O dokumentach potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań zamawiającego

Jednym z podstawowych założeń nowelizacji ustawy Pzp było podzielenie oceny ofert i wykonawców na dwa etapy – sama oferta ma zawierać minimum informacji pozwalających na dokonanie oceny, natomiast dokumenty na potwierdzenie oświadczeń zawartych w ofercie ma składać tylko taki wykonawca, który zyskuje realną szansę na uzyskanie zamówienia (oceniony najwyżej). Art. 26 ust. 1 i 2 Pzp, które precyzują zasady wzywania do złożenia dokumentów na tym drugim etapie, wyraźnie odnoszą się do dokumentów i oświadczeń potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 – a zatem chodzi o potwierdzenie czterech elementów:
– spełniania warunków udziału w postępowaniu,
– spełniania kryteriów selekcji,
– braku podstaw wykluczenia,
– wypełniania przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez zamawiającego.

Ten ostatni element jest dość istotny, ponieważ w bardzo dużej mierze powiązany jest z przedmiotową oceną oferty – stwierdzeniem zgodności jej treści z treścią siwz, a niekiedy także kryteriami oceny ofert. Wszak wśród dokumentów, o których mowa, będą stosowane często karty katalogowe, próbki czy zaświadczenia o spełnianiu odpowiednich norm. Oczywiście, zamawiający może zażądać podania podstawowych danych w samej ofercie i na tej podstawie wstępnie wstępnie zweryfikować zgodność ofert z siwz. Może też zażądać podania tych parametrów przedmiotu zamówienia, które będą oceniane w kryteriach oceny ofert – i w ten sposób zrealizować wymóg wyłonienia wykonawcy, który będzie wezwany do złożenia kompletu dokumentów.

Ale takie rozwiązanie niekiedy będzie niemożliwe – nie wszystkie oceniane w kryteriach elementy dotyczące przedmiotu zamówienia zamawiający może sprowadzić do dających się precyzyjnie opisać parametrów czy zerojedynkowych oświadczeń. Tak jest często, ale niekiedy ocena jest znacznie bardziej skomplikowana – np. jeśli zamawiający będzie dokonywać jakichś wymyślnych analiz składanych przez wykonawców próbek. I nie da się tego przełożyć na słowa do formularza ofert. Taka przykładowa próbka jest zatem niezbędna na wcześniejszym etapie – oceny składanych ofert.

Tu z pomocą przychodzi nam art. 26 ust. 2f Pzp, który pozwala zamawiającemu na żądanie dokumentów dotyczących okoliczności wymienionych w art. 25 ust. 1 Pzp (wszystkich lub niektórych) na każdym etapie postępowania – jeśli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. Niewątpliwie umożliwienie oceny oferty spełnia cel „zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania”. A zatem w takiej sytuacji zamawiający najpierw zażąda złożenia wspomnianych wyżej przykładowych próbek, aby w ogóle móc dokonać porównania ofert, a dopiero potem wezwie do złożenia pozostałych dokumentów. Z kolei zapis „Na każdym etapie postępowania” oznacza także – jak się zdaje – że takie żądanie zamawiający może sprecyzować już w specyfikacji i zażądać złożenia odpowiedniego dokumentu już wraz z ofertą. W ten sposób uniknie piętrowych wezwań – najpierw oferta, potem próbka, potem dokumenty, potem uzupełnienia…

Można się zastanowić także, czy nawet jeśli nie jest to absolutnie konieczne dla wyboru najkorzystniejszej ofert, zamawiający nie mógłby zażądać określonych dokumentów już wraz z ofertą. Tu jednak musi pamiętać o celu takiego żądania wskazanym w art. 25 ust. 1 Pzp (a więc wykazaniu, że chodzi o zapewnienie odpowiedniego przebiegu postępowania). Jak wskazuje jednak praktyka, w niektórych wypadkach zażądanie szczegółowych dokumentów dotyczących oferowanego przedmiotu zamówienia może być istotne – nieraz zdarza się, że wielu wykonawców oferuje rozwiązania niezgodne z wymogami zamawiającego. Stosowanie procedury opisanej w ustawie przeciągnie się wówczas niezmiernie w czasie – zamawiający wybiera, wzywa do złożenia dokumentów, ocenia negatywnie, wybiera ponownie, wzywa ponownie, znowu ocenia… i tak do momentu, gdy dotrze do oferty, która spełnia wszystkie wymogi. Niekiedy takie problemy można przewidzieć.

Czy nie byłoby prościej dokumenty przedmiotowe po prostu uczynić elementem składowym oferty? W tym wypadku, jak widać, więcej z tym kłopotów, niż to warte…

Ps. A póki co wykonawcy jeszcze się nie przestawili i często składają mimo wszystko komplet dokumentów już wraz z ofertą. Zignorować czy badać? Moim zdaniem badać.

8 komentarzy do: “O dokumentach potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań zamawiającego

  1. Największą głupotą, jaką wprowadziła nowelizacja jest dosyłanie w terminie 3 dni od dnia opublikowania wyników na stronie internetowej zamawiającego oświadczenia dotyczącego przynależności do grupy kapitałowej. Dział zamówień publicznych nerwowo wciska F5 na klawiaturze i liczy dni, a firmy kurierskie zacierają ręce..
    Mam wrażenie, że postępowania mogą się przeciągać w czasie. W przypadku wielu oferentów i dosyłaniu przez każdego z nich dokumentów, badaniu ich przez zamawiającego, wzywaniu każdego kolejnego jeśli poprzedni odpadnie itd. może być zabawnie.
    Panie Grzegorzu, dziękuję za bloga. Nie ukrywam, że korzystam regularnie :)
    PS. Może jakiś wpis o wypełnianiu JEDZ?

    • O obłędzie 3 dni i lobby firm kurierskich poszedł tekst do najbliższego „Zamawiającego” :) To, że postępowania będą niestety dłuższe, było jasne od samego początku – ma to sens, jeśli jest to koszt zwiększenia konkurencyjności. O wypełnianiu JEDZ… Trochę już tu było (11 i 18 kwietnia), ale przetłumaczenie na ludzki język to też niezły pomysł. Ale na pewno nie w ten poniedziałek, sam muszę to zrozumieć :) Dziękuję za miły komentarz.

  2. Czyli wynika z tego, że jeżeli Zamawiający chce wprowadzić kryterium oceny ofert jakość (oceniane na podstawie próbek), to musi żądać dołączenia próbek już do oferty? Nie może wezwać złożenia próbki później na podstawie art. 26 ust. 2f, ponieważ ten odnosi się tylko do oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że wykonawca nie podlega wykluczeniu, lub że spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji.

    • Skoro art. 26 ust. 2f nie działa w stosunku do „dokumentów przedmiotowych” (jak słusznie zwrócono mi uwagę powyżej) to mamy problem. Zgodnie z ustawą powinniśmy ich wymagać dopiero od wykonawcy, którego ocenimy najwyżej. Ale nie możemy ocenić ofert, dopóki ich nie będziemy mieli. Pójście tropem ustawy prowadzi do absurdu. Wychodzi na to, że jedyną opcją jest żądanie tych próbek jako elementu oferty, niezależnie od tego, co stanowi ustawa. O ile służą do oceny w kryteriach i nie można tej oceny przeprowadzić na podstawie jakieś oświadczenia (próbka potwierdzałaby wówczas tylko później jego prawdziwość)…

  3. Moim zdaniem, nie ma problemu, aby żądać dokumentów przedmiotowych do oferty. Zgodnie z art. 24aa PzP procedura odwrócona zakłada wewnętrzną ocenę oferty, a dokumenty przedmiotowe są niezbędne. Tak więc trzeba czytać art. 26 ust. 1 i 2 w zw. z art. 24aa PZP. Poza tym wnioskując a maiori ad minus, mogę procedurę odwróconą wprowadzić w „połowie”, skoro jest to uprawnienie wobec zasady ogólnej „kwity” wraz z ofertą. Inna sprawa, że brakuje przepisu na procedurę klasyczną. No i kwestia aktualności dokumentów, bo rozporządzenie w sprawie dokumentów napisane po staremu od upływu terminu składania ofert.

    • Art. 24aa nie wyłącza stosowania art. 25. Zdrowy rozsądek nakazywałby mieć te dokumenty wcześniej, ale wypadałoby, żeby ustawa chociaż nie przeszkadzała, jeśli już nie pomaga…

      A co do rozporządzenia o dokumentach – tam wyznaczono tylko termin, po którym mają być wystawione dokumenty (analogicznie – z wiekiem doświadczenia itp.), nie ma mowy o terminie przed którym mają być sporządzone. I odwołanie się akurat do terminu składania ofert IMHO jest rozsądne – składając ofertę wykonawca może oczekiwać, że jego zaświadczenie z banku/robota, którą chce legitymować się w celu wykazania warunku potencjału technicznego nie zdezaktualizują się z powodu przedłużającej się oceny ofert :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.