ale czytając od dawna dostrzegam, że.. bardzo dużo u Pana w tekstach „wypadków” :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.