O przechowywaniu dokumentacji w postaci elektronicznej

Ustawa wymaga od zamawiających, aby dokumentację postępowania przechowywać przez 4 lata od zakończenia postępowania, ale nie krócej niż okres realizacji umowy. Zdarzają się regulacje wymagające okresów jeszcze dłuższych. W przypadku papierów problem jest umiarkowany (a przynajmniej taki, do którego przez lata przywykliśmy) – po prostu trzeba mieć w nich porządek i znaleźć miejsce na ich sensowne składowanie. W przypadku dokumentów elektronicznych problemy są właściwie podobne. Tyle tylko, że owo „miejsce” nabiera innego charakteru, nieco bardziej metaforycznego. A oprócz tego, że należy przechowywać sam dokument, należy także odpowiednio dokumentować jak i kiedy dokument wpłynął.

W dobie postępowań elektronicznych prowadzonych przez odpowiednie platformy nabiera to szczególnego znaczenia. Jeśli zamawiający posługuje się miniportalem wszystko ma w zasadzie w swojej skrzynce ePuap. I dokumenty będą tam, dopóki ich stamtąd nie usunie, wystarczy zatem ich nie usuwać (choć trudno mówić o tym, aby dało się je w sensowny sposób uporządkować). Pozostaje oczywiście reszta dokumentacji, którą archiwizuje się tak jak dotychczas.
Czytaj dalej

O udostępnianiu próbek

Dziś będzie o kwestii udostępniania wykonawcom dokumentacji postępowania. A właściwie próbek złożonych przez konkurencję, na kanwie wyroku KIO 996/20. Zamawiający wymagał próbek, mających służyć do oceny zgodności przedmiotu oferty z wymogami zamawiającego oraz w kryteriach oceny ofert. Po otwarciu ofert wykonawcy pojechali do zamawiającego obejrzeć próbki konkurencji, następnie zarzucili go informacjami na temat tego, jak bardzo złe są próbki rywali. Praktyka, której zresztą nie mam nic specjalnego do zarzucenia, bo pozwala wychwycić zamawiającemu potencjalne problemy przed wyborem najkorzystniejszej oferty, a następnie być może uniknąć odwołań – o ile słuszne zarzuty przyjmie, a co do niesłusznych wyjaśni oskarżycielowi, dlaczego nie można ich uznać. Tu wykonawca, którego zarzutów nie wysłuchano i wybrano konkurenta, postanowił iść do KIO. Oprócz niezgodności próbek z SIWZ skarżył się na brak uzasadnienia oceny ofert w kryterium jakościowym (zamawiający podał tylko samą liczbę punktów, tymczasem kryterium było oceniane nie na podstawie matematycznych formułek), nieudostępnienie w odpowiedzi na wniosek odpowiedzi konkurenta na zarzuty wobec jego oferty i wreszcie nieudostępnienie mu próbek.

Mianowicie wykonawca chciał je obejrzeć przed złożeniem odwołania po raz drugi, a zamawiający odmówił. Bo nie ma uzasadnienia, bo wykonawca już raz oglądał i wystarczy. Tymczasem stosowne przepisy rozporządzenia o protokole wskazują, że zamawiający udostępnia dokumentację postępowania na wniosek i nie ograniczają możliwości złożenia takiego wniosku do jednego przypadku. Tymczasem Izba przyznała tutaj rację zamawiającemu. W uzasadnieniu znajdziemy cztery argumenty. Po pierwsze, wykonawca już oglądał próbki, „nie przestrzegał wyznaczonych godzin”, obracał próbki „na wszystkie strony”, i to aż w pięć osób, i na dodatek robił zdjęcia. Po drugie, od czasu pierwotnych oględzin próbki w ogóle się nie zmieniły. Po trzecie, mamy epidemię, a próbki są magazynowane w budynku, który jest placem budowy, więc każdy wgląd stanowi duże utrudnienie. A ponadto, choć przepisy ustawy Pzp nie mają żadnego związku z przepisami o dostępie do informacji publicznej, to są wyroki sądów administracyjnych wskazujące na to, że podmiot publiczny może odmówić ponownego udzielenia informacji, którą już raz udzielił.
Czytaj dalej

O udostępnianiu dokumentacji

Jakiś czas temu uczestniczyłem w dyskusji na forum actuariusowym, która dotyczyła udostępniania wykonawcom ofert konkurencji zaraz po otwarciu ofert. I pojawił się głos, że jak to tak po prostu udostępnić – przecież najpierw musi być wniosek (ba, pisemny wniosek), ten wniosek trzeba rozpatrzyć, a potem wyznaczyć termin… Taka ścieżka zdrowia dla wykonawcy. Ale przecież wykonawcy to nie wrogowie zamawiającego. Nie można myśleć w takich kategoriach. Nie można też wymyślać wewnętrznych procedur, które nie mają żadnego sensownego celu – wszak żaden przepis nie narzuca ani obowiązku składania pisemnych wniosków, ani wyznaczania terminów…

Oczywiście, udostępnianie dziesiątek ofert tłoczącym się dziesiątkom wykonawcom zaraz po otwarciu ofert to może być nie najlepszy pomysł. Ale – jak często coś takiego w praktyce się zdarza? Zapewne się nie pomylę, gdy powiem, że nigdy lub prawie nigdy. Zazwyczaj problem (o ile nazywać to w ogóle problemem) jest znacznie mniejszy. Jest tylko jedna ważna przeszkoda w udostępnieniu ofert wykonawcy natychmiast: weryfikacja, czy w ofercie nie ma dokumentów, które zostały zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa. Ale to da się w zdecydowanej większości przypadków sprawdzić w parę minut. A po tych paru minutach – pokazać oferty zainteresowanemu, który będzie mógł załatwić obie sprawy za jednym razem.
Czytaj dalej

O udostępnianiu ofert i dokumentów

W dawnych czasach, gdy ktoś prosił o udostępnienie oferty, problemu z określeniem zakresu papierów do udostępnienia właściwie nie było. Wykonawca składał ofertę, nie było żadnych uzupełnień, dodatkowych dokumentów, obowiązkowego badania rażąco niskiej ceny, od czasu do czasu zdarzały się tylko wyjaśnienia – jeśli zatem ustawa wspominała o obowiązku udostępnienia oferty na żądanie (art. 26a ustawy o zamówieniach publicznych), określenie zakresu tego udostępniania było oczywiste. Oferta i już.

Potem to się zmieniło. Pojawiły się wezwania do uzupełniania dokumentów, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, a od ostatniej wielkiej nowelizacji – w ogóle cały proces dostarczania papierów zamawiającemu został podzielony na etapy. Oferta w ścisłym tego słowa znaczeniu stała się kadłubowa (w typowym przypadku – oświadczenie z warunkami oferty, wstępne oświadczenie o spełnianiu warunku i braku podstaw wykluczenia, ewentualne pełnomocnictwo), a etapów składania papierów odrobinę nam się namnożyło. Tymczasem przepis art. 96 ust. 3 Pzp pozostał w zasadzie bez zmian (zmiany w nim zachodzące dla tych rozważań nie mają znaczenia).
Czytaj dalej

O małych i średnich przedsiębiorstwach

Europejski prawodawca jako jeden z celów, którym mają służyć dyrektywy zamówieniowe, wskazał ułatwienie dostępu do rynku zamówień publicznych małym i średnim przedsiębiorcą. Tematem dzisiejszego tekstu nie jest jednak to, jakich środków do realizacji tego celu użył, a pewien mały drobiazg formalny: mianowicie konieczność ujawniania przez zamawiającego w rozlicznych miejscach danych na temat tego, ile ofert w postępowaniu złożyły przedsiębiorstwa z tego sektora i czy zwycięski oferent do nich należy. Ustalenie tych danych przez zamawiającego w postępowaniu objętym dyrektywami jest dość proste: właściwie zawsze dostaje od każdego wykonawcy JEDZ, a w JEDZu tym, w części II jedno z pierwszych pytań odnosi się do tego problemu. Sprawa zatem zazwyczaj jest prosta. Ta informacja służy potem zamawiającemu zarówno podczas wypełniania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym UE, jak i sprawozdania składanego corocznie do Prezesa UZP.

Nasz ustawodawca poszedł w ślad za europejskim i przygotowując formularz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych (a więc odnoszący się do zamówień nieunijnych), a także przygotowując wzór sprawozdania do Prezesa UZP w zakresie raportowania o zamówieniach społecznych (zarówno tych nadprogowych, jak i podprogowych), także zażądał podawania analogicznych informacji. Problem tylko w tym, że tu JEDZa nie mamy. Cóż ma zrobić zatem zamawiający, aby takie informacje uzyskać? Cóż, najprościej zawrzeć prośbę o jej udzielenie w którymś z formularzy, które powinien wypełnić wykonawca. Np. formularzu oferty.
Czytaj dalej

O starych przetargach na www zamawiających

Gdy kilka miesięcy temu pisałem w „szponach” o poszukiwaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronach internetowych zamawiających, odnosiłem się wyłącznie do postępowań trwających. Zresztą, swoje quasi-badanie (quasi, bo próbka była niewielka) prowadziłem tylko na podstawie ogłoszeń o zamówieniu świeżo opublikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych. W ten sposób jednak na pewno nie wyczerpałem tematu publikowania informacji na stronach www – sporo jeszcze można napisać na temat sposobu udostępniania choćby i obowiązkowych informacji przez zamawiających (odpowiedzi na pytania, informacji o zmianach siwz, informacji o odwołaniach, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty).

Dziś krótko o czymś, czego zamawiający robić nie muszą, ale często robią. Mianowicie o usuwaniu informacji związanych z postępowaniem przetargowym ze strony www po podpisaniu umowy. Niestety, przepisy na to pozwalają. Nie ma żadnego obowiązku publikowania informacji o archiwalnych już postępowaniach (ustawa Pzp mówi o zamieszczaniu pewnych informacji, nic zaś o ich utrzymywaniu tam). Co więcej, wzór protokołu zawiera miejsce na wpisanie daty, do której pewne informacje na stronie się znajdowały (ogłoszenia, specyfikacja), co również sugeruje, że powinny ze strony być usunięte…
Czytaj dalej

O sprawozdaniu

Tydzień temu pisałem w szponach o jednym gwiazdkowym prezencie ustawodawcy, dzisiaj będzie o innym (takim bardziej noworocznym). Mianowicie zrealizowana została wreszcie dyspozycja art. 98 ust. 4 o rozporządzeniu w sprawie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Dyspozycja zmieniła się w lutym (na podstawie ustawy z października ubiegłego roku), nowe rozporządzenie dostaliśmy dopiero teraz. Jak to zwykle bywa, na ostatni dzwonek – wszak właśnie kończy się pierwszy rok, za który sprawozdania „po nowemu” mają być składane. Świadczy to bardzo marnie o naszym ustawodawcy (ale tego chyba pisać nie muszę). Wisienką na torcie są powtarzane w prasie pogłoski, że to właśnie owo rozporządzenie miało kosztować stołek Prezesa UZP…

W rozporządzeniu właściwie nie ma rzeczy, których spodziewać się nie mogliśmy (poza jednym „drobiazgiem”, o którym później). Nie jest więc tak absolutną nowiną wykazywanie łącznej wartości zamówień udzielonych bez stosowania ustawy – nieprzekraczających 14.000 euro. Wszak już w dyspozycji ustawowej jest mowa o wykazywaniu „łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia obowiązku stosowania wyłączenia obowiązku stosowania ustawy określonego w art. 4 pkt 8”. Problem tylko w tym, że rozporządzenie zostało ostatecznie wydane, a zatem za rok 2013, po raz pierwszy, trzeba będzie takie informacje zebrać i złożyć. Pytanie tylko, jak zebrać :)
Czytaj dalej

O jawności protokołu

Kilka miesięcy temu natknąłem się na tekst na temat przetargu na tankowanie w jednej z państwowych instytucji „szpiegowskich”. Nie mam pojęcia, czemu temat wzbudził takie zainteresowanie. Autor na podstawie wyników przetargu spekulował na temat tego, czym owi „szpiedzy” jeżdżą, głosił jakieś komentarze na temat wygrania kanadyjskiego wykonawcy nad polskim, mnie jednak zainteresowało coś innego, na co autor nie zwrócił uwagi. Mianowicie zastosowano tam dwa odrębne kryteria oceny ofert: cena paliwa (stan na określony dzień) i rabat od tej ceny. Kilka razy już pisałem o tym, że stosowanie odrębnych kryteriów cenowych do parametrów, które da się sprowadzić do jednej wartości jest błędem. Błędem, który czasami może powodować przykre konsekwencje. Było o tym przed laty w Doradcy (numer 9/2009), i co najmniej dwukrotnie w szponach (sierpień 2011, m.in. tu). Tym razem też byłem ciekaw, czy przybył mi nowy przykład, czy też nie.

Postanowiłem więc wystąpić do zamawiacza z prośbą o udostępnienie informacji z otwarcia ofert. Chodziło mi o ceny i rabaty zawarte w ofertach. Ani w artykule, ani w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty tych wartości nie było, podano jedynie liczbę uzyskanych punktów, a to trochę mało. Napisałem grzecznego maila z prośbą o przesłanie drogą elektroniczną kopii protokołu postępowania (bez załączników) zawierającego te dane. I dostałem odpowiedź, która odrobinę mnie zaskoczyła. Mianowicie przedstawiciel zamawiającego napisał w mailu, iż nie może udostępnić protokołu, bo ten będzie podpisany dopiero po zakończeniu postępowania (podpisaniu umowy etc.). Dopiero wtedy będą mogli protokół udostępnić, ale też nie mailem, a jedynie do wglądu na portierni zamawiającego. Cóż, korciło, aby poskarżyć się na takie potraktowanie do odpowiedniego organu, problem jednak w tym, że nie jest to rzecz, którą robiłbym codziennie, więc zeżarłaby większą ilość czasu, niż ta, którą miałem do dyspozycji. Machnąłem więc ręką. Ale zachowanie zamawiającego może służyć już nie tylko jako jeden przykład typu „jak robić nie należy” (nie dostałem odpowiedzi, więc nie wiem, czy zamawiający faktycznie przepłacił, ale na pewno przy takiej konstrukcji kryteriów istnieje taka możliwość), ale jako aż dwa takie przykłady ;)
Czytaj dalej