O użyciu maila w postępowaniu i pisemnym potwierdzeniu

W zeszłotygodniowym tekście opublikowanym w „szponach” podałem wyniki własnych „badań” nad rozpowszechnieniem dopuszczenia komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Trafiłem przy tej okazji na specyfikację, w której zamawiający co prawda zgodził się na komunikowanie z wykonawcami drogą elektroniczną, ale obwarował to warunkiem: „Informacje przesyłane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej uważa się za dostarczone w terminie, jeśli ich treść dotarła do Strony postępowania, (czego potwierdzeniem będzie np. raport transmisji danych) zaś oryginał dokumentu dostarczony zostanie niezwłocznie drogą pocztową lub kurierską.”

Tak się złożyło, że niedawno spotkałem się (już sam nie pamiętam gdzie, proszę wybaczyć) z opinią, iż faks i mail są owszem, świetne, ale z uwagi na zasadę pisemności postępowania zawartą w art. 9 ust. 1 Pzp, nawet w przypadku dopuszczenia takich form konieczne jest pisemne potwierdzanie korespondencji. Chodziło w tym wypadku o przekazywanie korespondencji przez zamawiającego. Nieco zaskoczony, postanowiłem przeprowadzić inne „badanie” – ankietę wśród zamawiających z pytaniem, czy korespondencję przesłaną mailem potwierdzają pisemnie (na forum actuariusowym).

Odpowiedzi zebrało się osiemnaście, więc na pewno nie jest to oszałamiająca próbka, ale pozwala pewne wnioski wyciągnąć. Na początek wyniki:
– tak, oczywiście, przecież trzeba – 1
– tak, choć nie ma takiego obowiązku, ale dla świętego spokoju – 8
– nie, bo po co – 9
– jak się trafi, kto by się tam przejmował takimi pierdołami – 0
– wysyłamy tylko w formie pisemnej, bo mail i faks to szatańskie wynalazki – 0

Ilość wyboru ostatniej opcji szczególnie nie dziwi – wszak ankieta była prowadzona na forum internetowym, z którego zwykle korzystają ludzie z Internetem obyci i dostrzegający korzyści, jakie komunikacja za jego pośrednictwem niesie. Gdyby ktoś tę odpowiedź zaznaczył, byłbym niezmiernie zdziwiony. Zapewne prowadzenie tej ankiety w sposób bardziej tradycyjny, przyniosłoby tu inne wyniki.

Natomiast pozostałe odpowiedzi są wielce znamienne. Ponad 90% odpowiadających uznało, że przekazywanie pisemnie tego, co wysłało się wcześniej w postępowaniu mailem lub faksem jest niepotrzebne. Mimo to – i to jest najbardziej zastanawiające – prawie połowa z tych 90% to robi. W pytaniu było napisane „dla świętego spokoju” i zapewne o to w tym chodzi. Albo zamawiający obawia się, czy jakaś nawiedzona kontrola nie doczepi się braku kwitka z poczty, albo robi tak, bo tak robiło się zawsze, z dziada pradziada. Tylko pytanie – po co? Wysyłanie pocztą korespondencji już wysłanej w innej formie powoduje stratę czasu (ktoś w końcu musi to poadresować, zanieść na pocztę itp.) i pieniędzy (czas, znaczki, wydruki, koperty). A u wykonawcy to i tak zapewne w 90% przypadków idzie do kosza, a w pozostałych 10% rozpycha niepotrzebnie segregatory.

Obowiązku potwierdzania na piśmie korespondencji mailowej ustawa nie wprowadza. Art. 9 ust. 1 Pzp stanowi o formie pisemnej, ale – na szczęście – z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. A art. 27 ust. 1 Pzp taki wyjątek stanowi – wskazuje, że zamawiający może wybrać formy komunikacji. Nie może zakazać formy pisemnej, ale może dopuścić faks i drogę elektroniczną. Z przepisu tego jasno wynika, że pewne komunikaty przesyłane między stronami w formie innej niż pisemna, są wiążące. Po cóż jeszcze zatem cokolwiek potwierdzać na prawdziwym papierze?

Ps. Już pomijam problem praktyczny zamawiającego z ogłoszenia cytowanego na wstępie – co pocznie, gdy dostanie faksem pytanie? Będzie czekać z odpowiedzią, dopóki nie dostanie pisemnej wersji? A co jeśli jej w ogóle nie dostanie, albo nadejdzie po terminie składania ofert?

6 komentarzy do: “O użyciu maila w postępowaniu i pisemnym potwierdzeniu

  1. Przyznam, że niestety należę do grona „tych niedobrych konserwatystów” i nie korzystam z formy elektronicznej w postępowaniach. I być może moja poniższa wątpliwość wynika po prostu z niewiedzy, za którą przepraszam, ale zawsze nurtowała mnie jedna kwestia – w jaki sposób Zamawiacz może zweryfikować (i czy w ogóle powinien) fakt, iż np. zapytanie do SIWZ zostaje zadane przez osobę uprawnioną do działania w imieniu Wykonawcy? Dla mnie, Zamawiacza, powinno być chyba istotne, czy pytanie zadaje np.członek zarządu firmy, dyrektor handlowy czy inna osoba decyzyjna w firmie, która faktycznie jest zainteresowana i uprawniona do pozyskania zamówienia czy np. Pan szatniarz w tej firmie, który w ramach wolnych mocy przerobowych natknął się na moje ogłoszenie o przetargu i „próbuje” swych sił z maila firmowego, zadając śmieszne pytania, które w efekcie do niczego nie prowadzą, a Zamawiaczowi tylko podnoszą ciśnienie ;)

    • Bez przesady. Nie są to żadne oświadczenia woli. Poza tym, pytanie w postępowaniu może zadać absolutnie każdy – nie ma znaczenia, czy podpisze się pod nim prezes, czy pytania zada szatniarz. Ważne, by wyjaśniać sobie wątpliwości wokół siwz – co jest korzystne dla obu stron (bo lepiej zrobić to na tym etapie, niż kłócić się przy realizacji albo w ogóle mieć problem z przetargiem). Natomiast zjawisko niepoważnych pytań jest w zasadzie tak marginalne, że w żaden sposób nie niweluje korzyści jakie obie strony mają z takiej formy komunikacji.
      Ps. Czasem problem, który dla zamawiającego jest śmieszny, wykonawcy wydaje się istotny, a wynika to z jakiegoś nieporozumienia czy zbyt szybkiej lektury. I warto odpowiedzieć, by na przykład ofertę od niego jednak otrzymać :)

  2. Panie Grzegorzu, oczywiście jestem daleki od przesadzania, ale wszystko jest dobrze w naszym przykładzie do momentu, jak nie pokaże się odwołanie na treść SIWZ. Moim zdaniem ten spory % ankietowanych, którzy „dla świętego spokoju” proszą o poparcie pisemnie korespondencji mailowej, to oprócz wizji kontroli mogą mieć na uwadze również zbieranie argumentów do ewentualnych utarczek z odwołującym Wykonawcą. Ale tutaj może już niepotrzebnie zbliżam się granic przesadzania ;)

  3. Dzień dobry,
    mam do Pana pytanie w przetargu nieograniczonym została poduszczona komunikacja elektroniczna. Zamawiający wzywa Wykonawców o przedłużenie terminu związania z ofertą.
    Czy zgoda może zostać przesłana przez Wykonawcę w formie zwykłej wiadomości e-mail bez własnoręcznego podpisu czy powinien być załączony skan pisma z własnoręcznym podpisem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.