Jedyną czynnością w postępowaniu, której zmienić ani powtórzyć się nie da, jest otwarcie ofert. Co więcej, musi odbyć się w oznaczonym czasie i miejscu, choć te można z wyprzedzeniem zmieniać i przesuwać. I jest także jedyną czynnością w każdym postępowaniu, podczas której dochodzi do dość naturalnego kontaktu z wykonawcami. Stąd u osób, które rzadziej mają z zamówieniami do czynienia, szczególnie po stronie zamawiających, budzi niekiedy odrobinę obawy. Zwłaszcza, że w ustawie o otwarciu ofert napisano niewiele.

Sam uczestniczyłem w wielkiej ilości takich imprez i doświadczyłem najróżniejszych sposobów postępowania. Od krótkiego spotkania na stojąco przy biurku w sekretariacie po niemalże uroczystości. Od załatwiania tego w dwie minuty do długich posiedzeń, na których zamawiający opisuje historię postępowania z podaniem wszelkich dat, numerów i nazwisko lub sprawdza w obecności wykonawców wpłacone wadia, a nawet dokumenty załączane do ofert. Nie wspominając o dodatkowych atrakcjach dostarczanych niekiedy przez uczestniczących w otwarciu przedstawicieli wykonawców czy gości…

Dzisiejszy tekst będzie zatem na poły edukacyjny, a na poły na mój własny użytek – zdarzało mi się już kilkakrotnie opisywać tę procedurę w mailach do osób, które dotąd nie były odpowiedzialne za takie rzeczy i chciały wiedzieć, co mają robić, aby nie popełniać nadmiernych błędów. Więc po kolei.

Przede wszystkim parę dni przed terminem składania ofert warto uczulić osobę przyjmującą oferty o prawidłowym z nimi postępowaniu. Owo prawidłowe postępowanie nie jest skomplikowane, ważne jest przede wszystkim, aby oferty przypadkiem za wcześnie nie otworzyć (co oznacza także nieco podejrzliwe traktowanie nieopisanych przesyłek, które takimi ofertami mogą być), a także kontrolować godzinę składania tych ofert (zwyczaj zapisania gdzieś godziny złożenia od czasu do czasu może okazać się nie taką znowu zbyt wielką nadgorliwością). Samo otwarcie powinno odbyć się w miejscu i o godzinie podanej w siwz – ale jeśli otwarcie opóźni się kwadrans czy zostanie przeniesione do innej sali (ważne jednak, aby wtedy zadbać o odpowiednie przekierowanie potencjalnych gości), nie będzie wielkiej zbrodni.

Popularnym wynalazkiem jest lista obecności na otwarciu ofert, jednak zbieranie informacji o tym, kto był obecny na otwarciu w zasadzie jest do niczego nikomu niepotrzebne. Dla potomnych jednak warto dokumentować, kto ze strony zamawiającego odpowiadał za otwarcie ofert. Zwykle jest to komisja (w całości lub części), jednak czasami przyczyny losowe sprawiają, że trudno jest w oznaczonym terminie usadzić jej członków w odpowiednim miejscu. Otwarcie jednak odbyć się musi – nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonały go inne osoby ze strony zamawiającego. Warto by była to więcej niż jedna takie osoby, zwłaszcza, gdy na otwarciu nie ma gości lub pojawił się tylko jeden wykonawca. Wypada także przedstawić osoby otwierające oferty innym uczestnikom otwarcia.

Informacji na otwarciu ofert wykonawcy nie otrzymują zbyt wiele. Pierwszą, przed fizycznym otwarciem jakiejkolwiek oferty, jest wysokość kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jeśli dopuszczone jest składanie ofert częściowych, podaje się taką kwotę dla każdej części (nawet jeśli zamawiający może dowolnie przerzucać pieniądze między częściami, warto to zrobić, na wypadek gdyby suma cen z najkorzystniejszych ofert przekroczyła tę kwotę – nie będzie wówczas problemów z ustaleniem, na którą część brakuje pieniędzy). Co ciekawe, projektowana nowelizacja w obecnym kształcie usuwa obowiązek podawania tej kwoty, nakazuje jednak ją uwzględniać w informacji z otwarcia…

Po podaniu tej kwoty zamawiający otwiera oferty i podaje podstawowe informacje w nich zawarte. Po pierwsze, kto złożył ofertę (przy czym warto korzystać tu z formularza oferty, a nie z tego, co znajduje się na zewnątrz koperty – nieraz zdarzało mi się widzieć przypadki zapomnienia o podaniu, że ofertę złożyło konsorcjum), a po drugie – na jakich warunkach. Ustawa nakazuje w tym wypadku podanie ceny, terminu wykonania, okresu gwarancji, terminu płatności wynikających z ofert. Jednak w większości wypadków podawanie tych akurat elementów w komplecie na otwarciu nie ma sensu, są one bowiem z góry i na sztywno ustalone przez zamawiającego. Niepotrzebne jest zatem wymaganie ich wpisywania przez wykonawcę do ofert (pojawia się wyłącznie dodatkowe ryzyko błędu i związanych z tym kłopotów), ani odczytywanie ich na otwarciu. Natomiast warto odczytać inne dane potrzebne do oceny ofert, zależnie od postawionych kryteriów, o ile – z przyczyn technicznych – jest to możliwe do wykonania. Nie uda się przeczytać wielostronicowej koncepcji zrealizowania zamówienia, ale jedną czy kilka liczb – np. wysokość kosztów związanych z eksploatacją przedmiotu zamówienia – już tak. Cenę i inne parametry liczbowe warto przeczytać dwa razy – aby skontrolować możliwość przejęzyczeń, które w życiu od czasu do czasu się zdarzają. A potem podziękować ładnie gościom i sprawę zakończyć.

Oczywiście, zdarza się, że nie jest tak łatwo. Czasami padają dodatkowe pytania z sali i przedstawiciele zamawiającego muszą ocenić, na ile powinni w takim momencie podejmować dyskusję z wykonawcami. Czasami w ofertach zdarzają się rozmaite kwiatki. Jakieś dopiski przy cenie czy innych parametrach oferowanych (warto je odczytać), widoczne na pierwszy rzut oka błędy (ale otwarcie ofert to nie chwila na poprawianie omyłek w ofertach, podobnie jak i na dokonywanie wyjaśnień jej treści), albo nieczytelnie wypełnione formularze. W tym ostatnim wypadku, cóż, łatwo nie jest i warto, aby zamawiający taką ofertę wykonawcom pokazał, aby nie podejrzewali zamawiającego o niedozwolone machinacje. Bywa czasami, że formularza oferty trudno znaleźć, albo jest niewypełniony – warto wówczas przejrzeć ofertę w poszukiwaniu niezbędnych informacji, które być może znajdą się w innym miejscu (np. w dokumencie o innej szacie graficznej).

Specjalnym przypadkiem komplikacji są oferty zamienne lub wycofania ofert. To wymaga nieco więcej starania od zamawiającego. Musi zweryfikować, czy zmiana lub wycofanie są dokonane w sposób odpowiedni, aby zdecydować, które dane powinny być odczytane. Konieczne jest w tym wypadku zwykle porównanie z treścią pierwotnej czy wycofywanej oferty, choćby po to, aby ustalić, czy czynią to osoby uprawnione. Było o tym zresztą w szponach więcej w tekście sprzed paru lat.

Już podczas otwarcia ofert wykonawcy niekiedy chcą oglądać oferty konkurencji. Zamawiający powinien coś takiego umożliwić (biorąc pod uwagę względy organizacyjne, czyli choćby to, aby samo otwarcie ofert się zakończyło), powinien jednak wcześniej zweryfikować przynajmniej jedną kwestię – czy przypadkiem w ofertach nie występuje zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa, której konkurentowi (przynajmniej na razie) pokazać nie można. Oczywiście, może się ono okazać nieskuteczne, ale decyzji w tym względzie zamawiający podejmować na chybcika nie powinien.

Jeśli jednak wykonawcy są zainteresowani wglądem do ofert i wyrażają to zainteresowanie już na otwarciu, warto, by zamawiający pomyślał o usprawnieniu tego procesu. Zwykle obietnica wykonania skanów i niezwłocznego rozesłania zainteresowanym mailem sprawę ułatwia.

Zapisy znajdującego się obecnie w Sejmie projektu ustawy przewidują dodatkowy obowiązek związany z otwarciem ofert – publikowania przez zamawiającego na stronie internetowej informacji z tego otwarcia. Wielu zamawiających w ten sposób postępuje, ale wciąż nie jest to norma. Zapis projektu ustawy to z pewnością krok w dobrą stronę (póki nie doczekamy się pełnej informatyzacji zamówień, gdy takie informacje powinny być automatycznie ujawniane w momencie, w którym upłynie termin składania ofert).