O faksie

Od „dużej” nowelizacji ustawy Pzp minęło już ponad pół roku i szybko zbliża się 18 października 2018 r., od kiedy to postępowania o zamówienia publiczne mają zostać przeniesione na platformę elektroniczną (jeszcze szybciej – 18 kwietnia 2017 r., kiedy zmiana ta ma dotknąć centralnych zamawiających). Idea jest ze wszech miar słuszna, ale jest jeden mały problem: wszelkie znaki na niebie i ziemi wskazują, że UZP nie przygotuje ma czas jednej wspólnej, jednolitej platformy, co spowoduje, że problem spadnie na barki zamawiających – generując w ten sposób wielkie koszty i zamęt (ten ostatni: zarówno po stronie zamawiających, jak i wykonawców, którzy będą musieli się odnaleźć w gąszczu różnych rozwiązań stosowanych przez różnych zamawiających).

17 lutego na stronach RCL został opublikowany skierowany przez Prezesa UZP projekt rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Samo rozporządzenie oczywiście nie rozwiązuje wskazanego wyżej problemu, ale wskazuje ramy, w których będziemy w przyszłości poruszać – zasady, na których trzeba będzie oprzeć informatyczne systemy prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień.

I tak się złożyło, że już przy pierwszym rzucie okiem na ten projekt uderzył mnie zapis proponowanego § 2 ust. 1, zgodnie z którym korespondencja pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi może być przekazywana poprzez system informatyczny, na którym zamawiający prowadzi zamówienia, pocztą elektroniczną lub faksem. I zacząłem się zastanawiać, co ten wspomniany na końcu „faks” ma wspólnego ze środkami komunikacji elektronicznej, o których przecież ma stanowić rozporządzenie. Odpowiedź jest prosta: kompletnie nic – poza nieszczęsnym art. 2 pkt 18 ustawy Pzp.

Faks swego czasu zrewolucjonizował komunikację, także w zamówieniach publicznych. Pozwalał na niemal natychmiastowe przesłanie kopii jakiegoś dokumentu. W czasach, gdy mail nie funkcjonował lub był jeszcze dość rzadki, a za transfer płaciło się krocie – było to bezcenne. Problem w tym, że dzisiaj faks jest już zabytkiem. Powszechny dostęp do poczty elektronicznej (i innych wariantów przesyłania informacji, bo niekiedy zaczynam mieć wrażenie, że sama poczta elektroniczna powoli usuwa się w cień) pozwolił faksy wyłączyć i wysłać na składowisko (oczywiście – przeznaczone dla sprzętu elektrycznego i elektronicznego :)). Kilka razy zresztą wspominałem o tym w „szponach” przy okazji opisywania innych zagadnień (w listopadzie 2012 r. i w kwietniu 2016 r. – w tym ostatnim wypadku nawiązując do dyskusji towarzyszących uchwalaniu nowelizacji ustawy).

Niestety, wciąż niektórzy zamawiający posiadają faksy i jeszcze ich nie wyrzucili, z czego wykonawcom czasami zdarza się korzystać. Gdy niedawno widziałem wysłane faksem pytania do specyfikacji przez jedną z czołowych polskich firm budowlanych, zdziwiłem się niepomiernie. Gdy widzę kopię odwołania na faksie i jednocześnie na mailu – cóż, widać odwołujący chce mieć większą pewność, choć nijak tego nie rozumiem. Większą moją konsternację wzbudziły dwa inne przypadki, z którymi ostatnio się spotkałem. Jednym z nich była prośba pewnej firmy ochroniarskiej o przesłanie protokołu postępowania faksem i pisemnie (chociaż sama prośba przyszła mailem) – dziwię się im, bo na pewno szybciej byłoby uzyskać odpowiedź mailem. Drugi przypadek pojawił się w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił komunikację pisemną i elektroniczną, poprosił o podanie w ofercie adresu e-mail do kontaktu, a tymczasem wykonawca fakt ten zignorował i zamiast tego wpisał numer faksu. Kompletnie niezrozumiałe działanie.

Ale te przypadki można policzyć na palcach jednej ręki, a dotyczą moich doświadczeń z okresu ponad rocznego. Faks znika i nie jest to dziwne – normalni ludzie przestawiają się na rozwiązania, które są tańsze i skuteczniejsze. Faks (w porównaniu z mailem) jest droższy w eksploatacji (dodatkowe urządzenie, dodatkowe materiały eksploatacyjne, zużycie papieru po obu stronach komunikatu, dodatkowa linia telefoniczna), bardziej czasochłonny (zarówno samo wysyłanie faksu, w tym czasami oczekiwanie na zwolnienie się linii, jak i ewentualna digitalizacja otrzymanych tą drogą wiadomości), ograniczony terytorialnie (maila odbiorę w telefonie gdziekolwiek będę, faks będzie sobie leżał na pudełku w firmie i czekał aż tam dotrę, analogicznie z wysyłaniem), wreszcie bardziej zawodny (cóż, wystarczy, że skończy się papier albo po prostu się zatnie). Oczywiście, można niektóre z tych wad próbować usunąć (przekierowanie faksu na mail, wysyłanie faksu za pośrednictwem poczty), ale wymaga to pewnego wysiłku, więc to dodatkowy kłopot, a żadna wartość dodana w porównaniu do prozaicznego e-maila.

Może więc pora ten relikt techniki raz na zawsze z regulacji zamówieniowych usunąć, a nie trzymać się go kurczowo?

Ps. Właściwie wystarczyłoby, żeby zamawiający pozbyli się faksów. Albo przynajmniej nie podawali ich numerów w specyfikacjach i BIPach.

7 komentarzy do: “O faksie

  1. Problem polega na tym, że u niektórych Zamawiających wciąż panuje średniowiecze i jedyną formą w miarę szybkiego komunikowania się jest faks (przykład – wojsko). Wtedy wybór jest prosty: list albo faks. Często zdarza się, że pracownik Zamawiającego sam chce szybkiej reakcji i mówi wtedy „proszę mi wysłać na prywatnego maila”, gdzie podaje adres typu „misiaczek@” albo adres e-mail żony (historie prawdziwe!). Dopóki pewne instytucje nie odkryją, że żyjemy w XXI wieku niewiele się chyba zmieni…

    • Nie odsyłajmy tak łatwo faksu do lamusa,wszak co zrobić gdy zamawiajacy pilnie będzie chciał wysłać maila do wykonawcy a tu taki pech – sieć padła. Wtedy z ulgą patrzy na ten nie chciano faksik.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.