O bindowaniu, zszywaniu, plombowaniu itp. ofert

Wobec niesprzyjających okoliczności przyrody (niby dwa dni wolnego, ale komputer przed człowiekiem, kupa roboty do wykonania, a nad głową straszliwe wiercenie wyjątkowo niesprzyjające skupieniu nad jakimkolwiek poważniejszym wyzwaniem) dziś będzie o sprawie wyjątkowo prozaicznej – a mianowicie o technicznej stronie przygotowywania ofert. Dodajmy – papierowych ofert, które zapewne za parę lat odejdą do lamusa, wciąż jednak dominują w naszym zamówieniowym obrocie.

Składając oferty większość wykonawców stara się zadbać o to, aby nie były to luźne kartki, z których dość łatwo coś może komuś się zgubić – lepiej, gdy komplet papierów jest w jakiś sposób połączony, tak, aby takiemu przypadkowemu zdekompletowaniu w jakiś sposób zapobiec. Z drugiej strony istnieje także ryzyko zdekompletowania nieprzypadkowego – ale takiemu działaniu wykonawca właściwie nie ma szans zapobiec, a swoją drogą, w swojej prawie dwudziestoletniej karierze zamówieniowej dotąd z takim czymś się nie spotkałem. Poza tym, nie można ukryć, że oferta niechlujnie sporządzona raczej negatywnie wpływa na wizerunek wykonawcy.

Metody łączenia papierów są rozmaite. Począwszy od prostego zszycia, poprzez stosowanie wsuwanych grzbietów, bindowanie, umieszczanie w teczkach na dokumenty (gdzieś napotkałem słowotwórczy wynalazek: skorozeszyty) lub segregatorach, kończąc na zgrzewaniu czy wymyślnych plombowaniach. Szczerze mówiąc, z punktu widzenia zamawiającego sposób połączenia jest nieistotny, dopóki spełnione są dwa warunki: nie utrudnia dostępu do oferty oraz nie utrudnia jej przechowywania (pamiętajmy, że zamawiacz musi przechowywać dokumenty z postępowania kilka lat, a kilometry półek coś szybko się zapełniają).

W kwestii dostępu – nie chodzi tu tylko o samo badanie oferty. Niejeden raz zamawiający musi oferty kopiować czy skanować (aby przesłać do KIO, aby udostępnić innym wykonawcom), a dla niektórych digitalizowanie takich materiałów to norma (w ten sposób można udostępnić je jednocześnie wszystkim osobom, które taką ofertą się zajmują czy mieć do niej dostęp w dowolnym wybranym przez siebie miejscu i czasie). Tego typu proceder najłatwiej uprawia się w maszynach, które same sobie podają kolejne kartki, warto więc, aby dało się ofertę prostymi środkami rozłożyć na czynniki pierwsze, a potem na powrót złożyć bez użycia specjalnych urządzeń.

Do moich „ulubionych” przypadków należy oferta włożona w dwukrotnie za gruby segregator, spleciona sznurkiem, na którego wiązaniu była lakowa plomba. Rozumiem niechęć przed zdekompletowaniem, ale cóż prostszego (jeśli założymy czyjąkolwiek złą wolę) jak wyrwać kartkę papieru nie zostawiając żadnego śladu? Segregator zajmuje masę miejsca na półkach (nawet jeśli jego wielkość jest dopasowana do oferty), a wszelkie sznurki znacznie utrudniają kopiowanie oferty. Zresztą, sznurek zamawiający przetnie, plombę zlekceważy, papiery z segregatora wyjmie, w kopiowaniu nie ma problemu. Grzbiet do bindowania rozłoży (aczkolwiek w tym wypadku maszynom samopodającym kartki do skanowania się zdarza się zaciąć), a potem złoży. Zszywki rozszyje (choć jeśli będzie ich kilkanaście w jednej ofercie, trochę przy tym poklnie). Ale jeśli oferta jest połączona jakimś zgrzewaniem – nie ma takiej opcji, pozostaje przekładanie kartka po kartce. Tymczasem niejeden raz wykonawca, który w taki szatański sposób zabezpieczy swoją ofertę, wnioskuje o przesłanie skanów ofert konkurencji…

Niby drobiazg, a warto o tym pamiętać, bo ułatwia i przyspiesza pracę.

Ps. Co prawda ostatnie zmiany ustawy spowodowały, że objętość oferty powinna znacznie spaść (w skrajnym przypadku – do samej oferty i oświadczenia, dosłownie kilka, kilkanaście kartek), ale póki co większość wykonawców chyba jeszcze tego nie zauważyła. W pierwszym postępowaniu ponowelizacyjnym w siedmiu spośród ośmiu ofert wykonawcy zamieścili komplet dokumentów opisanych w siwz (łącznie z oświadczeniami o braku przynależności do grupy kapitałowej z innymi wykonawcami składającymi oferty), nie zważając na zapisy o tym, że większość z nich będzie potrzebna tylko na wezwanie zamawiającego. Nic to, mam nadzieję, że to też się z czasem zmieni, wszyscy nowych przepisów się uczymy. Zamawiający po prostu siłą rzeczy zmuszeni są robić to szybciej…

2 komentarze do: “O bindowaniu, zszywaniu, plombowaniu itp. ofert

  1. Zamawiający (ja) proszę zawsze o dołączenie do oferty skanu na płycie – po co samodzielnie się przemęczać i digitalizować, skoro od Wykonawcy mogę dostać to samo, na płycie. Oczywiście jeśli mi nie da – nie mogę nic zrobić. Muszę skanować. Ale dają. Bez problemu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.