O skanie

Już co najmniej kilka razy w „szponach” wskazywałem, że używanie faksu w zamówieniach powinniśmy odłożyć do lamusa i pozostać wyłącznie przy drodze elektronicznej (ostatni raz – w lutym). Zdania w tym zakresie w najmniejszym stopniu nie zmieniłem, ale w ostatnim czasie spotkałem się z problemem dotyczącym różnych form komunikacji elektronicznej. Mianowicie natknąłem się na sytuację, w której zamawiający dopuścił składanie wyjaśnień, oświadczeń itp. przez wykonawców w postępowaniu w formie elektronicznej, pod warunkiem, że będzie to w formie skanu pisma. Czy to ma sens?

Oczywiście, lepiej postąpić tak, niż w ogóle wyeliminować drogę elektroniczną. Jednak narzucenie takiego wymogu powoduje, że wykonawca musi mieć pod ręką dwa dodatkowe urządzenia, aby wysłać do zamawiającego pismo: drukarkę i skaner. Gdyby takiego wymogu nie było, wystarczyłby komputer z dostępem do sieci (a przecież dzisiaj takim komputerem jest i telefon). Oznacza to, że wykonawca ma więcej kłopotu, mniej czasu (bo przecież w ostatnim momencie musi znaleźć się w pobliżu tych dwóch maszyn), a zamawiający na takie pismo dłużej czeka.

Spójrzmy od drugiej strony – co daje zamawiającemu to, że dostanie skan pisma, a nie zwykłego maila? Absolutnie nic. Zresztą używanie w tym zakresie słowa „pismo” zdaje się wskazywać, że skan ma jakiś związek z formą pisemną, ale przecież dla formy pisemnej potrzebne jest przekazanie papieru z własnoręcznym podpisem, a w tym wypadku nic takiego nie ma miejsca. Być może zamawiający czuje się pewniej, jeśli zobaczy taki „podpis” – ale cóż to mu faktycznie daje? Przecież nie oceni, czy doszło do fałszerstwa (na podstawie kopii podpisu jest to w wielu wypadkach niemożliwe, zresztą zawsze dziwi mnie chęć niektórych zamawiających do bawienia się w grafologów mimo braku kompetencji do tego). Zresztą w tym zakresie można chęci zamawiającego obejść z użyciem absolutnych podstaw grafiki komputerowej – wklejenie kopii zaczerpniętego z innego dokumentu podpisu to dzisiaj dziecinna igraszka. A zatem w kwestii „zaufania obrotu” skan dokumentu z zeskanowanym podpisem Jana Kowalskiego praktycznie niczym nie przewyższa zwykłego maila zawierającego tę samą treść i podpisanego „Jan Kowalski”.

A tak przy okazji, czy w ogóle zamawiający może wprowadzać takie ograniczenie? Obowiązuje nas dzisiaj art. 18 pkt 1 ustawy o zmianie ustawy Pzp (z 22 czerwca 2016): „komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem zamawiającego za pośrednictwem operatora pocztowego (…), osobiście, za pośrednictwem posłańca, faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (…)”. Nie wiem, być może dałoby się przyłożyć tu zasadę, że skoro można więcej, to można i mniej. Ale tak czy owak nie zmienia to faktu, że nie ma to żadnego sensu.

Natomiast jeśli zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dopuści komunikację drogą elektroniczną, to potem nie może kręcić nosem na to, że dostanie nie skan podpisanego dokumentu, ale zwykłego maila, nie może też wymagać wysyłania skanów.

Ps. Wszystko powyższe nie oznacza oczywiście, że w jakikolwiek sposób piętnuję posługiwanie się skanami przez wykonawców, gdy dopuszczona jest elektroniczna forma komunikacji. W wielu wypadkach taka forma ma swoje zalety – zwłaszcza przy bardziej rozbudowanej organizacji. Wszak w większych firmach osoba uprawniona do reprezentacji wykonawcy może osobiście nie wysyłać maili do zamawiającego, a czyni to sekretarka czy inny pracownik. Może być też tak, że sposób reprezentacji jest bardziej rozbudowany i potrzeba więcej niż jednej osoby aby pismo nabrało mocy. W takich sytuacjach wysłanie w załączniku do maila skanu oświadczenia to najprostsza metoda na to, żeby zamawiający miał pewność, że komunikują się z nim odpowiednie osoby. Działa to zresztą też często w odniesieniu do zamawiających, gdzie komunikację z zamawiającymi prowadzi pracownik działu zakupów, ale decyzje podejmuje kierownik zamawiającego – np. wójt czy dyrektor…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.