W ustawie Pzp pojawia się w odniesieniu do komunikacji zamawiającego z wykonawcami pojęcie „drogi elektronicznej” – zresztą bez bliższej definicji (co zmieni się zresztą w najbliższym czasie). Formami komunikacji, które jako pierwsze przychodzą człowiekowi na myśl są niewątpliwie e-mail i strona www (na której zamieszcza się przewidziane w ustawie informacje). W licznych wypadkach do komunikacji drogą elektroniczną mogą służyć też rozmaite systemy do prowadzenia aukcji czy licytacji elektronicznej – informacja wprowadzona do systemu „z jednej strony”, jest widoczna także „z drugiej”.

Wspomniane systemy są jednak póki co stosowane w ograniczonej ilości przypadków (ale mam nadzieję, że doczekamy się przeniesienia zamówień w ogóle na takie platformy). W innych przypadkach jest różnie – strony www używa zamawiający, głównie wtedy, gdy nakazuje mu to ustawa a krąg wykonawców jest jeszcze nieokreślony. Gdy krąg wykonawców jest znany (postępowanie znajduje się na etapie po złożeniu ofert lub wniosków o dopuszczenie), powszechnym rozwiązaniem jest komunikacja mailowa. Ta ostatnia jednak ma swoje ograniczenia. Gdy zatem zamawiający ma do przesłania wykonawcom (lub odwrotnie, choć zwykle problem jest w tym pierwszym przypadku) pakunek o takiej wielkości, że prawdopodobieństwo sukcesu znacznie maleje, warto poszukać innej drogi. I takie możliwości istnieją.

Jeśli zatem zamawiający ma do przesłania wielką paczkę danych – np. dodatkowy komplet projektów po negocjacjach – może posłużyć się innymi narzędziami elektronicznymi, a nie bezskutecznie próbować przesłać maila przez bramki, które – zależnie od ustawień i limitów – się nie otworzą. Najprostszą metodą jest w takim wypadku umieszczenie plików na serwerze i przesłanie mailem wyłącznie informacji, że dane są dostępne, wraz ze ścieżką dostępu do nich.

Oczywiście, są różnice w stosunku do zwykłego e-maila. E-mail wysłany czeka na serwerze drugiej strony na pobranie. Tutaj odbiorca oprócz odczytania maila musi dokonać dodatkową czynność – kliknąć w przesłany link i zapisać umieszczone pod nim materiały. Zamawiający nie ma pewności, kiedy wykonawca to zrobi. Nie powinien więc wrzucać materiałów na serwer i pięć minut później kasować. Warto, aby upewnił się, że wykonawcy nie mieli żadnych problemów i materiały pobrali (przy zamkniętym kręgu wykonawców to kwestia paru telefonów). Tak samo może to podziałać w drugą stronę (a tu wystarczy jeden telefon).

Swoją drogą, zapowiadana nowelizacja wprowadza definicję środków komunikacji elektronicznej, wskazując w szczególności „pocztę elektroniczną lub faks”. Odwołuje się przy tym do ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Definicja tam zawarta opisuje owe środki jako „rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną”. Nie umiem w tym momencie z absolutną pewnością powiedzieć, że komunikacja z wykorzystaniem FTP w tej definicji się łapie (skoro chodzi o „indywidualne” porozumiewanie się), ale byłoby raczej nieracjonalne, gdyby się nie łapało.

Swoją drogą, autorzy projektu nowelizacji w definicji podkreślili, że jednym ze środków komunikacji elektronicznej jest faks. Zastanawiam się po co, bo komunikacja mailowa ma wszelkie zalety faksu, a nie posiada jego wad. A każdy uczestnik rynku zamówieniowego ma dziś dostęp do maila, jest go łatwiej wysłać, łatwiej odebrać (choćby dzięki temu, że można to zrobić z dowolnego miejsca na świecie). Całkowicie zgadzam się w tym zakresie z opiniami mec. Trębickiego i PIIT wymienionymi w tekście na ten temat z „Gazety Prawnej” z 23 marca.

Ps. A tak swoją drogą, widziałem już umieszczone w Internecie filmy z otwarcia ofert. W zasadzie nic nie stoi na przeszkodzie, by taki film nadawać w trybie „live”. Albo zamiast robienia wizji lokalnej nagrać odpowiedni filmik i udostępnić za pośrednictwem Youtube czy innego serwisu – przynajmniej każdy zobaczy i usłyszy to samo ;)