O stopniu sformalizowania dialogu technicznego

Jeszcze przed urlopem wpadł mi w ręce najnowszy numer „Zamawiającego” (w którym zresztą znajduje się tekst, który pisałem wspólnie ze Zrinką Perčić) i trafiłem tam na tekst Katarzyny Jarek na temat dialogu technicznego. I postanowiłem sięgnąć głębiej do kolejki tematów oczekujących na opisanie. A w kolejce tej dialog znajdował się wraz z hasłem: „im prościej, tym lepiej”. Bo gdy czasami sięgam do ogłoszeń o dialogu technicznym, widzę tam sporo rzeczy moim zdaniem zbędnych i powodujących niepotrzebne sformalizowanie procedury.

Zacznijmy od kwestii dość częstej i na pozór oczywistej – czyli zasady, iż zamawiający rozmawiał będzie tylko z tymi wykonawcami, którzy w określonym terminie złożą wniosek o dopuszczenie do dialogu. Ale co stoi na przeszkodzie, by grono wykonawców z którymi rozmawiamy z ramach dialogu poszerzyć o kogoś nowego w jego trakcie, jeśli dopiero wtedy się pojawi? Albo jeżeli po prostu spóźni się z wnioskiem o jeden dzień? Zamawiający patrzą czasami na dialog przez pryzmat postępowania o udzielenie zamówienia i chyba trudno się im (nam) uwolnić od takiej perspektywy. Tymczasem nie ma żadnego uzasadnienia (na ogół) takie obostrzenie. Nic ono nikomu nie daje, wręcz przeciwnie – pewne możliwości odbiera.

Zresztą, sam wniosek. Jasne, skoro zamawiający ogłasza dialog, to musi wiedzieć, z kim ma rozmawiać. Potencjalny wykonawca musi się zatem do niego w jakiś sposób zgłosić. Na szczęście nie spotkałem dotąd ogłoszenia, w którym np. zamawiający wymagałby formy pisemnej takiego wniosku (nawiązując do paru poprzednich tekstów), ale też trudno mi było znaleźć ogłoszenie, w którym zamawiający nie produkowałby własnego wzoru wniosku, pełnego oświadczeń (z najpopularniejszym i chyba doskonale niepotrzebnym: „Oświadczam, że zapoznałem się z treścią ogłoszenia o dialogu”). Po co? Zwykły mail z wyrażeniem zainteresowania zupełnie wystarczy.

A inne wymogi dotyczące wniosku? Żeby podpisała osoba upoważniona do reprezentacji, żeby załączyć aktualny odpis z KRS lub CEIDG, żeby załączyć pełnomocnictwo… Po co to? W gruncie rzeczy to są kwestie absolutnie drugorzędne, a zamawiającemu powinno zależeć, aby rozmawiać z kimś sensownym, niekoniecznie uprawnionym do reprezentacji wykonawcy. Wszak w ramach dialogu zobowiązań się nie zaciąga*, oświadczeń woli nie składa, wymienia się tylko wiedzę. A jeśli zamawiacz ma ochotę zajrzeć do KRS wykonawcy, cóż stoi na przeszkodzie zrobić to samodzielnie?

Bywa także, że zamawiający stawia warunki udziału w postępowaniu. Niekiedy sformalizowane w równym stopniu, jak w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Z jednej strony zrozumiałe – rozmowa z kimś równie niedoświadczonym jak zamawiający nie miałaby wielkiego sensu. Strata czasu i energii. Z drugiej strony – po co aż tak formalizować? Ktoś znajdzie się tuż pod poprzeczką i nie będzie można z nim rozmawiać, bo warunków nie spełnia? A może jednak tutaj wystarczyłoby odnieść się do ogólnej zasady, że zamawiający chce rozmawiać z podmiotami doświadczonymi i tyle? Sam zamawiający, mając wątpliwości, sprawdzi, czy to doświadczenie jest dla niego zadowalające, a jeśli uzna je za niewystarczające, nie będzie po prostu zapraszał do dialogu?

Co ciekawe, chyba wszystkie powyższe niepotrzebne bariery napotkałem w dialogu ogłaszanym przez pewnego naszego (do nie dawna) monopolistę, który od lat nie potrafi przejść na nowocześniejsze tory i skruszyć kajdan biurokracji, które go pętają. Ba, ów monopolista wymagał nie tylko doświadczenia wykonawcy, ale także i tego, że wykonawca musi wykazać określoną liczbę osób, które będą uczestniczyć w spotkaniach o określonym doświadczeniu. Będą dwie zamiast trzech – już się z wykonawcą nie spotka, bo warunków nie spełnił…

Często widzę, że zamawiający znacznie bardziej koncentrują się na sprawach formalnych niż na przekazaniu w ogłoszeniu, co właściwie ma być przedmiotem zamówienia i co chcą osiągnąć. Owszem, jakieś cele się pojawiają, jakiś przedmiot, ale zdumiewająco często tylko absolutnie hasłowo – bez podania informacji choćby o tym, co ogranicza zamawiającego. Zamiast tego pojawiają się wielostronicowe regulaminy, w których napotykam nawet szczegółowe zasady obradowania komisji powołanej do prowadzenia dialogu – rzecz doskonale zbędna dla wykonawcy. Często podawane są także sztywne daty dialogu – co prawda zwykle z zastrzeżeniem możliwości zmiany, ale zamiast zastrzegać taką możliwość może wystarczy napisać, że na razie okres trwania jest wstępnie planowany, a w praniu wyjdzie jak wyjdzie.

Zamawiający chyba nigdy nie zapominają o wskazaniu, że to wykonawcy ponoszą koszty udziału w dialogu. I że uczestnicząc w dialogu wykonawca zgadza się na wszelkie dalsze wykorzystanie informacji i materiałów, które przekazał zamawiającemu. Zdarza się natomiast nie wspomnieć o tym, że wykonawca może w toku dialogu korzystać z zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa. W zasadzie niby nie trzeba – ale skoro zawiera się w ogłoszeniach absolutnie zbędne oczywistości typu „Niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kc.”, to czemu nie napisać innej oczywistości, która pokazuje ludzkie podejście do wykonawcy i może do udziału w dialogu jednak zachęcić?

Przywołany na wstępie tekst z „Zamawiającego” zawiera wiele cennych, na pozór oczywistych uwag, które jednak oczywiste się nie okazują. Nie potrafię jednak oprzeć się wrażeniu, że niektóre z propozycji, które tam się pojawiły, też są obciążone nadmiernym balastem biurokracji. Moim faworytem jest porada dotycząca zobowiązania wykonawcy do udzielania odpowiedzi w dialogu – poprzez zapis „Wykonawca jest obowiązany do udzielenia odpowiedzi zamawiającemu, nawet wówczas, gdy jego udział w dialogu jest znikomy”. Trochę to dziwne. Zmuszanie wykonawcy do aktywnego udziału w dialogu, w sytuacji, w której zdecydował, że to nie ma sensu i nie zamierza z zamawiającym rozmawiać, to co najmniej nieporozumienie. Zresztą, cóż by nawet przyszło zamawiającemu z takich wymuszonych, napisanych „na odczep się” odpowiedzi?

Zamawiającym z całego serca polecam zasadę KISS. Zresztą, nie tylko w kontekście dialogu technicznego :)

*) Spotkałem się z przypadkami, gdy jednak zobowiązania się pojawiały. Czasami pozornie – napotykałem np. stwierdzenia, że wykonawca przenosi wszelkie prawa autorskie na zamawiającego do przekazanych materiałów poprzez sam udział w dialogu (wypada przypomnieć zamawiającemu, że jednak do przeniesienia praw autorskich wymagana jest umowa pisemna, a z drugiej strony – zwykle z utworami nie będziemy mieć do czynienia i regulacja tej kwestii będzie zbędna). Czasami faktycznie – gdy przedmiot dialogu jest dość szczególny i wymagane będzie od wykonawcy zobowiązanie zachowania poufności w odniesieniu do otrzymanych informacji.

3 komentarze do: “O stopniu sformalizowania dialogu technicznego

  1. Trochę formalizmu niestety jest potrzebne – kwestia praw autorskich, aby nie narazić się na zarzuty wykorzystnia cudzej własności intelektualnej. Kwestia zapewnienia, że rozwiązania techniczne nie naruszają praw osób trzecich, tu musi być oświadczenie woli uprawnionej oosby, a nie wiedzy Pana X – specjalisty od porduktu.

    Podstawowy problem to kwestia poufności. Wykonawcy mają tendencję do ustajniania wszystkiego, co przedłożą, a to jest sprzeczne z celem dialogu. Generalnie dialog służy wykorzystaniu informacji, materiałów itp. przekazanych przez wykonawcę. Jak więc ogłosić OPZ i nie naruszyć zastrzeżenia o poufności? Klazule o poufności to świetny sposób, aby sparaliżować działania konkurenta – zamawiajacego. Można zastrzec rzeczy oczywiste, a potem „atakować”, że naruszono poprzez s.i.w.z. tajemnicę. Dlatego ja wprost wpisuję, że przekazane informacje są jawne.

    No i pytanie jak coś może być poufne i zarazem jawne zgodnie z art. 96 ust. 2a PZP, chyba, że uznanamy, że działa już art. 8 ust. 3 PZP? Tylko, że dialog postępowaniem nie jest?

    • Przeniesienie praw autorskich wymaga umowy, określenia pól eksploatacji etc. Zwykle więc tak czy tak te lakoniczne oświadczenia nic nie znaczą. Poza tym, moim skromnym zdaniem rzadko kiedy materiały wymieniane w czasie dialogu będą utworami, rzadko też zamawiający powinien je w całości przenosić do siwz…
      A co do poufności – cóż, art. 8 ust. 1 stanowi o jawności postępowania, a dialog postępowaniem nie jest. Art. 96 ust. 2a nakazuje włączyć do protokołu jedynie informacje… niejako kadłubowe, często lakoniczne, i dotyczące raczej skutków, a nie treści rozmów. Tajemnica przedsiębiorcy więc działa tak jak wszędzie w normalnym obrocie. A wykonawca zastrzegając poufność powinien rozważyć, czy nie przypadkiem nie wylewa dziecka z kąpielą – być może przez to zastrzeżenie jego rozwiązanie nie będzie mogło być wykorzystane w postępowaniu, po cóż więc uczestniczyć w dialogu? :) I odwrotnie – nawet gdy wykonawca tajemnicą przedsiębiorstwa się zasłoni co do konkretnych rozwiązań, cele jakie dzięki nim się osiąga będą mogły być wykorzystane przez zamawiającego przy tworzeniu opisu funkcjonalnego :)

      • Zgadza się, że bez pól eksploatacji to pustosłowie, więc ja osobiście załączam umowę licencyjną. Przeniesienie praw autorskich to zresztą bzdura, bo nikt za darmo nie pozbędzie się utworu. Co do „kadłubowego” art. 96 ust. 2 a PZP to mam wątpliwość, bo po co pisać, że wykorzystano informacje z dialogu np. w zakresie opz. Nie o to chodzi, tylko o to, czy Zamawiający nie „przepisał” z jednego w potencjalnych wykonawców „żywcem” wszystkiego.

        Z tą poufnością to jest to przykład nadużycia, bo nikt przy zdrowych zmysłach informacji poufnych za darmo nie przekaże nie zabezpieczając się np. karą umowną.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.