Jedną z podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych w naszym systemie prawnym jest prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim. Oznacza to, że wszelka dokumentacja powstająca w postępowaniu (po stronie zarówno wykonawcy, jak i zamawiającego) powinna być sporządzana po polsku, wszelkie kontakty między stronami postępowania powinny następować w języku polskim. Z drugiej strony, jest to jedna z głównych barier utrudniających uczestniczenie w postępowaniach przedsiębiorcom zagranicznym (a także – w odwrotnych sytuacjach – polskim za granicą) – tę kwestię i problem unijnych polityk pozostawmy jednak na boku.

Ustawodawca przewidział od zasady prowadzenia postępowania w języku polskim kilka wyjątków. Jednym z nich jest zapis § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów (…), w którym w odniesieniu do dokumentów wynikających z tego rozporządzenia przyjął do wiadomości fakt, że mogą one być z natury rzeczy sporządzane w językach obcych (rozmaite zaświadczenia z innych krajów, referencje czy dokumenty dotyczące przedmiotu zamówienia) i nakazał ich składanie wraz z tłumaczeniem na język polski. Już dawno z przepisu tego wyleciał obowiązek dokonywania tego tłumaczenia przez tłumaczy przysięgłych, choć czasami spotkać można taki nieuprawniony wymóg w rozmaitych specyfikacjach.

Ponadto w art. 9 ust. 3 ustawy Pzp ustawodawca pozwolił zamawiającym zezwolić na dopuszczenie składania dokumentów przez wykonawców w określonym języku obcym (albo powszechnie używanym w handlu międzynarodowym, albo w języku lokalnym, jeśli zamówienie jest udzielane za granicą). Taka zgoda wymaga określenia dopuszczalnego języka (języków), a dotyczy składania wniosku o dopuszczenie do udziału, oferty, dokumentów i innych oświadczeń. W takim wypadku logika nakazuje także zmienić zasadę wynikającą z wspomnianego wcześniej przepisu rozporządzeniu o dokumentach – tłumaczenie nadal jest wymagane, jeśli dokument nie jest sporządzony ani po polsku, ani w języku, który został dopuszczony, ale może to być tłumaczenie na polski albo język dopuszczony.

Ale taki zakres wyjątków od zasady to niestety trochę mało. Art. 9 ust. 3 wprost odnosi się do dokumentów „składanych” w postępowaniu. Czyli tylko do dokumentów wykonawcy. Ale bywają sytuacje, w których jedynymi potencjalnymi wykonawcami są podmioty zagraniczne. Ba, czasami uzyskanie od nich ofert nie jest łatwe. Przesłanie do nich zaproszenia w języku polskim odniesie wówczas efekt odwrotny od zamierzonego. Podobnie publikacja ogłoszenia w języku polskim czy sporządzenie w naszej ojczystej mowie specyfikacji. Dlaczego przepis nie pozwala – również tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach – na stosowanie innych języków także po stronie zamawiającego? Żeby nie wyciągać szczególnie nietypowych przykładów, z którymi miałem do czynienia, spójrzmy na najprostsze – zamówienia udzielane po prostu za granicą, które są skierowane przecież głównie do wykonawców zagranicznych. Oczywiście, nikt nie zabroni zamawiającemu oprócz wersji polskiej przygotować także obcojęzycznej wersji takich dokumentów. Ale zawsze to polska będzie wiążąca, co oznacza pewne ryzyko dla wykonawcy, który tej polskiej wersji nie rozumie.

Inny problem: wspomniany przepis rozporządzenia o dokumentach odnosi się do tych dokumentów, które są w tym akcie prawnym wymienione. Tymczasem niekiedy z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku innych papierów pojawiających się w postępowaniu. Najlepszym przykładem jest wadium, wystawiane przez zagraniczne instytucje. Wymóg, aby takie wadium było sporządzone po polsku, powodowałby dla nich problemy. Najlepszym przykładem są błędy w tłumaczeniu gwarancji przez gwaranta będące przedmiotem jednego z wyroków (KIO 634/14), który omawiałem w szponach rok temu. Wszystko przez to, że zamawiający żądał polskojęzycznego wadium, a w tłumaczeniu łatwo o głupi błąd. Lepiej dla wszystkich byłoby, gdyby zamawiający zgodził się na gwarancje obcojęzyczne z tłumaczeniami (które w razie głupiego błędu da się zweryfikować).

Spójrzmy na inny przypadek – negocjacje. Czasami użycie języka obcego służy płynności i efektywności takich spotkań i nie przeszkadza wykonawcom. Czekanie na tłumaczenie powoduje pozbawianie rozmowy rytmu. Jasne, istnieje ryzyko nieporozumień, ale nierzadko spotykałem się z przypadkami, gdy tłumacze, którymi dysponowali wykonawcy, mieli kompetencje dalece niewystarczające (zwłaszcza w zakresie terminologii technicznej). W praktyce zatem i takie rzeczy się zdarzają (wykonawca przyjeżdża z tłumaczem, a potem tak czy owak przechodzi się na angielski), choć formalnie w ustawie wyjątku nie ma.

Na szczęście można spotkać przypadki, w których KIO wykazuje się daleko idącym zdrowym rozsądkiem – przykładem niech będzie wyrok w sprawie KIO 227/13 czy omawiany już tutaj przed laty wyrok w sprawie KIO 1967/10 i KIO 1980/10, dość liberalnie podchodzące do zasady polskojęzyczności postępowania.

Oczywiście, dopuszczenie składania ofert w obcych językach ma kilka felerów. Konieczność znajomości tych języków u osób prowadzących postępowanie albo posiłkowanie się kompetentnym tłumaczem. Albo problem odwołań – tu strona powołująca się na jakiś dokument obcojęzyczny, musi przedstawić go wraz z tłumaczeniem (trudno wymagać od KIO samodzielnych działań w tym zakresie, Duch Święty na jej członków nie został zesłany). A więc odwołujący kwestionujący cudzą ofertę musi przetłumaczyć co najmniej odpowiednie jej fragmenty. Broniący się wykonawca czy zamawiający – jeśli powołuje się na taki dokument – także. Czasami więc zamawiacze dbając o efektywność postępowania, muszą rozwiązać kilka kłopotów niejako „po drodze”. Ale warto. I choć takie kłopoty występują, coraz więcej będzie języków obcych w zamówieniach. Choć zmiana ta będzie następować w dość długiej perspektywie czasowej.

Ps. W zasadzie postępowanie prowadzone w języku obcym może mieć jeden wyraźny plus. Mianowicie trudniej o kontrolę, która skontroluje ze zrozumieniem ;)